从财务的角度谈ERP环境中物资模块的设计与运行
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作者: 任永凌
【摘要】运用ERP系统建立物资管理模块，对物资管理实现全过程控制，从而达到利用现代化的ERP系统来提高管理层及企业职工的管理理念，降低企业的库存资金占有率和企业的成本。从财务人员的角度出发，对ERP环境中物资模块在权限控制、成本实时、数据采集、信息共享等方面的设计运行提出了建议。
【关键词】ERP；物资模块；设计运行
一、引言
企业资源计划（ERP）是借用一种新的管理模式来改造原企业旧的管理模式，以物流、生产、资金三大体系为主线，主动质量过程控制为辅助手段；集成供应商、客户等外部资源；以企业信息门户、工作流程管理为集成中心，共同构筑一个信息交流的综合平台，实现物流、信息流、资金流、责任流的四流统一，优化企业的集约化管理。ERP系统最主要的特点是业务的集成性和记账的实时性。ERP是一种可以提供跨地区、跨部门、甚至跨公司整合实时信息的企业管理信息系统。它在企业资源最优化配置的前提下，整合企业内部主要或所有的经营活动，包括财务会计、管理会计、生产计划及管理、物资管理、销售与分销等主要功能模块，以达到效率化经营的目标。ERP的物资管理模块以维护、技改工程、大修理工程、生产与非生产建筑物维修等物资需求为驱动，流程是从计划来源产生采购申请，审批后进行询价、定单生成、报价比选后，本企业对竞价合格的企业或商业合作伙伴进行回单通知，并可通过网络进行合同签订。采购物资到达后，仓库保管员、采购员一同进行接收、检验、入库等事物操作。保管员根据发票录入系统自动匹配采购单，验收入库单，如三方完全匹配，系统自动生成财务凭证到财务，财务根据实际入账处理。通过系统的应用使整个复杂的过程高效、简单、灵活。需求单位通过网络查询物资到货情况，对过各部门的层层审批传到物资部，物资部门的保管员根据网上的审批单进行付货。
二、设计科学的系统流程，实现购销存系统的职责分离和权限控制
不同的岗位职责分离和业务授权是内部控制的重要控制方法，在企业的物资模块中也要明确其岗位职责。在ERP环境下，企业会面临用户访问的问题和数据被破坏的风险。因此，企业物资模块应充分利用自身流程制约上的优势，建设科学合理的系统流程控制，以实现物资购销存业务的职责分离和权限控制。为保证数据的真实和安全，应根据企业的实际组织结构，设置不同的部门和角色，根据不同的角色，设置每个员工对物资模块的操作权限以及对信息的查询范围，这样ERP系统就能保证物资购销存的各个环节均由被授权或被批准的人员执行。如生产部门提交物资需求计划，按照相应的授权得到许可后，由物资部门签订合同，进行采购，验收合格后入库，再由提交计划的部门进行领用，月末，财务人员对物资的出入库情况进行稽核，稽核过后的数据不再变动。系统会自动记录操作的人员和操作时间，任何人无权更改。这样，充分实现了权责分离、权限控制，做到责任到人，有据可依。
三、建立完整的供应商台帐及评估体系，促进物资采购环节更加迅捷透明
建立完整的供应商台帐及评估体系，对提交的物资需求计划，根据配套供应商之间的分配比例和优先级，将需求物资分配给不同的供应商来供货。为了保证配套供应商能够准时供货，提前安排生产，可以将近期的物资需求、常用备件及库存状况的数据下载，发布给供应商，作为配套供应商安排生产的参考数据之一。供应商根据供货计划进行接收，并确认发货单执行。采购合同记录物资采购信息，并进行采购过程跟踪，相关人员可查询供应商供货计划的执行和在途情况，并可以将发货单与到货单进行匹配，作到提前预防和跟踪，确保在规定的时间得到需要的物资，保障生产。采购合同可以直接输入建立，也可以通过报价单或询价单带入相关信息建立，一个采购合同可以建立多条采购明细；支持对合同执行情况、到货情况、质量情况、付款情况、索赔情况等进行查询、统计与分析。企业可以将主要供应商每次供货的质量信息发布给对方。供应商可以随时查看与跟踪，并分析供货的质量情况。通过ERP系统中订单、到货、质量等数据，对供应商的供货准确性、及时性、退货率、质量等因素进行权重分析，综合评价各个供应商一年来的供货业绩，将评估的结果和改进意见及时发布给供应商，并反馈供应商的改进意见。月末，双方可以对每月的物资供应结算情况，往来帐余额，催款和付款等信息进行交流。企业根据催款信息可以合理地安排资金，供应商可以通过付款信息及时了解货款的预计收入情况。
