浅谈工程项目管理中业主的索赔管理及其采取的相应措施
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作者简介：付柏蓉（1981-）,女，路桥专业本科毕业，主要从事公路工程技术工作.
摘要：随着市场经济竞争，承包商大多以低价中标等方式赢得竞争市场，中标后为了避免更多的风险，弥补工程损失，都选择索赔方式获得利润。因此，工程索赔管理是工程项目施工合同管理中的一项重要工作。本文用以本人多年业主合同管理技术经验，介绍了工程项目管理中业主的索赔管理及其采取的相应措施，以便让更多业主了解合同管理中索赔重要性及其运用。
关键词：工程索赔、管理、措施
1、前言
索赔是合同双方维护自己经济利益的手段，是合同双方的权利。索赔是一项复杂、困难的工作。要做好索赔管理工作，必须熟悉工程项目的全部合同文件，并且熟练运用有关的合同条件。对于业主来说，就是要做到事前把控，即重点就是 “防索赔”。本文讲述业主从招标阶段、施工阶段及监理工程师协调等方面如何更好减少索赔事件的发生，就必须先分析工程管理的索赔诱因，以及采取如何积极有效的预防措施，以便索赔事项避免。
2、业主的防索赔
“防索赔”简单地说就是业主为了防止承包商后期提出索赔要求，而采取的必要的防范措施。其目的是尽可能地防范索赔事件的发生或把索赔限制在业主所能承受的范围以内，即工程决算不能超越预算、分部分项工程的工期索赔不能影响工程总进度计划等。当然，预防索赔措施运用的成功与否，直接反映业主作为一名风险管理者对工程建设项目的管理能力。那么，预防索赔措施就应该从如下几个方面来分析：
2.1、招标阶段的防索赔措施
招标阶段是业主和承包商在工程项目建设中首次直接会晤，此阶段也是业主制定防索赔措施的关键时期。承包商事后提出的很多索赔意向，大多是以招标阶段制定的文件为依据的。现在我们从招标准备阶段开始说明各阶段应如何防索赔及措施。
2.1.1、招标前期准备阶段
业主作为招标人必须具备丰富的招标经验和工程管理经验，熟悉招标文件的整个编制过程，这是我们业主防索赔工作的首要环节。
2.1.2、招标图设计阶段
在招标图设计阶段，如果设计深度不足就会出现诸如：设计的施工图与实际施工现场在地质、环境等方面存在差异；设计的图纸对规范要求、施工说明等表达不严谨；设备及材料的名称、规格型号等表示的不清楚、或工程量计算错误等诸多方面的遗漏和缺陷。因此，该阶段业主就要协同有关部门做好招标图的编制和审查工作，且业主要认真核查招标图中表明的工作量清单和设备清单是否准确、制定的技术规范是否先进并可行等，同时，业主还应深入工程现场，严格控制地形测量和地质勘测的精度，尤其是对复杂地形地貌的地质勘测要格外重视，尽量避免因施工设计误差而造成的变更和索赔。从本人从事管理经验，本人认为在招标图设计阶段，还应以下几方面进行加强防范：
（1）招标图纸方面
招标图纸的好坏是减少日后索赔的关键性环节之一。但是，某些工程因为设计时间仓促，设计书编写的不够严密，甚至个别项目业主在初步设计的基础上就草率组织工程招标，其招标图纸远未达到施工图要求的深度。因此，工程设计出现问题也就难以避免。这些设计错误将大大增加日后施工过程中出现工程变更的概率，为承包商提出施工索赔创造机会，所以招标图纸深度应充分引起招标人的重视。举个业主技术资料准备不充分导致索赔的案例大家说明吧。
某广西省的工程招标时，由于对工程施工的地质情况掌握不足或因时间紧迫，在工程招投标时根据无法了解清楚，工程中标后业主与承包商签订施工合同时也忽视了对这方面因素的说明，而导致承包商在施工基础开挖土方时，发现了劣质土和不能满足地基承载力要求等其他因素，需要进行处理才能满足基础的施工条件的问题。这时，如果承包商由此提出了费用和工期的索赔，业主只能满足其索赔要求。
（2）工程量清单方面
工程量清单中细目工程数量是投标报价的基础和支付依据，因此，为了减少实际施工中出现不必要的争议和索赔，业主在工程量清单中所列的细目必须要与技术规范中的顺序一一对应，从而保证工程量清单和工程清量的准确性。这是业主必须引起高度重视的索赔预防的关键环节。
（3）技术规范方面
业主制定的技术规范要具有先进性和可行性，并与国际和国内行业规范相符，清楚而准确地规定应完成的工作，必须提供的劳动力和贷物维护保养要求、质量检验、控制方法和标准、计量和支付形式等。规范要以标准为依据，不得使用具有倾向性的语气来说明设备和材料的特性，更不宜指定使用设备或材料的牌名和制造厂家。
