浅谈档案服务机制的创新
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作者: 索晓锐 曲 梅
[摘 要]档案工作服务机制创新必须紧紧围绕服务这个主题,更新服务观念,拓展服务领域,改革服务方式,全方位、多层次、多角度地为经济建设和社会发展服务。
[关键词]档案工作;服务机制;创新
创新是一个民族进步的灵魂,是一个国家兴旺发达的不竭动力,也是一个政党永葆生机的源泉。进入21世纪后,人类社会开始在知识经济的基础上运行发展。知识经济的重要特征就是要以知识为基础,以市场为导向,强调科技创新、管理创新、知识创新。档案服务机制的创新,对于推动档案事业的发展,同样具有极其重要的意义。
一、档案服务机制为什么要创新
档案部门的服务方式,是在过去计划经济时代所形成的。那时,公有制占绝对优势,强调统一领导和管理,档案部门也是有控制提供少量的文书档案为政治服务。服务对象主要也是机关工作人员,绝大多数公民没有利用档案的权力。重保密,轻利用;服务范围小,效益低;服务方式局限于室内阅览,方法简单。这种服务方法在当时历史条件下发挥过积极作用,但它忽视提高服务质量,忽视发挥档案的作用。而这种带有局限性、封闭性的服务机制,影响了档案管理者的思维方法和工作方式。尽管社会环境发生了很大变化,但它仍未销声匿迹,它与社会经济的发展产生了矛盾这些矛盾突出表现如下:
1.馆藏结构单一与社会利用需求广泛的矛盾。我国从计划经济转变为市场经济后,社会经济生活发生了很大变化,政府不直接干预企业的生产经营,一切经济活动都以市场为中介。商品生产者、经营者和政府行政部门都需要利用档案资料,了解行情,研究市场,制定市场规则,颁布法规制度等。这些信息主要记录在经济、科技、文化等档案中,但目前我市档案馆,主要保存了机关形成的大量文书档案,与经济建设密切相关的档案资料很少,馆藏结构单一与社会利用内容的扩大形成了突出的矛盾。
2.馆藏老化、时效性差与社会利用要求高、时效性增强的矛盾。档案馆和图书馆、文化馆一样,是学习知识的好地方。目前是知识经济时代,科技的快速发展,知识更新越来越快,人们对知识的含金量要求越来越高,时效性越来越强。而我们将档案接收进馆的时间拖得太长,使得档案信息时效性差、含金量低,与社会利用产生了突出矛盾。
3.服务手段落后与利用者要求快速、准确的矛盾。信息在当今社会经济发展中发挥着越来越重要的作用,人们希望快速、准确的获得信息。由于经费紧张,档案馆管理设备相对落后,无力购置先进设备或设备部配套,难以正常运行,更谈不上运用现代化设备进行服务。其次是技术水平低,缺乏相应的人才和必备的科技知识,许多业务难以开展,难以适应工作要求。
二、档案服务机制如何创新
档案服务机制是指档案部门为社会服务的内在工作方式和方法。档案服务机制的创新,就是要对传统的服务机制进行改革,建立与社会经济发展相适应的档案服务新机制。
1.服务对象社会化。随着开放档案盒公民档案利用权的确立,档案部门的服务层面大大扩展了,公民利用档案解决自己工作和生活中的问题,已成为一种普遍行为。档案管理者不应厚此薄彼,要以开放的心态、平和的态度面对这些普通老百姓,保障公民依法享有利用档案的权利。
2.服务内容和范围多样化。在档案服务的范围和内容上,特别是要增强和提高档案服务的主动性、针对性和及时性。一是围绕党和政府的中心工作,为各级领导决策服务,为改革开放和现代化建设服务,为满足广大人民群众服务的要求,结合馆藏内容,主动地开展深层次的加工,主动地为社会各方面服务。二是结合党和政府的中心工作,有针对性地为有关部门和社会各界提供文档信息服务。三是依托现代化设备和手段,充分挖掘档案信息资源,提高服务的及时性。
3.服务方式多样化。传统的档案服务方式主要是限于室内阅览,这种简单的服务方式已经陈旧。档案服务工作应融入社会经济发展中。随着非公经济的快速发展,要重视指导和帮助私营企业、个体业主建立健全档案工作。对一些撤并机关、关停并转企业,可代为整理和保管,设立档案寄存中心、档案事务所。配合依法行政、政务公开,建立现行文件查阅中心。通过举办展览、拍电视片、编辑出版档案资料,为全面建设小康社会,发挥档案应有的作用。
4.供网上服务,以满足社会跨馆际查询档案信息的需求。档案用户不仅可以到档案馆查询,更希望能在自己家和办公司力随时查询在本地档案馆收藏的档案信息,甚至通过广域网络查询到在外地档案馆收藏的档案信息。同时利用计算机进行检索、编目、记、借阅等内容,尽快建立起信息高速公路,使利用者快速、准确、便捷地查找档案信息。
档案服务机制的创新和改革,应为领导决策,为经济建设和各部门工作提供服务,为社会各界和人民群众提供服务工作为主要内容;以开展能够公开的现行文件利用工作为主要方面,把为加强社会基层组织建设服务为主要途径。真正做到经济建设和社会事业发展到哪里,档案工作就服务到哪里,为经济社会的全面发展进步作出应有的贡献。□
(编辑/永安)
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