加强财务科对医院的物资管理

来源:用户上传      作者: 段萍华

　　摘要：物资管理是医院财务管理中一个重要环节，积极探索医院物资管理新办法，采取有力措施，加强对物资管理势在必行。文章从完善库存物资管理制度、加强预算管理、实现计算机管理、统一核算、会计委派等几个方面讨论了财务科对医院物资管理的模式转型。
　　关键词：物资管理；财务管理；库存管理
　　
　　医院物资管理是医院为完成医疗、教学、科研等工作，对所需物资进行计划、采购、保管、供应等组织管理工作。目前物资管理主要以库存管理的形式进行管理，其中也包括为医院进行科室成本核算和管理决策提供基础数据的功能。物资管理同时也是医院财务管理中一个重要环节，根据管理科学的要求，只有坚持“统一领导，集中管理”的财务管理原则，加强财务科对医院的物资管理，才能改变旧的管理方式，不断探索和完善新的管理模式。
　　当前，在医院库存物资管理中普遍存在下列问题：一是采购管理不健全，物资无计划采购现象严重，各物资库库存额普遍过高；二是物资入库制度不健全，目前仍运用付款入库方式核算购进物品，货到票未到和货到票到但尚未付款，物资得不到反映，账面数反映不出实际库存量，甚至出现库存数为红数的现象；三是物资出库制度不健全，出库审批手续不严格，甚至出现物资采购后直接送交领取人的现象；四是物资管理责权不明，有些医院受传统管理体制的制约和影响，库存物资管理职责不清，形成了多头管理，造成谁都管、谁都不管的局面。由于没有专人负责管理和监督考核，导致部门间存在依赖思想，没有像抓正常业务工作那样积极主动地开展；五是无偿占用，造成流失浪费。有些医院由于管理人员素质参差不齐，同时由于内部制约机制不完善，从而出现了库存物资被无偿占用、流失浪费的现象。而要想解决这些问题，可以从以下几方面入手：
　　
　　一、建立较为完善的库存物资管理制度
　　
　　建立较为完善的库存物资管理制度，提高库存物资的使用效益。主要有：建立库存物资编号管理制度，以便区分责任，实行专人专管；建立库存物资对账和交接制度，按季度、年终进行核对，对调离本岗位的管理人员由上级领导和财务部门监交库存物资，办理交接手续；建立库存物资报废制度，明确库存物资自然损耗及损耗比率，明确规定报损审批权限，明确赔偿责任，在报废减少审批过程中把好申报关、审核鉴定关和记账关；建立实物资产登记入库制度，对库存物资统一使用入出库三联单，严格把住出入口；建立库存物资限额制度，库存物资达到一定限量的，一律不得再购，对滞销物资及时清理使用，对积压或闲置物资，由医院统一调剂使用；建立日常库存管理制度，对库存物资购置、验收入库、保管领用、账务处理等建立严格的管理制度，做到账账相符、账物相符，防止出现以公谋私的现象，提高医院资金使用效益。
　　
　　二、库存物资付款审批与执行相分离的原则
　　
　　财务科审核会计严格核对采购发票、验收单、入库单、合同等有关凭证，检查其真实性、完整性、合法性，及时办理入账；预付账款和定金的授权批准按支出控制的有关规定办理；财务科债权债务会计负责对应付账款和应付票据的管理，已到期的应付款项编列付款审批表，经批准后由出纳办理结算与支付；建立退货管理制度，发
　　生采购退货的，及时收回货款。
　　
　　三、库存物资的监督检查制度
　　
　　定期检查存货药品及库存物资收、发、存各环节管理制度的执行情况；定期检查库存物资会计核算制度的执行情况；定期检查对不相容岗位的人员轮换的执行情况；检查药品及库存物资安全存量及经济采购量的执行情况。
　　
　　四、制定采购预算以提高经费物资的使用效益
　　
　　在年末应要求各科室根据医院发展需要，结合本科发展及业务需要，制定本科室的物资采购预算。该采购预算要求各科填报采购数量、市场参考单价、金额等，预算报经财务科汇总后，交由院领导集体审批，批准后交由财务科统一办理。这样，在编制年初预算时，就把经费与物资捆在一起编制，并明确部门分项预算，这样规范了财物流通秩序，从物资采购到物资流通的各个环节，都受到经济管理的制约，把经费与物资有机地结合起来，较好地发挥了有限经费的整体保障作用。从根本上改变传统物资管理的思维定式、管理模式和方法。推行领导集体理财、经费归口管理、物资统一保管的管理模式。物资预算管理纠正了采购、管理、供给、核算各环节的不可控性，从根源上消除弄虚作假、损公肥私的隐患。这种对库存物资定额管理，定量供应，掌握使用，专人保管的管理方法，能让物资像经费一样运行、管理起来，最大限度地提高经费和物资的使用效益。
　　
　　五、实现库存物资的管理的计算机化
　　
