高校家庭经济困难学生档案管理
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作者: 程爱荣
提要本文结合在高校资助工作中遇到的实际问题，提出家庭经济困难学生档案的建立程序和主要内容，并对家庭经济困难学生档案管理原则进行阐释。
关键词：高校家庭经济困难学生；档案；资助
中图分类号：G647文献标识码：A
自2004年6月国家助学贷款新政策颁布至今，国家一直在不断地致力于加强对在校家庭经济困难学生的资助力度和资助政策的健全。采取一系列措施，加大对家庭经济困难学生的资助，取得了良好成效。高校家庭经济困难学生产生于高校日益完善的学生资助工作中，是一种新型的工作档案，相对于普通档案，它具有许多不同的特点和工作流程。建立完备的家庭经济困难学生档案，可以全面地了解掌握高校家庭经济困难学生的学习、生活状况，对于客观了解和分析其个性特征，及时解决家庭经济困难学生的学习和生活问题，切实保证国家各项高等学校家庭经济困难学生资助政策落到实处具有十分重要的意义。
一、家庭经济困难学生的定义及认定标准
家庭经济困难学生是指学生本人及其家庭所能筹集到的资金，难以支付其在校学习期间的学习和生活基本费用的学生。根据学生家庭收入状况可划分为：（一）学生本人及其家庭所能筹集到的资金，在扣除基本生活费用后，不足以支付其在校学习期间的学费、住宿费和国家规定应该由学生缴纳的费用的，为一般困难档；（二）学生家庭人均收入低于所在地城市居民最低生活保障标准的，为特殊困难档。
二、家庭经济困难学生的认定与档案建立
由于高校贫困学生身份的流动性和家庭情况的变化性，使得家庭经济困难学生档案的变动性比较强。鉴于家庭经济困难学生档案的这种特殊性，家庭经济困难学生档案的建立和管理程序应与普通档案有所不同。一般来讲，应由学校的学生资助管理中心、院系审定工作组、班级认定评议小组，按照各自的职能分工，认真、负责地共同完成此项工作。家庭经济困难学生档案的建立可按如下步骤进行：
（一）学生提出申请。学校在向新生寄送录取通知书时，同时寄送《高等学校学生及家庭情况调查表》；在每学年结束之前，向在校学生发送《高等学校学生及家庭情况调查表》。需要申请认定家庭经济困难的新生及在校学生如实填写调查表，并持该表到家庭所在地的乡、镇或街道民政部门加盖公章，以证明其家庭经济的实际状况。学生入学后，向班级家庭经济困难学生认定评议小组提交申请材料时，应同时出具此表及其他相关证明材料。
（二）班级民主评议。以班级为单位成立家庭经济困难学生认定评议小组，负责认定的民主评议工作。班级家庭经济困难学生认定评议小组收集好《高等学校学生及家庭情况调查表》，并组织申请学生填写《家庭经济困难学生档案申请表》。班级认定评议小组根据学校制定的家庭经济困难学生认定标准及学生提交的材料，以学生家庭人均收入对照学校所在省辖市或重点扩权县（市）城市居民最低生活保障标准，结合学生日常实际消费水平，以及影响其家庭经济状况的有关情况，进行民主评议，确定本年级（或专业）各档次的家庭经济困难学生资格。
认定评议小组进行民主评议时应重点考虑孤残学生、烈士子女，以及家庭成员长期患重病、家庭遭遇自然灾害或突发事件等特殊情况的学生，最后确定本班级各档次的家庭经济困难学生资格，报院系认定工作组进行审核。
（三）院系审定。院系认定工作组要认真审核认定评议小组申报的初步评议结果。如有异议，应在征得认定评议小组意见后予以更正。 （四）公示。院系审定工作组审核通过后，要将持有家庭经济困难学生名单及档次以适当方式在适当范围内公示5个工作日。如师生有异议，可通过有效方式向院系认定工作组提出质疑。认定工作组应在接到异议材料的3个工作日内予以答复。如对院系审定工作组的答复仍有异议，可通过有效方式向高校学生资助管理中心提请复议。学生资助管理中心应在接到复议提请的3个工作日内予以答复。如情况属实，应做出调整。
（五）特殊程序。学生由于家庭突发变故造成家庭经济困难，需要申请家庭经济困难学生档案时，辅导员、班主任可在了解部分学生意见的基础上，经院系审定工作组审核后报学生资助管理中心审批。
（六）建立家庭经济困难学生档案。学生资助管理中心负责汇总各院系审核通过的《高等学校家庭经济困难学生认定申请表》和《高等学校学生及家庭情况调查表》，以此为依据建立家庭经济困难学生档案，并在条件允许的情况下建立家庭经济困难学生电子档案。
三、家庭经济困难学生档案的主要内容
（一）家庭经济困难学生的个人信息。包括家庭经济困难学生本人的基本信息、家庭基本情况信息、获得资助情况、家庭经济困难相关证明材料等。家庭经济困难相关证明材料由证明材料的出具者和审核者如当地村（居）委会，民政部门加盖公章后视为有效。这些文件和材料是家庭经济困难学生认定最为有效的证明材料，也是构成家庭经济困难学生档案中最原始、最基本的内容。
