关于ERP系统委外加工核算关键控制点的探讨
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摘要：很多ERP系统没有独立的委外加工模块或功能不完善，每个关键控制点出现漏洞都会给企业造成损失。本文探讨在ERP系统中委外加工核算的关键控制点及对策。
关键词：ERP系统委外加工
目前，很多ERP系统没有独立的委外加工模块，有些ERP系统尽管具备这种功能，但还不够完善。笔者结合实际探讨委外加工核算的几个关键控制点及相应对策。
假设委托方的采购订单为1000件，受托方领出毛坯100件，每件毛坯的标准成本为33.77元，每件加6元的管理费后按39.77元的价格由受托方领出，加工费每件14.30元，加工完成后送回60件，委托方设寄存库，采用上线结算，用后付款。为突出说明主要问题，本文略去增值税及消费税的处理。
一、核算流程
委托方应根据企业使用的ERP系统，结合企业的实际情况制定出符合自身情况的核算流程和会计科目，现将主要会计分录列示如下：
1、 受托方领出毛坯，ERP系统按标准成本核算，产生如下会计分录：
借：委托加工材料 --- 标准3377 （100X33.77）
贷：原材料 --- 毛坯3377(100X33.77）
同时，部分ERP系统需人为按结算价手工编制会计分录：
借：应付账款 --- 有票3977(100X39.77)
贷：委托加工材料 --- 结算3977(100X39.77)
受托方领出毛坯后，“委托加工材料 --- 标准”科目余额为贷方，反映存放在受托方处的以标准成本核算的100件毛坯成本。
2、 受托方加工完成后送回委托方60件半成品，ERP系统产生如下会计分录：
借：原材料 --- 半成品2884.2（（33.77+14.30）X60）
贷：委托加工材料 --- 标准2884.2（（33.77+14.30）X60）
借：材料差异858 （14.3X60）
贷：应付账款 --- 无票858 （14.3X60）
借：委托加工材料 --- 标准858 （14.3X60）
贷：材料差异858 （14.3X60）
受托方领出及送回业务经“委托加工材料 --- 标准”科目核算后，余额为贷方，反映存放在受托方处的以标准成本核算的40件毛坯成本。
3、委托方实行上线结算，委托方使用后，委托方以领出时的结算价格冲减毛坯费，同时，受托方开具发票结转加工费：
借：委托加工材料 --- 结算2386.2 （39.77x60）
贷：应付账款 --- 有票2386.2 （39.77x60）
借：应付账款 --- 无票858 （14.3X60）
贷：应付账款 --- 有票858 （14.3X60）
4、如果40件未送回，关闭订单时，ERP系统产生如下会计分录：
借：差异 - 采购订单差异143493 （14.3X（1000-60）+（100-60）X33.77）
贷：委托加工材料 --- 标准 143493 （14.3X（1000-60）+（100-60）X33.77）
同时：
借：委托加工材料 --- 标准 142142 （14.3X（1000-60））
贷：差异- 各类订单差异 142142 （14.3X（1000-60））
此时，“委托加工材料 --- 标准”科目为零，存放在受托方的40个毛坯的标准成本全部结转进入了成本差异的借方，如果其参与差异分配则导致成本反映不实。
为了真实核算反映成本，应人为将其转出：
借：委托加工材料 --- 标准 1350.8 （100-60）X33.77）
贷：差异- 各类订单差异 1350.8 （100-60）X33.77）
二、价格核算
ERP系统可以设置毛坯的标准成本，毛坯出库后可以产生领出毛坯的成本总额，但受托方领出的毛坯往往要加一定的管理费，也就是说受托方领走的毛坯与系统中的标准成本是不相同的。但很多ERP系统没有考虑到这种差异，导致系统本身无法自动产生相应的应付账款，委托方只能依靠手工方式根据领出的毛坯数量和相应的针对受托方的结算价格来核算应付账款。这种情况导致系统的优越性没有充分发挥出来，错误率大幅上升。
三、受托方领出的加工材料
受托方加工的材料往往品种多、数量大、领送频繁，很多ERP系统没有相应完善的管理受托方加工物资的功能，无法随时查询受托方存放的物资品种及数量，从而影响计划系统的有效实施。
委托方只能在系统之外通过辅助工具如EXCEL等相关软件或程序来管理，难以做到实时性。为加强受托方加工物资的管理，受托方应每月定期将库存报给委托方，双方及时核对库存。
机废、料费毛坯要及时入到委托方废品库，库管员按照品种、数量编制入库单，标明“机废”或“料费”，分别采用不同的价格结算。
四、送回的半成品与原材料的对应关系
受托方在送回半成品时无法通过系统与领出的原材料一一对应，特别是当某种半成品可以由其他毛坯替代而这种半成品的BOM物料清单只能下挂一种毛坯时，使管理难度大大增加。
委托方在结算受托方的费用时，一方面需要核算加工费，同时还要冲减对应的毛坯费。一旦两种毛坯的价格不一致，如果发现不及时，委托方往往会产生损失。用户只能利用辅助工具在系统外进行，并要求受托方未经委托方书面批准不得采用替代毛坯。
参考文献：
[1] 郭惠玲，ERP系统及成本核算方法初探[J].冶金财会，2004，（5）.
[2] 陈庄等，ERP原理与应用教程[M].北京：电子工业出版社，2006.5.
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