浅谈Excel的使用技巧
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作者: 万庆花
【摘要】Excel 是微软办公套装软件的一个重要的组成部分，它可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作，广泛地应用于管理、统计财经、金融等众多领域。本文介绍了如何应用Excel中的强大的数据处理和分析功能解决日常工作中遇到的难题，通过由浅入深的讲解，从而掌握一些Excel的特点和使用技巧。
【关键词】Excel；使用技巧；工作表
巧用定位选条件单元格。Excel表格中经常会有一些字段被赋予条件格式。如果对它们进行修改，那么首先得选中它们。可是，在工作表中，它们经常不是处于连续的位置。按住ctrl键逐列选取恐怕有点麻烦，其实，我们可以使用定位功能来迅速查找并选择它们。方法是点击“编辑-定位”菜单命令，在弹出的“定位”对话框中，选中“条件格式”单选项，此时，下方的“全部”和“相同”单选项成为可选。选择“相同”则所有赋予相同条件格式的单元格会被选中。自动调整小数点。如果你有一大批小于1的数字要录入到Excel工作表中，如果录入前先进行下面的设置，将会使你的输入速度成倍提高。单击“工具”菜单中的“选项”，然后单击“编辑”选项卡，选中“自动设置小数点”复选框，在“位数”微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数。在此，我们键入“2”单击“确定”按钮。完成之后，如果在工作表的某单元格中键入“4”，则在你按了回车键之后，该单元格的数字自动变为“0.04”。方便多了吧！此时如果你在单元格中键入的是“8888”，则在你结束输入之后，该单元格的数字自动变为“88.88”。让窗口这样固定。在Excel中编辑过长或过宽的Excel工作表时，需要向下或向右滚动屏幕，而顶端标题行或左端标题行也相应滚动，不能在屏幕上显示，这样我们搞不清要编辑的数据对应于标题的信息，可以先选定要锁定的标题，假如我们要将表格的顶端的第一行和左边第一列固定，那么单击B2单元格，然后单击“窗口”菜单的“拆分”命令，拆分完毕后再单击“冻结窗格”命令，即可完成标题的固定。
Excel玩“转置”。对于Excel工作表中的数据，有时需要将其进行行列转换，即将原来的列变为行，原来的行变为列。方法：选中要进行操作的单元格，点“复制”，然后确定需要“转置”操作的目标位置，单击菜单中的“编辑/选择性粘贴”，然后勾选“转置”，点“确定”即可。
让不同类型数据用不同颜色显示。在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示，大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示，低于1000元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置。一是打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”。二是按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件（大于等于1500，字体设置为“蓝色”；小于1000，字体设置为“棕色”）。三是设置完成后，按下“确定”按钮。看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。用“记忆式输入”。有时我们需要在一个工作表中的某一列输入相同数值，这时如果采用“记忆式输入”会帮你很大的忙。如在职称统计表中要多次输入“助理工程师”，当第一次输入后，第二次又要输入这些文字时，只需要编辑框中输入“助”字，Excel2000会用“助”字与这一列所有的内容相匹配，若“助”字与该列已有的录入项相符，则Excel2000会将剩下的“助理工程师”四字自动填入。按下列方法设置“记忆式输入”：选择“工具”中的“选项”命令，然后选择“选项”对话框中的“编辑”选项卡，选中其中的“记忆式键入”即可。
如何判断单元格里是否包含指定文本。假定对A1单元格进行判断有无“指定文本”，以下任一公式均可：=IF（COUNTIF（A1，“*” “&”指定文本“&” “*”）=1，“有”，“无”）=IF（ISERROR（FIND（“指定文本”，A1，1）)，“无”，“有”）。如何替换EXCEL中的通配符“?”和“*”。在EXECL中查找和替换时，?代表任意单个字符，*代表任意多个字符。如果要将工作表中的“?”和“*”替换成其他字符，就只能在查找框中输入~?~和~*~才能正确替换。另外如果要替换~本身，在查找框中要输入~~才行。Excel中实现表格标题分页打印。在Excel中，选择“文件/页面设置/工作表/打印标题/顶端标题行”，在其中输入顶端标题行所在位置，例如：前三行是该表格的需要每页重复的标题，则输入$1:$3或者A1：A3，则预览和打印时，每页将会显示和打印出标题。如果你还需要打印行号和列标，可以勾选“行号列标”。
至此，我们对Excel在日常工作中的应用有了大致的了解，掌握了一定的使用技巧，但这只是Excel强大的功能的冰山一角，我们只有不断的研究和实践，才能使它在不同的工作中被广泛的应用。
参考文献
[1]王伟．用Excel函数实现人事资料管理[J]．实验室科学．2008（2）
[2]张颖淳．计算机文化基础[J]．重庆大学出版社，2007
[3]李秀．计算机文化基础（第4版）[J]．清华大学出版社，2006
[4]刘景春．计算机文化基础[J]．机械工业出版社，2008
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