浅谈物资流通信息管理工作
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作者: 吴继红
[关键词]物资流通;信息管理;具体工作
企业如何加强物资流通信息管理呢?从物资工作人员的岗位责任制和经济责任制来说,应包括工作职责、工作范围、工作质量、服务质量、上下左右关系的处理(包括物资部门内部的和其他职能部门之间的协调)。而且要有了解情况的渠道,可供考据的原始资料和应采取的手段,特别应强调在本职工作范围内的权限及应承担的经济责任制,物资供应工作还应有时间的限制,这些工作主要靠物资信息流通体现。
当前,不少企业对物资供应管理过程中产生的大量信息没有按其所需的方向流动,物资信息传递的协调不力,信息流转到某个地方出现了停滞,使应该得到这些信息的相关部门掌握不到,难以有效地开展工作。或者虽然流动了,但迂回曲折流通慢、或者有去无回,信息没有得到充分的分析、核实和利用,如果物资信息不准确会造成盲目采购,物资供应混乱,如物资计划的频繁调整,会造成没有效益的加班及库存储备的增加。更有甚者,把物资信息视为本部门或个人私有,有意不传递,则影响更大。所以,建立信息系统责任制,逐步打通信息流通中的瓶颈,分阶段实现信息流通是非常必要的。物资信息系统不是孤立存在的,它的工作标准体系是互相影响、互相依存的,并贯穿于物资供应管理工作的始终,因此,它必须在管理系统中不断运转。它的输入必须是来自物资供应管理过程中的各个数据,如工作计划,物资采购计划、订货合同、库存动态、质量信息、统计报表等,总的信息系统是各个独立而又互相关联的小系统组成的。它的输出必须是经过整理和分析的信息。
因此,物资供应管理信息工作的好坏,对工业企业生产的产品产量、质量、劳动生产率、成本、资金、利润等各项指标及企业的经济效益,都具有十分重要意义。物资流通过程应反馈处理的主要信息及其应用大致有以下几个方面:
1.对物资采购计划、采购资金计划、物料消耗、节约指标、实际执行过程中发现偏离计划的情况,应及时报告有关责任人(部门),采取相应措施,纠正偏差、保证计划的顺利完成。
2.通过库存收、发、存台账报表,掌握库存动态,检查库存物资对生产的保证程度,发现超储、和储备不足,需及时检查储备定额执行情况,以求得占用最小的资金和物资,保证完成最大的生产任务。
3.通过领料、用料记录和非工艺性损耗记录台账,执行产品工艺消耗定额在实际生产中发生偏差(是浪费还是节约)查找原因,为纠正偏离工艺定额和制定更合理先进的工艺消耗定额,提供依据达到节约材料降低材料消耗的目的。
4.对外购原材料做好进厂的验收到货记录、质量取样、库存保管发放、使用前的检查记录、以取得有关产品质量保证的数据,为加强产品质量管理提供准确的信息。
5.做好原材料到货记录(供货单位、供货时间)、物资采购价格、进货方式记录,为选择最合适的进货点和储备量提供完整的数据。
6.对物资盘点发生的盘盈、盘亏作原因分析,找出具体影响盈亏的各个因素,为改善运输、保管条件,提高管理水平,加强有关人员责任心,提高工作质量等方面提供有力的数据。
7.各种材料在使用过程中发现关于品质、规格的意见要求应及时反馈给采购人员,以保证供给合格的材料,满足企业生产需求。
企业生产所需的各种原材料、辅料品种有成千上万,采购计划、采购合同中价格、材质、数量、运费单靠人脑的记忆力是无法准确掌握完成的,这些工作在手工操作方式下,存在着工作量大、工作效率低、工作时效性差等问题,这就要求运用现代化手段计算机加以解决,信息系统的数据输入和输出都通过计算机的储存、计算来完成,最后通过打印机打印出所需报表和台账。一个完整的物资流通信息,要在统计整理工作过程中最终完成,统计整理后必须有统计分析,即进行一系列定量研究,从而提供物资统计研究成果(数据),满足各级领导和各职能部门的工作需要。
在当今竞争日益激烈的情况下,公司内外的流通领域也充斥着大量信息,应当从中汲取有用的信息,经过汇总、分析、处理等,再进行放大输出,有些公司在信息闲置方面的浪费是惊人的,需要从根本上进行变革,从信息的有目的搜集开始,经汇总、分析、存档、再输出的全过程中找出不准确、不及时、错误的信息进行排除。目前,各企业物资流通信息专业人才严重缺乏,管理水平较低,大部分人员知识老化,不适应现代网络信息科学技术发展,另一方面物流信息管理又是一个新兴行业,高校毕业生少,而现代企业物流管理涉及国家法律、法规、贸易经济学、管理学、运输学、商品学、合同法、统计学、电脑网络技术等多方面知识,所以建设一支高素质物资流通信息人才队伍是企业发展的关键,要采用多种渠道形式培养造就一批具有跨学科综合能力的物资流通信息管理专业人才。
随着计算机网络时代的到来,信息科学技术的进一步发展。物资流通信息系统管理在计算机应用上存在很多优势,主要表现为:一是信息数据处理的速度加快了,信息核算的准确性和可靠性得到了极大的提高,减少了因疏忽大意及计算失误造成的差错,工作效率极大的提高,原来由几个人或几个部门按预定的步骤完成的业务事项,现在可能集中在一个人身上完成,减少了人力配置。二是原来书面形式的各类原始记录,转变为以文件、记录形式储存在计算机上,书面形式的资料减少了甚至消失了,原来在核算过程中进行的各种必要核对、审核等工作有相当一部分由计算机自动完成了,计算机给物资统计工作带来极大的便利。凡事有利就有弊:个别未经授权的人员,有可能通过计算机浏览数据文件,复制、下载、甚至销毁企业数据,造成商业机密外泄和部门数据损毁,给企业造成严重的损失。因此,物资流通信息管理一定要规范化。
总之,企业经营运作都要求及时、准确、完整地掌握以物流信息为核心的管理信息,好对各种资源进行高度集中管理、控制。物资信息要求来源广泛、收集完整、传递迅速,处理准确实用、使用得当、反映清楚细致、反馈及时,只有这样,才能更好地加强管理,为企业迅速地做出科学发展的决策提供依据,使之在市场经济化浪潮中顺利地扬帆远航!□
(编辑/穆杨)
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