建设项目设备采购风险管理
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摘要：随着国民经济的快速发展及我国对提升科研能力的重视，每年对科研院所能力建设和技术改造项目投入不断加大, 项目中设备采购规模及种类大幅度增长。在采购过程中，由于未能实现预期采购目标的采购风险客观存在于采购工作的各个环节。分析这些风险形成的成因，采取规范多样的采购方式，加强建设项目采购风险的控制与管理，增强采购风险对策控制的能力，对确保项目的顺利完成具有重要意义。
关键词：建设项目；设备采购；风险；管理
一、采购风险成因分析
建设项目设备采购风险是指采购过程中由于采购管理团队因管理缺陷、运作失当及外部事件冲击等不确定性因素导致采购的实际结果与预期目标发生偏离而造成直接或间接损失的可能，包括人为风险、经济风险和自然风险。采购风险客观存在于采购工作的各个环节，它产生的因素多种多样，具体说来，如采购预测不准导致设备难以满足建设项目要求或超出预算、供应商供货不及时、提供货物不符合合同要求、供应商之间存在不诚实甚至违法行为等。
二、采购风险的分类
根据多年项目采购业务方面的学习和实践，我们认为建设项目设备采购风险主要分为七类：
（1）增大开支的风险
由于建设项目周期长，时间跨度大, 建设单位在项目立项时难以准确预见未来设备购买情况，所做的采购计划不准确或不科学，到实际执行中可能出现较大出入, 造成所需采购设备过时或预算超支而需对原采购计划进行调整，但由于原材料价格可能因政治、金融等诸多因素的影响而波动，导致所购设备价格上涨，最终使采购支出比预期的采购支出有所增加，所以采购面临着增支的风险，这不利于采购合同管理，也不利于项目总投资的控制管理。
(2)供应商延期交货的风险
由于供应商在生产要素的组织管理等方面存在不足或决策失误，使交货日期迟于采购合同所要求的日期，从而使建设单位不能按项目进度及时采购到所需设备，给采购带来延期交货的风险。
（3）采购质量不符合要求的风险
建设单位购到的设备质量差，将直接影响建设项目完成的质量。供应商由于自身生产能力的局限或是为了追求自身利益的最大化而不择手段偷工减料以次充好所提供的设备达不到采购合同要求给采购带来的风险。
（4）采购中的道德风险
采购人员有可能和供应商之间可能存在舞弊行为。采购人员为了个人私利，可能会与某一供应商合谋，利用自己手中的权利，使该供应商在竞标过程中处于优势地位，破坏采购所奉行的“公开、公正、公平”准则，给采购带来极大的道德风险。
（5）合同风险
合同风险是指建设单位采购人员在签订合同过程中，由于对合同条款考虑不周，或供应商违反合同条款，给建设单位造成经济损失。签订合同是建设项目采购活动的重要环节。如果采购人员不了解合同法的有关规定和国内、国际贸易的有关知识，就可能签订不完善的合同，被对方钻空子，使建设单位蒙受损失。
(6)采购围标、串标风险
围标是指多个投标厂商自行或在某一厂商的组织下，投同一个标，协商谁投低标，谁投高标，谁中标。串标是指两个或两个以上投标单位虽然分别单独投标，但不管谁中标，都联合完成合同任务，利益共享。围标和串标各有不同的表现形式。这种不正当竞争是通过不正当手段，排挤其他竞争者，以达到使某个利益相关者中标，从而谋取利益的目的。
（7）预付款风险
建设单位根据合同规定预先付给供货方的款项，这种方式潜在风险较大，容易出现不交货或交货不及时质量问题较多等情况。在实际工作中，有可能发生使用部门因设备安装场地未落实或不符合合同规定的安装、环境条件以及人员变动等情况，使设备到货后，不能及时进行安装验收，但按照合同时间约定,只能付款,导致货物退换主动权丧失。
三、采购风险防范
如何防范建设项目设备采购风险，科学、合理规避和降低设备采购风险，实现采购预期目标，促进建设项目的顺利完成，我们认为应做好以下九方面的工作：
1、明确采购目的
采购管理团队在认识上必须明确采购的设备是建设项目所需的，这就要求采购人员在采购过程中不应一味追求采购价格最低化，不应把节约资金作为采购的首要和唯一目标，而应对所要采购的设备的质量和效用进行通盘考虑，在为建设项目节约采购资金的同时，保证设备采购的质量。
2、重视采购预算，做好采购计划
建设单位要加强对预算和计划的审核，注重合理性，综合考虑大型、精密、通用性强的设备购置与使用，要对设备需求做出长期规划和中、短期的计划，防止出现重复建设。在制定采购计划时，为避免采购失误，达到资金使用效益最大化，应注意如下几个问题：(1)厂商参与制定采购计划：在某些较为复杂和专业的采购项目上，如设备工程和系统集成等一些新兴领域，在设计初期，可选择一些厂商参与项目计划的制定，借助厂商的专业知识来达到避免采购失误的风险。（2）对工艺设备特别是大型、精密进口工艺设备的采购，其技术指标体系往往比较复杂，要根据实际需要进行广泛的市场调查和综合比较，制定出既符合使用需要又具有技术前瞻性的技术指标体系。(3)形成批量，统一采购。在时间和操作方便的基础上，尽量形成批量计划采购，以获得更高的资金效益。