（二）家庭经济困难学生认定过程中产生的各项原始材料。是指家庭经济困难学生认定过程中产生的各种文字性材料。高校家庭经济困难学生认定工作通常由高校学生资助管理中心具体负责组织和管理。学生在认定过程中填写的《高等学校学生及家庭情况调查表》、《高等学校家庭经济困难学生认定申请表》是家庭经济困难学生认定工作产生的基本材料。同时，家庭经济困难学生在班级民主评议过程中的记录、评议结果、公示情况也是家庭经济困难学生档案的重要组成部分，充分体现了家庭经济困难学生身份认定的真实性。
（三）家庭经济困难学生在校期间获得各种资助的情况。目前，随着国家对高校家庭经济困难学生资助体系的进一步完善，高校逐步建立健全以国家助学贷款为主体，包括助学奖学金、勤工助学基金、特殊困难补助、社会捐资助学等在内的“奖、贷、助、补、减”五位一体完整的助学体系。许多家庭经济困难学生在入学前或一入校就能享受和获得国家、学校和社会等各方面的资助，从而产生纪录资料。家庭经济困难学生档案管理人员应及时收集和整理学生接受资助的原始材料，尽可能完整地归档，以便及时了解每个家庭经济困难学生获得资助的状况，避免重复资助和遗漏资助现象的发生，从而使资助资金得到合理分配。
（四）家庭经济困难学生在校期间学习生活的相关材料。能够反映高校家庭经济困难学生在校期间的生活、学习情况的资料也应进行记录和归档。如家庭经济困难学生的学习成绩单、获得的各级各种奖惩情况等材料。
（五）家庭经济困难学生心理健康材料。随着大学生资助政策的改革和高校招生规模不断扩大，贫困生现象及相应的心理健康方面的问题显得日益突出。贫困大学生由于经济上的原因使他们比其他大学生面临着更大的心理压力和焦虑，容易产生自卑心理和人际交往方面的问题，常常表现出自卑、抑郁、人际交往困难、疑惑嫉妒、怨恨等心理问题，从而对心理健康造成一定影响。面对家庭经济困难学生的心理贫困，应认识到高校贫困大学生的心理健康决不应仅仅限于心理咨询，而应形成一个包括校园文化建设、思想道德教育和经济帮助体系在内的综合性的教育环境。而家庭经济困难学生档案则可以在高校预防学生“心理贫困”方面发挥重要作用。家庭经济困难学生档案中可以纳入心理健康教育中心建立的心理档案，作为学生辅导员和心理咨询人员对于家庭经济困难学生进行心理疏导的参考资料，如抑郁咨询量表、大学生适应量表、人际关系量表、心理状况测评报告等，从而有利于把握家庭经济困难学生的心理健康状态，及时地帮助其健康成长。
四、家庭经济困难学生档案管理原则
（一）真实性原则。高校家庭经济困难学生档案的材料必须客观真实地反映家庭经济困难学生的基本情况，能够准确描述家庭经济困难学生的家庭经济情况、受资助情况、学习及获奖励情况、心理状况等，从而为学校开展有针对性的教育管理服务工作提供可靠的依据。因此，家庭经济困难学生档案信息记载应全面、真实、准确，在收集整理档案过程中要求准确细致，认真负责。同时，高校应加强学生的诚信教育，教育学生如实提供家庭情况，及时告知家庭经济状况显著变化情况。如果发现弄虚作假现象，一经核实，取消资助资格，收回资助资金。
（二）动态性原则。家庭经济困难学生档案的建立不是一劳永逸的。当学生家庭经济状况发生变化时，应及时更新，并对资助措施进行相应调整。每学年应定期对全部家庭经济困难学生，通过信件、电话、实地走访等方式进行核实，对家庭经济困难学生档案的内容进行及时更新。因此，家庭经济困难学生档案的整理工作也应当每学期开展一次。同时，鉴于家庭经济困难学生资格具有不稳定性的特点，家庭经济困难学生档案应当及时、客观地体现家庭经济困难学生资格的变动，及时为突然陷入经济困难的学生建立新档案，对已摆脱贫困学生的学生档案予以注销。高校也可根据实际情况派遣有关工作人员对申请的贫困生家庭进行抽查走访，从源头上掌控贫困生的界定，使有限的资助资源充分的惠及每一个贫困生。
（三）信息化原则。为提升工作效率，家庭经济困难学生档案管理应实现信息化，以充分保证家庭经济困难学生档案内容及时有效地更新。家庭经济困难学生档案信息化的建设可以依托校园信息网络系统进行，及时收集信息。家庭经济困难学生信息系统的最大优势是保证了家庭经济困难学生信息的共享性。学校各部门可以共享家庭经济困难学生的电子档案，为针对家庭经济困难学生开展的各项工作提供了便利，尤其是对家庭经济困难学生开展针对性的思想政治教育提供便利。同时，也对家庭经济困难学生档案系统运行的规范化起到积极的作用。
（作者单位：南阳医学高等专科学校）
主要参考文献：
[1]赵娜.高校学籍管理中存在的问题及对策.科技情报开发与经济，2005.3.
[2]黄俊兴.高校学生管理工作中若干问题的探讨.教育评论，2006.5.
[3]万茗.高校贫困生资助工作存在的问题及其对策.商洛学院学报，2008.22.1.
[4]周跃军，孙欣.高校贫困大学生的现状分析及对策.教育交流，2008.12.
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