浅谈高校固定资产信息化管理
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作者: 余兰
【摘要】 根据会计制度，会计人员必须提供真实、准确、及时、有效的会计信息。作为高校从事教学、科研、生产等各项工作的物质基础――固定资产，在人才培养和科学研究及我国社会经济发展中发挥着极其重要的作用。本文分析了高校固定资产会计信息化管理存在的问题，并提出了合理实现高校信息化高效化的对策和建议。
【关键词】 高校固定资产 会计信息 对策
一、高校固定资产信息化管理现存的问题
1、管理上过于笼统。由于受传统手工记账和会计电算化的条件限制，一些高等院校只能将固定资产明细账仅设置二级或三级，例如：学校对仪器设备这个会计科目设置明细账，手工一般设置为：仪器设备――教学类二级，学校如果想统计其中某一种仪器的购入、现存、维修等情况，就比较困难。随着高等院校教学规模的不断扩大，科研能力的不断提高，以及相关经营方式的多样化，高等院校的房屋、仪器设备、办公用品、图书等固定资产的种类不断增多，数量不断增大，会计电算化系统则不能设置更多级别的明细账，无法及时准确地反映出有关信息，无法满足管理工作的需要。
2、市场价格变化较快。由于各种固定资产的市场价格变化较快，不确定因素较大，因此，如果一个学校不能利用计算机强大的查索功能和网络服务优势及时掌握某一物品的价格变化情况和不同生产厂家的性价比，势必在物品采购上出现决策失误，造成不必要的资金浪费，也就不能以最优惠的价格获得最好的产品服务于学校的教学、科研工作，这也不符合国有资产的优化配置。
3、统计管理工作涉及面广。固定资产作为高校资产的重要组成部分，其具有价值高、使用周期长、使用地点分散、管理难度大等特点，同时与各院、系、科室间的联系紧密。面对大量的统计数据，以往的人工记账方式已经不能迎合现在信息化管理的需要，各院、系、科室间所需的统计数据、统计报表常因落后的技术处理而不能“资源共享”，从而导致管理人员工作强度很大，经常加班加点核对数据，制作统计报表，即使这样，也会使提供的信息质量不高。
二、信息化在高校固定资产管理中的重要作用
1、提高资产管理的效率。资产管理信息化将对传统资产管理的组织和业务处理流程进行重整，通过设置同一网络平台，能梳理资产数据的录入、管理、业务审批及信息交流等工作，能有效地将高校固定资产管理中的各个分离节点通过网络链接到一起，使出发点和终结点实现信息的集成化，同时可以随时查看资产管理信息，出具资产管理报表，分析问题，并调控管理方案。
2、提高资产的科学化管理。现代信息技术对会计模式重构具有主观能动性，利用计算机网络平台，能将所有资产实物和财务信息设置于系统中管理，通过不同的用户输入接口，实现数据的采集和存储，形成各个环节的无缝对接，实现更广域的信息链接和共享，并相互配合和监督，使资产管理更加科学、规范、透明。
3、提高资产智能化管理。根据资产管理信息化在时间上具有动态性的特点，会计资产管理人员可以通过资源平台，及时采集到丰富、完整的数据，加以统计和对比，实现资源实时化、动态化的全面整合，形成资源的最优配置。
三、对高校固定资产信息化管理的对策和建议
1、加强制度建设。一套完善严密的管理制度是开展固定资产信息化管理工作的必要保证。信息化管理系统重点在于控制功能的研究和设计活动，强化内部审计制度，成立审计委员会，监督和控制各个工作站的日常工作，对系统薄弱的环节，加强管理与完善，以确保控制功能在系统内得到有效实践。措施及对策：一是根据财政部《行政事业单位的国有资产管理办法》和有关制度以及自身实际情况，高校应建立健全相关的规章管理制度，并建立必要的上机操作控制和系统运行日志。二是建立健全岗位责任制，按系统需要设置审计岗位，实行用户分级授权管理，通过对每个用户的安全级别和身份标识来落实其职责与权限，对系统的用户身份、操作及运行状态等进行实时监控和记录，并做好定期检查。三是严格轮岗制度，定期调整内部控制人员的监督权限，防止内部人的合谋串联作弊。四是严格管理计算机硬件设备，确保硬件设备能够连续地、实时地运行，系统内部人员应按各自的权限范围管理和使用计算机硬件设备，并按操作程序办事，同时加强系统软件维护。
