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浅谈如何加强物资采购过程风险控制

作者:未知

  摘要:为加强物资供应全过程控制,降低物资采购过程风险,确保生产建设物资安全供应、及时供应、经济供应,保障物资供应工作有效开展。
  关键词:过程控制;物资采购;风险
  中韩石化的物资采购供应工作中,过程控制目前的职能主要集中在合同执行控制,为加大过程环节控制,需正确识别采购过程中存在的风险,进一步完善细化过程控制节点,提高过程风险防范能力,从而有效地保障物资供应过程实现规范化管理,实现安全供应、及时供应、经济供应。
  1物资入库质量风险
  验收环节严格把关,确保物资质量。质量是安全的保障,物资供应坚持“质量第一”的原则,在确保产品质量、满足安全供应的前提下,追求性价比最优和供应成本最低。过程控制员应严格按照《巾韩(武汉)石油化工有限公司物资入库检验大纲》要求对到货物资进行人厂验收,强化物资加工制造过程的质量监督和检查,重要设备材料,必须实施第三方驻厂监造。
  经检验发现质量有问题的物资,按照分级管理的原则,进行原因分析,及时处理,质量问题分为三级:轻微、一般、严重质量问题。出现质量问题后,要及时与供应商沟通解决,对物资检验有异议者,供应商应及时向质检机构提出书面申请,要求复检。在质量问题未解决和通报函未同复前,不得向该供应商询价。
  2严格管控供应商管理环节的质量管理风险
  在中韩石化现有供应商动态考评环节中,仅能在ERP中供应商评估动态考核环节可以得到体现,对恶意拖延交货期,影响生产的供应商務必严厉考核,以考核为途径增强对供应商的约束。加强对准入供应商日常行为规范和监督管理,对一些资质不全或者是企业信誉受损、售后服务水平较差的企业应及时做好记录,终止其资质准人资格,才能够真正从源头上做好监督管理工作。对于那些通过恶性竞争,在制造过程中弄虚作假,偷工减料,对中石化的生产、安全造成不良影响的违约供应商,一定要进行严格的追责,强化合同违约的索赔力度,增大供应商的违约成本,让我们中石化的供应商不想违、不敢违,营造一个风清气正、公平合理的大环境。
  3重要物资监造质量风险
  3.1高度重视监造管理,提升重要设备材料的监造质量
  依靠专业化平台,加强对监造人员的管理,包括派驻人员的审核,T作业务的跟踪考核,做到选优汰劣。定期发布重要物资质量跟踪信息,通过发布重要物资质量信息周报,使得质量控制信息得到有效的反馈和处置,及时对影响质量的问题进行干预和处置。定期组织对监造单位的监造工作开展检查,及时发现过程中存在的问题,及时进行协调解决,促进了监造单位人员的工作责任感。关口前移,加强重要物资出厂验收,不验收合格的不允许出厂。
  3.2重要物资列入A类和一二级物资目录
  同前的工作存在质量分类、进度分级还有不足。部分重要设备和关键材料,尚未按照集团公司物资供应过程控制管理制度要求,纳入A类质量控制和一、二级进度控制范畴,存在供应风险。针对A类质量控制和一二级进度控制物资目录,从需求时间、技术交流、商务谈判、排产进度、到货验收、货款支付等环节,制定相应的过程控制措施,并纳入年度采购策略管理;对列入目录的物资,业务人员根据采购合同制定过程控制计划,按照物资采购进展情况,更新过程控制相关信息,实施控制。
  3.3强化供应协调与跟踪管理
  控制住A类和一级、二级物资,基本就控制住了生产建设物资供应的大局。对A类质量控制和一二级进度控制的设备材料,过程控制人员应提前介入项目立项和设计,对项目所需要的重点设备材料,建立线下物资供应全流程控制台帐,从需求时间、材料交付、合同签订、催交催运、安装调试等方面,每周进行信息跟踪与维护。按照A类质量控制措施进行驻场监造、进口物资关键控制点检验;明确主要外购原材料、外协件分供方范围和关键控制点;明确需要监造的外购原材料、外协件范围及监造方式;制定A类物资制造过程控制计划。按照一二级进度控制,制定物资供应过程控制计划,列出主要时间点;明确主要外购原材料、外协件分供方范围和关键控制点;实行项目物资供应月报制度,及时反映项目运行和供应进度信息。
  4严格付款手续,降低财务风险,做好物资采购资金结算管理
  严格控制付款审批,付款审批中应当严格核实各种原始单据的合理性和真实性,包括请款单、入库单、发票、合同等单据,对金额重大的预付款项应该规定有明确的授权审批程序,并且预付款后,应指定专门人员定期跟踪,确保供应商按质按量及时到货,避免资金长期被占用,降低资金风险,提高货币资金使用效率。过程控制员应严格付款手续,在办理请款单时,认真核实发票、入库及合同信息是否完全相符,按照标准流程权限签字,做好每月的资金预算。付款环节做好相关台账的登记、记录、更新工作,避免先付款后记账导致的重复付款问题,做好物资采购资金结算管理。
  5廉洁风险
  虽然过程控制不是高危岗位,但是作为物资采购中的重要环节,与计划、采购岗位形成相瓦制衡的业务运作关系,也是廉洁风险的防范人群。要坚持教育引导与制度约束相结合,内控管理与外部监督相结合,完善防控措施与持续改进业务相结合,从教育促廉、制度保廉、监督守廉等几个方面推进廉洁风险防范工作。
  综上所述,加强物资采购过程风险管理,建立相应的监督管理制度,不断健全管理机制。严抓到货物资的质量管理和供应商的管理,重视重要物资的监造管理,降低物资质量风险。做好物资采购资金结算管理,降低财务风险和廉洁风险。让业务行为变得更加规范和科学合理,有效确保物资采购过程控制。
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