3、建立供应商资格审查制度
采购设备时要慎重选择供应商，重视供应商的筛选和评级。在订立设备采购合同之前，有必要对拟采购设备和潜在供应商进行必要的考察分析和筛选，对参加投标的所有供应商进行资格审查，包括资格预审、资格复审、资格后审，以便在采购初期把由供应商方面的不确定所带来的风险降到最低。在采购前对不了解的产品和供应商进行考察十分必要，特别要注意了解供应商所采取的营销方式和销售体系架构以及该产品的市场销售及信誉情况，这样做不仅可以增加对产品的性能、质量、供应商综合实力等方面的了解，便于明确拟采购产品的定位和技术要求，让质量、档次基本处于一个水平线的供应商参加投标；还可以货比三家，在采购工作中占据主动，避免被一时的虚假现象所蒙蔽，掉进“远期陷阱”，可在一定程度上规避采购风险。
4. 建立采购监督管理制度。其中建立和完善采购信息公开制度和程序公开制度至关重要。有关采购制度要共之于众，以便供应商及时了解；采购合同的条件要提前公布给有意向的供应商，便于供应商根据自己的情况及时做出是否参与的商业判断，或为参与竞争做好准备。加强采购信息管理，拓宽信息渠道，保持信息流顺畅，可以打破信息的局限性、地域性、不对称性等不公开因素，让更多的对采购感兴趣、满足采购要求的供应商参与到采购工作中来，也给采购人提供更多的选择机会。
5. 加强采购过程信息收集和整理工作。采购过程信息收集和整理工作主要包括三方面：一是评审专家针对采购文件中的问题，提出的合理化建议和修改意见；二是参加采购的人员根据实际工程需要提出的合理化建议；三是在采购文件中遗漏和忽视的问题。通过细心的收集和整理上述信息，进一步修改和完善采购要求，重新发给各投标人，以实现采购到性价比最优产品的目的。
6. 加强对采购业务人员的培训和教育。以人为本，加强采购人员的队伍建设，是防范和化解投资建设项目设备采购风险的基础。建设单位必须培养既懂招投标、合同、法律、市场调查，又懂设备等专业知识的复合型人才，不断增强法律观念，重视职业道德建设，做到依法办事，培养采购团队精神，增强建设单位内部的风险防范能力，从根本上杜绝采购风险。
7. 加强对设备采购全过程的监督
全过程的监督，是指从计划、审批、询价、招标、签约、验收、付款和领用等所有环节的监督。重点是对计划制定、签订合同、质量验收和付款四个关键控制点的监督，以保证不弄虚作假。全方位的监督，是指内控审计、财务审计、制度考核三管齐下。加强采购全过程监督跟踪和控制，发现问题及时采取措施处理，以降低采购风险。科学规范的采购机制，不仅可以降低建设单位的设备采购价格，提高建设项目设备采购质量，还可以保护采购人员和避免外部矛盾。
8. 选择好采购方式，做到事半功倍。采购方式一般有公开招标、邀请招标、单一来源采购、竞争性谈判和询价采购等方式。建设项目设备采购原则上应该以公开招标采购方式为主。但采购方式的选择更应该遵循实事求是、具体情况具体分析的原则，对于时间比较紧张、价格难以确定、编制的采购文件存在需要进一步明确而又暂时无法明确等情况，比较适合采用竞争性谈判的方式进行采购，这种采购方式比较灵活，在谈判的过程中可以进一步明确并完善我们的具体要求。采用竞争性谈判的采购方式可以弥补招标方式的缺陷和不足，可以解决因设备品目的繁杂性、技术的复杂性、设计的不够充分性、价格的多样性、时间的不确定性等原因造成的紧急采购需求，满足采购人不同的采购要求，提高采购工作效率，规避采购风险，提高财政资金的使用效益。
9. 注意合同的签定技巧
严格审查订货合同，尽量完善合同条款，在合同签订中，尽可能将风险转移至厂商一方，采取先到货验收后付款的方式；如果项目金额较大，时间较长，需分期付款的，要注意合理分配款项支付比例；进口设备要尽量选择无风险的支付方式和注意信用证支付条款的风险防范。合同签订要注意技术附件的细化到位，尤其是进口设备，更要细化到每一附件，不能以标配等字眼代替，另外还要严格控制合同变更。如需变更合同，必须通过招标代理公司和项目采购领导审核，与原供应商签订补充合同，特殊情况下，需重新采购。
三、结束语
通过以上分析可知，建设项目中的大部分采购风险可以通过规范的制度、采购控制以及采购技巧等加以防范和规避。建设单位要建立完善的风险控制体系, 规范招投标活动，充分运用管理手段加强采购过程跟踪、监督和控制，及时发现问题并采取应对措施, 降低采购风险，提高建设项目的经济效益和社会效益。
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