2、选择适合本校实际的统计软件。高校固定资产隶属国有资产，我国现已实施迎评促建的高校教育评估政策，固定资产的清查工作也就成为评估工作的重要环节。面对大量横向纵向的资产数据，高校固定资产管理系统软件需要提供丰富的信息，做好日常管理的同时，系统也能根据需要自动生成完整的各样财务报表及统计分析图表。措施及对策：一是系统设计要能协调各个岗位间的分工合作，明晰各岗位职责，满足学校信息化管理的需要，符合科学的工作规范流程，能根据学校相关资产管理制度自由设定申购、变动、维修等各项资产管理工作。二是以教育部十六大类为系统设计主线，同时将重要资产单独构架，做到全面管理，重物重管。例如，房屋土地作为高校最主要的固定资产管理，应专门设置土地房产管理子系统，结合高校房产内外各部门所需数据的需要，提供详尽的房产信息。日常管理也应配备低值易耗管理模块，并科学合理地设置分类，使进出库管理方便快捷，使高校固定资产管理变得高效轻松。三是全面使用条码，系统采用树形结构分类库采集信息数据，大部分的操作都可直接用鼠标点击方式完成智能化优化处理。四是为了加强定期与不定期的盘点工作，得出固定资产的实际情况，系统还应设置单独清查和智能清查两种模块，解决对已有资产通过手工清查和条码采集清查两种不同方式产生的矛盾，实现不同方式的数据共享。
3、加强系统的安全性，防止出现意外事故。因固定资产具有数量大、种类多、价值高等特性，为了避免资产流失和资产重复的购置，防止单位成本大幅增加，应采取以下措施。首先，增加各种安全管理手段，如口令管理功能：维护账号和口令。权限控制功能：将用户划分为不同等级确定用户对系统使用权限，根据不同权限确定不同的操作。数据加密功能：对重要数据进行加密。其次，做好备份和审核工作，由资产管理部门及时录入系统并生成“验收单”，然后按次序进入财务、使用部门后，再回到资产管理部门。对于当年需增加采购的固定资产，必须严格执行已经批准的年初部门预算，一般不得随意采购，如确实是急需使用的，必需经相关部门批准。审核完成以后，资产管理部门应根据“固定资产增加验收单”建立固定资产对应信息，并进行资产标签的打印，同时将打印好的固定资产标签粘贴于固定资产上。最后，固定资产在单位内部进行转移时，应由转出部门在管理系统中填写“固定资产内部调拨单”，然后由固定资产部门根据调拨单在固定资产管理系统中进行部门调整，同时做好转出部门与转入部门间的审核并备份。
4、提高固定资产管理人员的素质。会计信息化是会计与信息技术的结合，固定资产信息化管理作为其中的一个分支，也是社会信息化对高校财务信息管理提出的一个新要求，从而必须加强固定资产管理人员对信息化的学习。目前，不少单位虽然实行了电算化，但是大多固定资产管理人员只会使用微机财务软件进行账务处理及相关业务，对微机软件和硬件的知识了解微乎其微，不用说处理电脑出现的故障，甚至对于出现不常见到的界面时，更是束手无策。对于庞大的数据管理系统，一旦操作系统出错，可能就会使系统数据丢失，严重的则会导致系统崩溃。措施及对策：一是加强提高固定资产管理人员对信息化管理的思想认识，使其充分认识到信息化的意义及重要性，杜绝信息化仅仅是应用于代替手工核算的简单想法，从根本上认识到建立完整的固定资产管理信息系统对提供及时、有效的管理信息的重要性。二是加强固定资产管理信息系统业务知识培训，让所有固定资产管理工作人员了解和掌握计算机的有关性能、操作技能以及一些必要的计算机语言。同时在整体规划指导下，应重新调整固定资产管理人员岗位分工，使一批懂电脑的优秀固定资产管理人员上岗。三是提高审计部门人员对网络审计系统的计算机硬件、软件和处理系统的认识，因为严格的监督是执行信息化管理的保证，只有这样才能加强系统的安全性，防止意外事故发生，并充分发挥固定资产管理信息系统在高等院校固定资产管理中的积极作用。四是有效与固定资产管理人员的薪酬挂钩，建立适当的奖惩制度，提高固定资产管理工作人员的积极性，特别对关键岗位，如设备使用、保管人员进行考核和监督，并同岗位责任挂钩，对固定资产的使用，管理好的给予奖励，对责任心不强、工作失误、管理不善、造成损失和流失的，给予处罚。
四、结语
总之，解决高校固定资产管理工作这个多年来的薄弱环节，是在新形势下各个高校发展中急需解决的重要课题。会计改革的这些年来，我国高校固定资产管理工作虽然取得了一些成就，在观念、理论和方法等方面均得到了很大程度的提高和完善，也使会计信息化管理工作得到了健康的发展，但作为以信息技术为中心的新的会计管理要求，则对我们提出了更高的管理要求。因此，我们应认清高校固定资产管理现状，加强高校固定资产信息化管理，科学合理地配置资源，提高固定资产的使用效益。
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（责任编辑：张琼芳）
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