另外，工程项目中如有特殊施工工艺要求的，业主也应该在规范中明确提出并详细说明，并尽快与工程师进行深入分析和研究，尽量减少因技术规范不充分而出现的索赔。
2.1.3、招标文件的编制阶段
招标文件代表了从招标工作开始到工程缺陷责任期届满，整个工程建设阶段业主的全部意向和行为准则。首先，对承包商在此施工中提出的所有质疑，业主都应该能从招标文件中找出相应的合理解释。这就要求招标文件的编写人必须熟悉工程项目建设的全过程以及各个分项环节，对工程建设的每一个分部分项工程都能做到心中有数，并能够准确预测和预见到承包商可能提出的索赔意向的具体环节，并且对文件中每个句、词、字甚至是标志符号都应做到无懈可击，符合法律习惯、表达意思准确到位、避免词句产生的歧义或多义。其次，招标文件的编写人员必须熟悉国家有关的法律法规和有关规章。招标文件（包括其中的合同条款）是合同双方当事人在平等自愿的情况下签署的，也代表了签订双方的权利和义务。但从当前工程承包市场的现状看，建筑工程承包市场是承包商竞争激烈的买方市场，这就说明业主作为买方在工程招标中占有主动地位。所以，在不违反有关法律法规的情况下，业主完全可以把招标文件编写得更有利于体现项目的特点与权利，为预防索赔打下坚实的基础。
2.1.4、标底编制阶段
标底作为衡量承包商报价合理性的基础，是业主评标、定标和最终确定中标人的主要足度之一，也是防止投标人恶意串标的有效控制手段之一。依据标底，业主可以确定参与复合标底计算的合理报价的范围，并在合理报价范围内用最适合的低投入成本得到符合预期设计和建设要求的工程。
业主对标底的制定必须满足科学、合理、准确和适当的要求。如果业主标底定的过高。会增加工程建设成本，使通过招标控制造价的目的无法实现。如果业主标底定得过低，承包商的合法利益将无法得到保证。这一方面限制了潜在投标人的参与热情，不利于竞争环境的形成；另一方面也会刺激承包商在投标中采用不平衡报价法，以“低报价，高索赔”的思想参与投标，导致日后的工程建设中出现“偷工减料、滥竽充数”或伺机频繁提出索赔的现象。这样一来，不仅造成工程建设无法顺利进行，而且还可能大大增加工程的建设费用。
因此，在编制标底时，业主应采用通用的定额、取费标准及其它有关规定，同时还应进行大量细致的前期调研，找出符合工程质量要求、且运费及报价等均为最合理偏低的各种材料及设备的进出场价格。也就是说，标底实际上是业主愿意为工程支付的最低的，也是最合理的价格。总之，标底的准确编制，可以给承包商传递一个明确的信息，迫使承包商投标时精打细算，严格控制，因为只有这样才能让报价落在合理范围内的较低水平上。
2.1.5、评标阶段
评标阶段，主要是业主对承包商报价的平衡性、施工技术方案以及投入人员、设备的综合审查过程。在招标过程中，承包商为了获得主动，往往会人为地采用压低报价的策略以获得投标先机，中标后再频繁采用高额索赔的方法，获得利润。同时，在编制报价时，承包商还可能对可能增加工程量的工程，采取提高单价的不平衡报价法。一般来说，承包商使用的不平衡报价法是为日后获取索赔创造条件，主要采取按工程量变化趋势调整单价的办法。该办法主要有二种实现途径，以预防索赔：
（1）由于工程设计深度或设计单位方面的疏忽，招标文件的工程量表中某处或几处的精确度可能不高。承包商在全面分析招标文件后，通过工程量复核，找出若干项预计实际工作量可能会出现增加情况的分项工程，并抬高此类工程的单价，同时压低其它已准确确定工程量的工程单价，以保持总报价的平衡。
（2）承包商通过对招标文件的研究，找出施工过程中可能出现的设计变更，对工程量可能有较大幅度变更的项目采取较高单价，以便在以后的索赔中得到更多的利益。同时，为了不使总报价过高，又对在施工过程中无望增加工程量或可能减少工程量的项目采取压低报价。
因此，在评标阶段，业主要详细审查各分标书，并与标底进行比较，将3个以上甚至是全部标书的单价列成表格进行横向比较。并通过比较，承包商不平衡的报价特别是严重不平衡的报价一般都能够被发现。业主进而可根据具体情况，或拒绝其不合理的投标并宣布其标书作废，或者要求承包商对那些问题单价作进一步的澄清，提供更为详细的单价分析计算书和细致的报价分解，以迫使其将这些报高的单价降下来，而减少后期的索赔隐患。
