应收账款全过程管理

作者:未知

  摘要:本文从业财融合、内部控制的角度对应收账款管理进行了全过程的梳理,达到提升应收账款的管理水平,实现财务对于业务的全流程监督,提升经济运行质量的目的。
  关键词:应收账款;内部控制
  谈到应收账款管理,作为营销业务人员,可能会说,营销人员只负责订货签合同,应收账款管理是会计该管的事,与我们无关,其实这样理解是片面的;作为会计,可能会说,应收账款不就是销售了增加应收账款,回款了冲销应收账款吗?有什么好管理的呢?如果会计这么想,这也仅仅是起到记账会计的作用。实际工作中,应收账款管理不仅仅是关系到一个部门,也不仅仅涉及一个业务节点,它是涉及多个部门多项业务的全过程的管理,本文将着重从内部控制的事前、事中和事后三个方面来讲述应收账款的全过程管理是如何进行的。
  一、事前管理
  (一)风险控制前移,签订销售合同前对客户进行充分的信用调查工作,建立客户信用档案
  在正式签订销售合同前,应了解顾客的经营状况,可通过以下途径和渠道查询顾客的基本营业信息、信用信息,作为公司的顾客信用档案数据库。(1)全国企业信用信息公示系统;(2)法院公告网、中国裁判文书网、全国法院被执行人信息查询系统、人民法院诉讼资产网、北大法律信息网;(3)市场主体信用信息公示系统、11315全国企业征信系统;(4)巨潮资讯网;(5)全国组织机构代码管理中心;(6)有数金服。并针对客户的不同级别提出不同的付款条款、违约条款及质保金要求,每年进行更新。对需要垫资的重大项目要分析其宏观经济政策,出具可行性研究报告,作出是否垫资的决策。
  (二)制订并不断完善控制不良应收账款发生的制度保障体系
  制定营销项目评审管理制度,规范公司营销项目在供货合同承签之前的评审管理,规避供货合同风险,满足招标文件要求,提高投标质量和中标率。制度要规定营销项目的评审员、评审内容、评审方式、产品报价的确定和审批、评审记录的上报和考评、供货合同的合法性审批等方面的管理要求。
  建立营销活动法定代表人授权书管理制度,规定营销活动法定代表人授权书的分类、管理人员及格式、材料提供、办理程序、备案、使用期限等方面的管理要求,规范营销活动法定代表人授权书的管理,保证授权书的合法合规使用。
  通过供货合同管理制度规定供货合同的合同号、签订及上报程序、执行过程中的风险、供货合同的变更、供货合同的印章及保密等方面的要求,规范对供货合同档案的要求,包括合同履行记事、合同变更修改通知单、顾客往来传真函电、发票交接回执单、产品竣工报告或产品交接单等内容。
  通过供货合同风险管控管理制度对生产组织与过程风险管控、产品交付及销售管控进行规范,对有不良趋势的情况应及时采取措施挽回损失,提前识别风险并在执行过程中防范供貨合同风险的产生和扩大,着力降低公司经济损失。
  通过货款回收管理制度确定各部门职责,对回款计划、执行、交接、抹账等流程进行规范,并建立款项回收分析制度,加强对营销人员工作过程的监督,确保货款回收应收尽收。
  二、事中管理
  (一)在制订相关制度的基础上,严格按制度执行,防止不良应收账款的产生
  在进行前期客户信用调查和合法性评审,并签订供货合同后,要加强生产组织与过程风险管控,在合同生效条件不具备、顾客未书面通知项目启动、订单未正式生效前,严禁盲目投料,对于未获国家各级发改委、环保部门审批通过的项目,应采取更慎重、更严格的投料控制。合同预付款不足额到位不得实质性投料,进度款未按节点足额支付产品不得产成,提货款不足额到位不得发货;应建立营销、生产、财务联席会议制度,每月对当期的投料计划进行审批会签。营销主管领导应结合顾客信用等级、顾客项目进展情况,及时对存在停滞、暂停风险的敏感合同的投料计划提出调整意见。对新接到的合同变化信息(待撤销、暂停、不确定),营销部门应及时通知生产、采购、财务、设计等相关部门。如产品出现质量问题,应根据合同约定及时落实质量问题情况,如质量问题是由于供应商所供产品导致,营销部门必须将情况通报给采购、生产、财务等部门,须在同意顾客进行扣款前,取得供应商对质量问题、质量扣款金额的书面确认,以进行应收账款风险转移。
  (二)发挥会计监督作用,及时掌握应收账款的变化情况
