加强应收账款管理
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作者: 李 芳
摘要:企业必须正视目前面临的情况,加强清欠工作,减少应收账款损失,加速企业资金的周转,提高企业经济效益。应收账款是企业因销售商品、产品或提供劳务,应向购货单位或接受劳务的单位或个人收取的款项,是企业因销售商品、产品或提供劳务等经营活动所形成的债权。
关键词:应收账款;管理;企业
中图分类号:F231.3文献标志码:A文章编号:1673-291X(2009)30-0070-02
作为企业营运资金管理的一项重要内容,应收账款管理直接影响企业营运资金的周转和经济效益。如何监控应收账款的发生,加强应收账款的管理,已成为我们企业管理中一项重大课题。
根据有关部门调查,中国企业应收账款占流动资金的比重为50%以上,远远高于发达国家。企业之间、尤其是国有企业之间相互拖欠货款,造成逾期应收账款居高不下,已成为经济运行中的一大顽症。目前,全球金融危机的影响也已波及到中国的各个行业及国有大中型企业,市场经济萎缩的现状,阻碍了逾期应收账款回收率的提高,加重了现金流量的不足,三角债、多角债渗透于社会经济的方方面面,高额的应收账款直接影响企业的现金流入,使企业在具有良好盈利的状况下,因应收账款管理不善而面临财务危机,出现有利润、无资金、账面状况不错却资金匮乏的状况,从而严重影响企业的生产经营活动,甚至导致企业的破产、倒闭。
1.企业经济环境的影响。市场竞争是应收账款产生的主要原因之一。在社会主义市场经济条件下,企业为扩大销售,增加利润,减少库存,降低成本,加大市场占有率,采取分期付款、赊销等形式对外销售商品,提供劳务,由此产生了应收账款。加上,许多企业故意拖欠账款,社会普遍缺乏诚信,引发应收账款居高不下。
2.企业自身的问题。企业管理水平不能适应市场经济发展的需要:内部控制制度不全;营销水平不高;业务水平偏低;企业领导主观上重销售、轻管理,客观上应收账款管理经验与理论上不足;责任不明,催收不利也是应收账款存在的多种因素。
3.财务制度核算的原因。按照现行财务管理制度的规定,财务核算采用权责发生制确认企业销售行为的实现,是从产品转移了所有权开始,确认销售收入的实现与货款到位的时间差,发生应收账款。
(一)建立专门的信用管理机构,对赊销进行管理
企业信用风险管理是一项专业性、技术性和综合性较强工作,须特定的部门或组织才能完成,企业对赊销的信用管理需要专业人员大量的调查、分析和专业化的管理和控制,因此,设立企业独立的信用管理职能部门是非常必要的,尤如财务总监领导下的信用管理部门或销售总监领导下的信用管理部门,该部门要取得财务和销售部门的支持,并在赊销管理中起到主导作用。
(二)建立客户动态资源管理系统
专门的信用管理部门必须对客户进行风险管理。动态监督客户,尤其是核心客户,了解客户的资信情况,给客户建立资信档案,并根据收集的信息进行动态管理,这就是客户的动态资源管理。如果企业对这项工作没有足够的人力,也可以委托社会征信公司完成,或在其指导下完成。调查的渠道一般包括:销售部门业务员掌握的客户资料,管理人员的实地考察,客户的其他供应商调查的情况,网络数据的其他公开的信息渠道。调查的内容主要有:客户的品质、能力、资本、抵押和条件(“5C”系统),客户与企业往来的历史记录、客户的规模、财务状况、发展前景、行业的风险程度等等。
(三)建立应收账款的监控体系
1.赊销发生监控。一般销售业务要经过接受顾客订单、批准赊销信用、按销售单供货、按销售单装运货物、向顾客开具账单、记录销售、收回资金这样一个业务流程。赊销监控主要发生在接受顾客订单、批准赊销信用、记录销售和回收资金流程。
在接受顾客订单环节,顾客的订单只有在符合管理当局的授权批准时才能被接受,销售单管理部门应根据信用部门客户动态管理系统提供的情况决定是否批准销售。
在批准赊销阶段,信用管理部门的职员在收到销售单后,将销售单与该客户已被授权的赊销信用额度以及至今尚欠的账款余额加以比较。并每个新顾客进行信用调查,建立客户动态资源系统。根据调查的客户资信状况和其他相关信息,信用部门决定是否批准该客户的赊销,并在销售单签署明确的意见。
在记录销售和收回资金流程,财务部门应将销售数据和资金回收数据及时反馈给信用管理部门,更新客户财务状况的动态资源系统。