总而言之，在招标阶段，业主还应组织有丰富施工经营和合同管理经验、精通金融和财务管理的专业人员编制招标文件，结合各施工项目的特点进行深入分析研究，以积极的态度避免某些不必要的索赔，保证工程建设的顺利实施和保质保量的按期完成。
2.2、施工阶段索赔
在施工阶段，随着工程的不断进展，大量的人流、物流交织在一起，从中产生的索赔问题是具体的、琐碎的、大量的。同时由于整个工程进度不宜轻易阻止，有很多索赔问题的解决就显得刻不容缓。为提高业主方索赔预防能力，尽量减少各种索赔的产生，业主应认真分析引起索赔的原因引起索赔的原因是处理索赔的起点、落脚点和双方争论的焦点，必须本着以法律为基础、以合同为准则、以事实为依据的原则进行客观分析。以下本人从施工管理中导致施工索赔分析索赔诱因。
2.2.1、施工管理中的索赔诱因
施工管理中的索赔，主要是指由于业主代表（或工程师）的管理行为不当引起的索赔，业主代表是代表业主进行工作的，监理工程师是接受业主委托进行工作的。从施工合同的角度看，他们的不当行为给承包商造成的损失应当由业主承担。至于业主承担损失后，再如何与业主代表、监理工程师进行内部分担，则根据业主内部管理规定或监理委托合同决定。业主代表（或监理工程师）管理不当造成索赔的原因主要有：
（1）业主代表（或监理工程师）委派具体管理人员没有按合同程序、时间通知承包商。
（2）业主代表（或监理工程师）发出的指令、通知有误。
（3）业主代表（或监理工程师）未按合同规定及时向承包商提供指令、批准、图纸或未履行其他义务。
（4）业主代表（或监理工程师）对承包商的施工组织进行不合理干预。
（5）业主代表（或监理工程师）对承包商进行苛刻检查，影响工程进度，造成承包商损失。
以上原因可能会对施工造成影响，增加工程费用或产生停工、效率损失、延误工期，从而导致费用的、工期索赔。
2.3、施工阶段索赔预防措施
通过上述索赔产生原因的分析，业主方在索赔预防的管理工作中，只要目标明确、深入研究、细化分类、逐一解决，必定能取得良好的效果，从而减少索赔事件的发生。
业主为做好防索赔的工作，首先应从以下四个方面的加强管理：
2.3.1、保存完整的工程记录
业主方在处理施工索赔时所依据的材料，必须靠当时的工程记录。它包括业主代表工程记录和监理工程师工程记录两部分。虽然承包商在提交索赔报告时，要附上证明材料，但并非所有材料当时都经过业主代表及监理工程师的审查同意，如在索赔中常用到的用工、用料及设备使用记录等，这些资料可能是由承包商单方面提供的。如果业主代表或监理工程师不能同进保存自己的记录，将来会无法反驳承包商所提供证据中虚假的成分。管理工作中的依据是当时的工程实际情况，如业主想利用非关键线路上的时差进行工程进度调整，必须分析在变更前该线路上的时差是否已经被占用。因此，保存完整、全面的工程记录是相当重要的。
2.3.2、充分发挥监理工程师的作用
监理工程师受业主委托，其主要任务是协助业主对建设工程项目的质量、进度、投资等三大目标进行管理和控制，其主要作用体现在与业主一起参与对承包商的管理。同时，监理工程师在很多时候又充当独立的第三方，对于协调和解决业主与承包商之间的矛盾和冲突，增进业主与承包商之间的沟通、 了解，直到重要作用。因为建设工程的项目管理是专业性很强的工作，业主没有能力也没有足够的精力参与具体的项目施工技术管理。业主作为投资主体，他的最终目的就是以合理的投资在最短时间内获得满足其使用需求的建筑物。至于如何确保投资、进度、质量三大目标的实现，就应该充分发挥监理工程师的作用，最大限度地调动监理工程师的积极性。
3、结语
通过业主在索赔管理中，对招标阶段、施工阶段及监理工程师协调等方面分析索赔原因，及采取有效相应措施，从而让项目业主了解和掌握索赔管理在近年来工程管理中起到重要作用，明确做好索赔管理工作，可以避免合同纠纷，使工程项目能够按照计划的时间保质保量建成，这对项目业主来说无疑是宝贵经验！
参考文献：
1、《国际工程合同与合同管理》何伯森.北京:中国建筑工业出版社，1999
2、《FIDIC合同条件下的索赔与反索赔》王顺洪.施工技术，1999年11月第28卷第11期
3、《加强合同管理是工程索赔的基础》杨树泉.黄玉兰.经济技术协作信息，2002(8)
4、《浅析工程建设中的索赔》管津静.建筑市场与招标投标，2002年第1期
5、《浅议业主如何防范工程索赔的问题》李俭.工程建设与设计，2001年第1期。
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