  1.加强财务基础管理工作,提供准确的基础数据
  一是负责对客户开具发票情况的审核,在收到纸质客户签收回执单及安装调试验收报告的情况下,核实客户签收回执单真实性、完整性,防止未发货提前销售和已发货滞后销售。二是销售发票让客户签收后,应及时与客户财务部门核实该发票的挂账情况,防止客户人员变动出现发票丢失现象。三是按客户的每个销售合同正确记录应收账款,日常配合销售部门核对每个客户的往来情况,避免账务混乱问题发生。四是负责空白收据的申请、开具、领用、传递、退回、作废、归档、串用、丢失等业务办理的管理。收款收据是表示客户交款的有效凭据,应加盖财务专用章。同时营销部要负责对已开具收据的回款情况进行跟踪,并对已开具收据但未回款的收款收据组织清查。经营单位依照制度要求管理和使用收款收据,负责建立收款收据管理细则和管理台账。
  2.建立坏账准备金制度,提高企业承担坏账风险的能力
  企业计提坏账准备采用个别认定法和账龄分析法相结合的政策。实际工作中核销坏账时要注意以下几点:一是准确地判断是否为坏账,应由营销、法律及财务部门共同确定;二是对确认不能回收的应收账款要确认坏账损失,要有合理的依据及本单位的董事会决议、会计事务所出具的专项报告,才能税前列支。
  (三)营销业务人员对每个客户按照销售合同建立台账,做好销售合同的管理
  项目执行过程中,营销业务人员要积极跟踪货款回收情况,手工制作应收账款分类明细汇总表,明细要包括客户名称、产品名称、销售合同号、发票开具时间、累计回款额、最后一笔回款时间、质保金比例、质保金金额、项目负责人、销售区域、客户所属行业等信息。尤其关注到期应回未回款金额、应回未回款的原因。每月召开回款专题会议,对上月客户回款计划执行情况及本月回款计划进行讨论,对应收账款金额较大、账龄较长的客户进行重点跟踪和管理。   三、事后管理
  (一)为加强应收账款管理,企业应建立应收账款催收责任制
  将销售业绩与账款回收结合起来,强化风险意识和主体意识,并作为经济责任制的主要指标和业绩及离任审计的考核指标。将回款情况与个人收入挂钩,量化奖惩措施,调动营销人员的积极性,将年初的个人回款计划与年末的奖惩结合,成立风险防范小组,对风险合同及长账龄应收账款进行定期分析,下发通报,按“四定”原则,定人、定事、定时间、定措施,强力回款。对风险项目,要争取全面销号,对暂停的项目要签订书面协议,对项目的损失情况进行结算,对项目处理要有定论,该解除合同果断决策解除。
  (二)制订合理的催款措施
  企业在制定催款政策时,应注意讲究方式方法,应根据应收账款挂账时间长短、欠缴金额大小、不同客户情况、不同产品类别等方面,采取不同的催款策略,达到既把账款收回、又不失去客户的目的。具体可通过抹账、债务重组、债转股、聘请专业收账人员催款等多种方式进行回款。由于应收账款诉讼期两年,超过时效期,将无法收回,因此在18個月时就要采取法律措施,要有超账期预警机制。同时要掌握好宽严界限,拟定最佳收账计划,使收账成本最低、效益最大化。
  (三)定期对债务方进行函证
  应收账款形成以后,应定期对债务方进行函证,要取得具有法律效力的书面文件,避免口头承诺,请对方在对账单上签字,并加盖单位公章予以确认,这也是最终通过法律手段寻求债权保护的起码要求。否则长期不对账,有很多是对不上的,如发票未入账、记错账、单位名称变更等原因导致对不上账。并及时将对账资料归集存档,会计应定期有计划的与销售人员一起出差去客户处对账,针对对账结果及时调账处理。
  四、总结
  综上所述,应收账款是一项十分重要的资产,是企业仅次于资金的重要资产,关系着企业的生死存亡,通过对健全有效的应收账款内部控制,可有效加快资金周转速度,减少呆坏账,降低管理成本,提高企业利润,也将营销、财务、生产等业务部门及工作结合起来,能够充分发挥整体的作用,以顺利达到企业的经营目标。
  参考文献:
  [1]杨珊华.加强应收账款管理的若干实际问题[J].财务与会计,2018,15.
  [2]王杨.内部审计视角下的企业应收账款管理与风险防范[J].中国内部审计,2016,8,15.
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