加强企业应收账款管理的思考

来源:用户上传      作者: 吴玉蓉

　　【摘要】应收账款是企业对外销售商品、产品、材料和提供劳务所形成的尚未收回的购货单位或接受劳务单位所占用的资金。与货币资金相比较，应收账款具有流动性差、成本高、风险大的特点，是公司财务分析与评价的重要数据。对于应收账款占比较大的企业来说，应收账款的管理直接影响企业的生存发展。本文探讨了企业应如何加强应收账款管理。
　　【关键词】应收账款管理 前期管理 催收管理
　　
　　应收账款是企业营运资金管理的重要环节，在竞争激烈的市场经济中，正确运用赊销，加强应收账款的管理非常重要。应收账款管理应从应收账款防范机制的建立和逾期债权的处理两方面入手。企业应设立专门的信用管理部门，并与销售、财务部门对应收账款进行发生监控、跟踪服务和反馈分析，并由内部审计部门进行监督管理。对于逾期应收账款，企业应成立专门机构进行催讨，并积极寻找债务重组、出售债权的可能，争取及时收回债权。目前，加工企业普遍存在着应收账款数量大、周期长、变现能力差的现象，潜伏着坏账损失的风险。这样极易形成不良资产，继而导致企业的资金链断裂，不能正常生产经营，不得不向外借款，使得企业的资产负债率很高，有的甚至超过80%。我国企业应收账款占流动资金的比重为50%以上，远远高于发达国家20%的水平。企业之间尤其是国有企业之间相互拖欠货款，造成逾期应收账款居高不下，已成为我国经济运行中的一大顽症。据专业机构统计分析，在发达市场经济中，企业逾期应收账款总额一般不高于10%，而我国的这一比率高达60%以上，因此加强应收账款管理具有十分重要的意义。本文认为企业的应收账款管理制度应包括以下几个方面。
　　
　　一、制定应收账款前期管理制度
　　
　　1、建立客户档案
　　了解客户的信用等级状况，是进行应收账款管理的重要条件。企业的生产、销售、财务部门要通过采访、询问、考察来获取债务人的经营地址、通讯电话、联系人和信用程度等信息，并进行登记；在确定客户信用等级和对客户进行信用评价的基础上，为每个客户建立信用档案，详细记录其有关资料。企业通常应事先确定档案的有关项目，以保证资料搜集的完整性。客户档案的主要内容一般包括：客户与企业有关的往来情况以及付款记录；客户的基本情况，如所有银行往来账户、所有不动产资料以及不动产抵押状况、所有动产资料及其它投资、转投资等资料；客户的资信情况，如反映客户偿债能力、获利能力及营运能力的主要财务指标，反映客户即期及延期付款情况，实际经营情况及发展趋势信息等。
　　2、签订委托加工合同
　　对所有委托加工的产品都要签定合同，明确双方的权利和义务，注明产品的加工期限、加工周期、加工数量、加工价格、产品质量标准、收回账款的期限及违约责任等。对生产企业来说，还应制定统一的加工工艺单，并有连续编号。生产部门按照所签定的委托加工合同的要求，正确填制工艺单，保证加工产品的质量和周期，发挥对货款收回和委托加工合同的辅助作用。
　　3、专人管理应收账款
　　企业应设专人负责应收账款的对账清理和档案管理工作，所有应收账款每年至少核对一次，对账结束时应制作应收账款余额调节表，一式两份，由双方经办人员签字，并加盖企业财务专用章加以确定，双方各留存一份。对有调整的相关业务，必要时应提供给对方复印件，作为调账的依据。对账人员对完账后，应及时将对账情况、欠款企业的经营状况等及时反馈给企业主管领导和销售部门，为评估、调整赊销客户的信用等级提供可靠的依据。对超过期限的客户，在发出对账单的同时，应发出催缴欠款通知书及时催收欠款，企业的业务部门及相关经办人员应积极配合财会部门做好此项工作。
　　4、在年度计划中确定应收账款年末余额
　　根据行业特点和公司应收账款的实际情况，企业应设定一个比较合理的平均收账期，允许每年的平均收账期在这个指标值的上下几天浮动，并可以在年度计划中明确当年的平均收账期。可以根据企业销售货物的市场需求等对每种产品分别制定合理的收账期。如对于市场需求量大、价格低、易损耗的产品，可以采用收款付货或收账期短的收账政策；对于市场需求量小、价格高、市场竞争激烈的产品，在客户信用较高的情况下，收账政策可以放宽一些。
　　
　　二、加强应收账款日常职能制度的建立
　　
　　1、合理分工，职责明确
　　企业只有建立分工明确、配合协调的应收账款内部管理机制，才能有效地降低不必要的应收账款占用，避免坏账损失的发生，也可以有效地防止业务处理过程中的舞弊和差错，避免或及时发现不法分子截留、贪污企业货款的行为，减少应收账款风险。企业的应收账款涉及营销、财务、劳资等部门，企业必须将与应收账款相关的职责落实到各个部门和人员。营销部门主要负责产品销售和应收账款催收回笼工作；财务部门每月根据应收账款发生额进行清理、分类，月末提供应收账款回笼明细表，按顺序对接受委托加工的营销员进行归集并反馈到营销部门和劳资部门；劳资部门根据营销部门的业绩以及财务部门提供的应收账款尚未收回的信息，每月对营销部门进行考核，制定合理的报酬奖惩制度。一方面，营销部和财务部相互配合，正确开具销售发票，做好发票交接手续，特别要强调由营销员交给委托方联系人在发票上和交接单上签字确认，经签字的交接单反馈给财务部门。另一方面，劳资部门应及时对应收账款回笼状况进行奖惩考核，计算有关责任人的经济奖惩数据，在每月的劳动报酬中体现出来。
　　2、检查用户信用额度
　　对用户提供的每一笔赊销业务，都要检查是否有超过信用期限的记录，并注意检验用户所欠债务总额是否突破了信用额度。应掌握用户已过信用期限的债务，密切监控用户已到期债务的增减动态，以便及时联系用户提醒其尽快付款。企业还要分析应收账款周转率和平均收账期，看流动资金是否处于正常水平，通过该项指标与去年同期、今年计划及同行业进行比较，借以评价应收账款管理中的成绩与不足，并修正信用条件。
　　3、落实责任制
　　对销售部门考核要根据资金时间价值、赔偿能力等实行谁经手、谁负责、谁回笼、谁得益制度，将回收责任、期限落实到人，辅以考核挂钩、奖惩兑现的手段，充分调动营销人员收款的积极性；同时加强营销队伍建设，明确发货审批权限，责任到人，防止盲目发货或发人情货。总的来说，就是要明晰责、权、利关系，财务人员、财务主管、业务人员、业务主管都承担相应的应收账款管理责任。
　　4、发挥内部审计的监督作用
　　定期统计客户应收账款的金额、账龄及增减变动情况，通过相关部门和责任人了解其负责客户的欠款和信用情况，并重点关注接近信用限度客户的动态和经营状况，及时反映给主管领导和销售部门，为评估、调整赊销客户的信用等级提供可靠的依据，同时也能了解应收账款的总体情况。内部审计在应收账款管理中的监督作用主要体现在两个方面：一是不断完善监控体系，改善内控制度；二是检查内控制度的执行情况，检查有无异常应收账款现象，有无重大差错、玩忽职守、内部舞弊、故意不收回款等情况，确保应收账款的回收。
　　
　　三、加强应收账款催收管理
　　
　　1、实行全面监督
　　通过账龄分析、平均收账期分析、收现率分析等判断客户是否存在账款拖欠问题，从而估计潜在的风险损失，正确估量应收账款价格，以便及时发现问题，提前采取措施。
　　2、制定合理的催账程序
　　企业对各种不同过期账款的催收方式即收账政策是不同的。对尚未到期的顾客，可措辞婉转地写信催讨；对过期较短的顾客，不过多地打扰，以电话或信函通知即可，以免将来失去这一客户；对过期较长的顾客，频繁地信件催款并电话催询；对过期很长的顾客，可在催款时措辞严厉，必要时提请有关部门仲裁或提请诉讼等等。