2.财务部门对应收账款风险程度的分析及管理。(1)根据应收账款产生的原因进行分类。一类客户是基于将赊销期间的货款看成是从企业获取的一笔无息或低息贷款,这一类客户往往会想尽办法延长付款时间,从而很大程度上加大了企业应收账款的成本。此类应收账款我们将它划分为A类,进行重点管理。另一类客户是因资金暂时周转不灵,以资产抵押或担保赊销产品而产生的应收账款。由于购销双方签订的抵押或担保合同具有法律保证,当付款日期来临时,可以根据合同规定收款或拍卖抵押物收回货款,安全性较好,可以划分为B类进行管理。还有一类客户是由于销售产品和收款时间上的差异而形成的应收账款。这类应收账款是时间差造成的,不属于商业信用,也不是应收账款的主要内容,一般情况这类客户收到货物后会很快付款,安全性很好,可以划为C类,不对它进行重点管理。(2)根据应收账款的账龄进行分析。一般情况下,应收账款账龄越长,收回的可能性越小,而发生坏账的可能性越大。企业可以根据以往的工作经验将账龄最长、风险最大的应收账款划分为A类,而将账龄最短、风险最小的应收账款划分为C类,其余则划分为B类。(3)根据应收账款的比重进行分析。将在应收账款中所占比重较大的客户划分为A类,较小的客户划分为C类,其余的B类。
3.信用部门和销售部门进行应收账款跟踪管理服务。从赊销过程一开始,到应收账款到期日前,对客户进行跟踪服务、监督。从而确保客户正常支付货款,最大限度地降低逾期账款的发生率。通过应收账款跟踪管理服务,保持与客户经常联系,提醒付款到期日,催促付款,可以发现货物质量、包装、运输、货运期以及结算上存在的问题和纠纷,以便作出相应的对策,维护与客户的良好关系。
(四)谨慎选择结算方式
企业通常采用的结算方式有支票、银行本票、委托收款、托收承付、商业承兑汇票、银行承兑汇票等。选择合适的结算方式,是决定能否安全、及时收回款项的主要因素。因此,在充分调查了客户的资信情况后,接下来便要选择合适结算方式。对于盈利能力较强、资信较好的客户,企业可以适当放宽政策,采取委托收款、托收承付等结算方式;而对于盈利能力较弱、资信度较差的客户,企业则应该选择支票或银行承兑汇票。决不能只为了提高销售额,而去迁就客户提出的不合理要求。针对不同客户采取不同的结算方式,才能有效地降低应收账款带来的风险。
(五)建立切实可行的对账制度
应收账款的对账工作包括两个方面:(1)总账与明细账的核对;(2)明细账与有关客户单位往来账的核对。
在实际工作中会出现对账工作脱节的现象:单位的明细余额与客户单位往来余额对不上。销售部门往往直管销售,而不管款项是否能收回,认为是财务部门的工作。而财务部门日常的记账、编报表等工作繁忙,无瑕顾及与客户对账,再加上应收账款金额大、牵扯的单位很多,具体的客户情况不甚了解,而一般对账工作均是债权单位主动实施。这样一来,企业的应收账款对账工作就陷于停顿状态,使得客户有借口说往来账目不清楚拒绝付款或拖延付款,给企业造成损失。
(六)发挥内部审计的监督作用
内部审计在应收帐款管理中的监督作用主要体现在两个方面,一是不断完善监控体系,改善内控制度,二是检查内控制度的执行情况,检查有无异常应收账款现象,有无重大差错、玩忽职守、内部舞弊、故意不收回账款等情况,确保应收账款的回收。内部审计对应收账款审计主要应在销货和收款流程,在销货流程应核查销售业务适当的职责分离、正确的授权审批、充分的凭证和记录、凭证的预先编号、按月寄出对账单等方面。在收款流程主要应检查收款记录的合理性、核对应收账款、分析账款账龄、向债务人函证等方面。
(七)应收账款的处置
1.成立清收小组,对应收账款催讨。企业管理当局对已经到期的应收账款应交由应收账款清收小组进行催讨。对于清收小组的组织管理工作要注意以下几个方面:(1)原款项经办人、部门领导或单位负责人应为某项应收账款的当然责任人,参加清收小组,在清收小组负责人的调配下参加工作。(2)清收小组成员按客户分工,并分解落实清理回收目标任务。(3)严格考核,奖罚分明,提高催讨人员的积极性和效果。清收小组要对应收账款进行划分,清收小组应根据不同情况采取不同的催讨方式。
2.债务重组。(1)采取贴现方式收回账款。在企业资金严重缺乏而购货者又无力偿还的情况下,可以考虑给予债务人一定的折扣而收回逾期债权。这种方式不同于企业在销售中广泛采用的现金折扣方式,首先它是针对债务人资金相对紧张的逾期债权,其次往往伴随着修改债务条件,即债务人用现金清偿部分债权,剩余债务在约定日期偿还。通过这种方式企业虽然损失了部分债权,但收回了大部分现金,对于盘活营运资金降低坏账风险是一种较为实际的方法。(2)债转股。应收账款持有人与债务人通过协商将应收账款作为对债务人的股权投资,从而解决双方债权债务问题。由于债务人一般为债权人的下游产品线生产商或流通渠道的销售商,债权人把债权转为股权投资后对产品市场深度和广度的推广很有利。(3)以非现金资产收回债权。债务人转让其非现金资产给予债权人以清偿债务。债务人用于偿债的非现金资产主要有:存货、短期投资、固定资产、长期投资、无形资产等。
(八)建立应收账款坏账准备制度
不管企业采用怎样严格的信用政策,只要存在着商业信用行为,坏账损失的发生总是不可避免的。因此,企业要遵循稳健性原则,对坏账损失的可能性预先进行估计,积极建立坏账准备制度,以促进企业健康发展。
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