　　要求医院财务科要加强药品、材料、设备等物资的管理，严格实行医院成本核算制度。加强管理、堵塞漏洞，降低医疗服务成本和药品、材料消耗。要实现这一任务，必须实现库存物资计算机管理。可以在调研的基础上，抽调熟悉相关情况的人员，结合专业技术人员共同开发相应的库存物资管理软件，使库存物资实行微机化管理。入库、出库单据不再由手工填写，而是履行有关手续后由计算机打印入库单、出库单。这样就避免了物品不入库就被领取和领取物品不填出库单的现象。月末由仓库会计人员打印出月末库存物资的账目同实物一一核对，做到了账实、账账相符；打印出各科室领取物品汇总表，以便科室核对；打印出采购的各供货单位物品的汇总表，便于与各供货单位清算结账；医院成本核算部门通过网络月末可准确及时取得各科室领取物品的金额，提高了成本核算工作人员的工作效率和核算的准确性。具体说来，该计算机管理软件可结合MIS系统进行信息模块的整理和分析，如分为以下几个模块。
　　入库管理子模块：物品入库时，由物资会计进行入库单的录入，录入入库单的采购员、仓库编码、物品编码、单价、数量、批号、产地、供应商及发票号。然后由仓库保管员在系统中进行入库确认，此时物品才真正进入库存中。其中入库管理子模块还包括正常入库和红票入库两部分。红票入库指的是由物资会计填写红票入库单，经仓库保管员入库确认之后，将物品从库存中减少。
　　退库管理子模块：当科室中的物品想退回库存时，应由物品所在科室的负责人在退库管理子模块中提出退库申请，申请提交给主管院长或总务科长审批之后，由总务科仓库保管员在系统中进行退库核实操作。此时，物品才从科室物品表中减少，加入库存表中，同时生成退库入库单。
　　售出管理子模块：当科室负责人由于意外损坏等原因，要从库存中直接购买物品时，应在售出管理子模块中提出售出申请，申请提交给总务科仓库管理员审批。审批之后物品从库存中减少，同时生成物品售出单。
　　库存盘点子模块：库存盘点时，由总务科仓库保管员，先打出盘点前的库存表，再对照库存表清点实物，记录数量有差异的物品的盘赢或盘亏数，在库存盘点子系统中录入计算机，由系统给出盘点结果，并自动替换库存数量，输出盘赢入库单或者盘亏出库单。
　　同时将该管理系统与院内局域网连接，并实现全院联网，统一管理。由于从物资的采购渠道到物资的供应全过程是基于网络环境的管理，物资系统可以进行各种物品消耗分析、采购分析以及打印各种财务报表，不但为管理者提供科学有效的物资分析，也把会计、保管员从繁琐的账务处理中解放出来。实行微机管理，能有效增强工作效率，并且网络监控系统的全程跟踪和严格的审批、请领制度，都有助财物行为的自我调控和约束。
　　
　　六、分库管理，统一核算，提高成本节约意识
　　
　　目前可考虑建立以物资采购科为中心，以科室二级库为分支，物资的最终消耗者为结点的物资采购与分配管理方式。医院的物资库存下设三个库房：药品、器械、后勤管理仓库为一级库，各科室保管库为二级库等。一级库房为一个部门物资采购科管理，其账务全由物资采购科会计进行核算管理。月末，仓库凭借网络的优势将各个库房的物资材料的账务数据汇总、打印报表，集中交财务科物资核算会计处统一处理、统一核算、汇总，由财务科做账，并按各科室核算，费用计入各科室成本，这样各科的物资的消耗统一参与医院内部的经济成本核算。实施科室核算制度后，各科室在物资部门领用的物品全部计入科室成本，由此提高各科室杜绝浪费、增收节支的积极性。同时，由于网络可以随时查询科室领用物品数据，便于相互监督，从而极大地提高了各科室的成本意识、节约意识。
　　
　　七、物资管理库的会计委派与培训
　　
　　实行物资库的会计委派制，就是各物资管理库的会计人员，统一由财务科委派，业务由财务科管理。这样使会计人员的切身利益同所服务的采购部门相分离，纳入医院财务科集中统一的会计人员管理，确定了会计相对应的独立的地位，避免了采购部门的干预，解除会计人员工作的后顾之忧，更好发挥会计人员的工作积极性。解决了会计人员不敢甚至无法实施会计监督的局面，既能有效保证医院物资管理制度的贯彻执行，又能从源头上防止科室造假。
　　提高财会工作人员的专业素质，是医院物资管理的基本任务。提高会计人员职业素质，培养会计人员的职业判断能力，要求在统一会计原则基础上，强调会计职业判断。这些判断没有过去大家长期习惯了的具体量化标准，要靠会计人员凭借自己的会计专业能力和经验来做出合理判断，如果判断不合理，就会导致库存物资信息的不真实。因此要保证库存物资信息的真实性，就必须重视提高财会人员的专业素质。
　　
　　参考文献：
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　　（作者单位：江西省人民医院财务科）

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