　　3、提高营销人员追款技巧
　　营销人员在成功追收账款的过程中扮演着很重要的角色，在日常工作中要加强营销人员在这方面的培训。一是运用常识；二是追讨函件；三是丰富、完善客户资料档案；四是让对方写下支付欠款的承诺函件并加盖公章；五是与负责人直接接触；六是录音；七是向警方求助；八是谨慎从事；九是丰富自己财务方面的知识，如支票、电汇、汇票等。
　　
　　四、已被拖欠款项的处理方法
　　
　　应收账款的事后控制包括如下工作：首先检查被拖欠款项的销售文件是否齐备；要求客户提供拖欠款项原因，并收集资料以证明其正确性；建立账款催收制度。根据情况的不同，可建立三种不同程度的追讨文件：预告、警告、律师函，按情况及时发出；让客户了解最后期限的含义及后果；将欠款交予较高级的管理人员处理，将压力提升；成立公司内部的法律部，以法律部的名义发出追讨函件；使用分期付款、罚息、停止数期等手段分期收回欠款；使用法律维护自己的利益。
　　此外，债务重组是处置企业应收账款的一种有效方法，主要包括贴现方式收回债权、债转股和以非现金资产偿债三种方式。贴现方式是指在企业资金严重缺乏而购货者又无力偿还的情况下，可以考虑给予债务人一定的折扣而收回逾期债权。债转股是指应收账款持有人与债务人通过协商，将应收账款作为对债务人的股权投资，从而解决双方债权债务问题的一种方法。以非现金资产收回债权是指债务人转让非现金资产给债权人以清偿债务。利用债务重组方式收回应收账款，企业要根据自身与债务人的情况选择合适的方法。出售债权是指应收账款持有人将应收账款所有权转售给代理商或信贷机构，由他们直接向客户收账的交易行为。随着外资金额机构不断涌入我国，应收账款出售将成为我国企业处理逾期应收账款的主要手段之一。
　　总之，只要企业采取有效措施，应收账款的信用风险是可以防范的；进行了科学的防范，才可以使企业在市场竞争中既扩大销售、增加盈利，又使应收账款风险尽可能地降到最低。
　　
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　　（责任编辑：朱 琳）

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