浅谈医院会计档案管理
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作者: 张利莉
【摘要】医院会计档案是医院在会计活动中自然形成的,按照一定的规律保存备查的会计信息载体(包括会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算专业材料),是记录和反映医院经济业务的重要史料和证据,是检查遵守财经纪律情况的书面证明,也是总结经营管理经验的重要参考资料,与医院的生存发展密切相关,关系到群众看病难、看病贵的切身利益和维护医患双方的合法权益,已经提升到维护医院形象,构建和谐的医患关系和维护安定团结政治局面的重要地位,因此现代医院必须高度重视会计档案工作,抓好各项基础管理。
【关键词】 医院 会计档案管理
一、会计档案的收集
1.会计环节:要及时出齐当日预处理会计凭证,凭证内容要正确无误,能清楚地反映会计业务的内容,并确保附件完整。每月月底将处理完的会计资料和会计报表装订成册,年底将每月凭证及账表等一并送交会计档案人员进行整理归档。
2.出纳环节:要以“当日业务当日清”为原则,借、贷款完毕的凭证要及时登记现金、银行存款日记账,结出当日余额,与实有现金库存核对无误,并要定期与银行对账单核对。经编制“未达账调节表”调节余额核对相符后,将借、贷款凭证按月逐日编号装订成册。出纳、会计主管或财务科负责人签章后,年终同现金、银行存款日记账一起顺序归类,存档保管。
3、其他财务档案资料的收集:医院的其他财务档案资料包括各种收费票据存根、作废票据等,由于医院的特殊性质,这类资料在医院中大量存在。对于这类资料,平时也要进行收集、整理,对于各种文件性的财务资料要分门别类,收到后及时编号,重要的还要进行复印,及时送交档案管理部门,以防止丢失;对于会计人员交接清单和会计档案销毁清单也必须按会计档案管理要求及时整理归档;对于各种收费票据,使用完后也要由专职人员记录好收费票据号码,整理后统一保管,这对于以后错误查证、分清责任会起到不可估量的作用。
4、电算化下会计档案比传统的会计档案具有更广泛的内涵,电算化会计档案除传统概念上的会计档案外,还包括电算化过程中形成的纸质文件、电子文件以及系统软件。其中系统软件档案又可分文字材料与计算机软件程序两部分。这就要求实行会计电算化核算的单位,不仅要有电子数据,而且要保存打印出纸张的会计档案,从而使得电算化会计档案拥有双重的会计档案载体。
二、会计档案的整理
为了更好的发挥医院会计档案的作用,必须对会计资料进行挑选、分门别类,按顺序存放,这就是会计档案管理的整理工作。整理是保存、利用会计档案的前提。会计机构和会计人员必须做好以下工作:第一,医院会计凭证的整理、归档;第二,医院会计账簿的整理;第三,医院会计报表的整理;第四,医院其他会计资料的整理;第五,对电算化会计档案的整理。
三、会计档案的管理和利用
第一,配备专人,实现会计档案的有效管理。档案管理工作包括环节较多,由于多数医院会计档案工作无专人负责,这一系列工作有的环节由会计兼职,有的环节根本没有执行,更谈不上会计档案的管理。因此设立专门的档案部门、配备专人管理会计档案尤显必要。医院领导应加强对会计档案工作重视,保证管理工作所需的人力物力,依据法规,考虑实际工作需要,配备专人管理会计档案,把档案清点、装订成册,做好汇总清册记录,保证会计档案整齐有序、内容齐全:做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫、防鼠工作,严格执行安全与保密制度,建立健全档案的归档、借阅、移交、销毁等登记管理制度,切实保障会计资料的安全、完整、保密,是加强会计档案管理、提高管理质量、发挥档案价值、实现会计档案管理有效的根本保证。
第二,建立电算化档案定期备份制度,电算会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质,并设立备查登记簿,提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息;同时由于磁性介质的特殊性,管理人员必须对这些会计电算档案进行定期检查、复制,以防止会计信息损坏。
第三,建立严格的借用手续制度,查阅会计档案需经财务部门负责人批准,按照档案管理的有关规定,办理借阅手续;外单位查阅本部门会计档案,要有单位介绍信,并经主管领导、财务部门负责人批准。
第四,加强档案管理者的职业道德修养,增强责任心。档案管理者的职责就是维护档案的完整与安全,做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏是指对档案保管的完好无损,不致因各种不利因素而使档案损坏。不丢指要保证档案绝对安全,不致因工作疏忽而使其遗失或被窃。不散是指档案保管相对集中,不致因档案的分散保管而使档案管理不便。不乱,就是要求档案保管整齐规范,有据可循、有目可查。档案管理者必须加强理论学习,提高档案方面的理论修养,充分认识档案的价值,增强档案管理工作的责任心和法制观念。
第五,尽快提高档案管理人员素质。计算机技术的发展,特别是网络技术的应用改变着传统的档案管理模式,要求档案人员在网上进行收集、整理、编目、检索、借阅、统计工作。现代化档案管理工作中,档案人员除了具备档案专业知识外,还要具备良好的计算机网络知识及运用操作能力。而目前医院现有的档案专业人员知识结构较为单一,尤其是计算机网络技术的应用能力较低,知识面较窄。因此,档案专业人才的培养也是日益显得重要了。只有通过学习和培训,提高档案干部队伍的综合素质,才能适应计算机技术、信息技术不断发展的需要,才能充分发挥档案计算机管理的优势,这也是当今档案管理现代化发展必须解决的问题。
四、会计档案的销毁
会计档案的保管分为永久保管和规定最低保存期保管两类,除未结清的债权债务原始凭证、其他未了事项的原始凭证外,保存期满的会计档案可有医院档案室和会计机构共同提出销毁意见,编制销毁清册,列明所销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止日期、档案号和已保管年限、销毁时间等,在经医院领导审批同意后按规定程序共同监督销毁。
参考文献:
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