四、实现资金占用及成本实时在线，使企业预算控制更准确全面
ERP系统为企业的预算管理提供了更加强大的技术支持：企业各业务部门的负责人可以随时看到它所应承担的各项费用情况，在会计期间的任何一天，都可以获得截至当时的利润情况表，并且与预算进行比较。成本分析的目的在于进一步加强成本的事前、事中控制，同时有助于盈亏平衡分析。成本核算关乎财务管理工作的成败。财务帐面上反映的物资成本是实际领用出库的物资成本，是期间数据，是历史数据。如果企业使用的是计划成本法，成本差异只有在月末才进行分摊。由于发票与货物到达时间的差异及物资部门到财务报账时间的延迟，使财务帐面上的数据必然与库存实际数据存在偏差。而且，已采购尚未领用的物资实际也占用了资金，也是企业的成本支出；再进一步，已签订了合同而尚未采购的物资也将占用企业的资金，是企业即将发生的成本；范围更扩大一点，还应包含那些已申请并批准了的计划。决策者在进行审批时这些都是要考虑的因素，财务自身的职能限制了它对这些数据的反映，不能达到企业资金占用及成本控制的实时在线。在ERP系统的支持下，企业各个部门实现了充分的信息共享。有别于传统财务管理，财务人员可以了解到采购、生产、库存、销售各个阶段的详细数据，因而，对于每一作业的进行，财务管理都应进行相应的反映，进行阶段的成本核算，提高成本数据的精细程度和准确性。物资模块应将管理费用、大修费用、技改费用及材料费用等各项主要费用进入系统进行计划、申请、审批，使用情况返回系统并更新各项计划执行情况，通过编制各种报表，建立各种数据来源关系，还原资金占用及成本支出的真实数据，使企业领导随时掌控企业各项资金、成本计划情况及使用情况，各资金使用人员能根据本部门的计划情况做出自我调整，也便于财务人员合理安排资金，将资金余额和成本费用控制在合理范围内。
五、多方位采集数据，强化分析功能
良好的库存管理是企业正常运作的基础之一。ERP环境下的物资模块，应多方位多角度的采集采购、销售、生产、财务等业务模块的数据，既能满足一般用户对库存物品的数量、库存成本和资金占用等情况，从级别，类别，货位，批次，单件，ABC分类等不同角度的查询，又能辅助决策解决企业深层次的相关问题，如呆滞物品分析和处理，根据盘点结果及时间进行库存调整及优化等。ERP环境下的物资模块应突出成本与库存、生产、财务等ERP功能模块的集成，对库存管理和生产过程的发生费用进行监控。通过对物资成本实时分析，关注这些成本在总成本中的重要程度，辅助发现生产与管理环节的不足，辅助决策改进措施。并且，与销售过程发生的费用和销售收入一起进行量本利分析，并得出诸如保本成本、保本价格、目标成本、目标价格等决策信息，指导以后的成本控制。通过对物资模块进行的财务分析，可满足企业领导对各部门各环节耗用物资情况查询的要求，对库存物资数量、金额、消耗及备用情况等的了解，并通过对应收款，应付款的决策分析，进一步提高从现金流量，资产负债，资金回收率等角度决策企业运营的科学化水平。
六、建立健全物资模块中各子系统的关联关系，满足不同需求
物资模块需通过分散在各个子系统有机集成和信息资源共享以实现对企业的动态控制，必须具有快速接收信息、处理信息和查询、检索信息服务的能力，以及快速响应信息需求变化、适应新的信息需求、易调整性与协同性的能力。企业可以通过采购管理、库存管理等子系统，及时对物资需求、采购、订货、库存和供应等各个环节中的业务进行及时处理，同时提高物资对设备检修的响应速度，节约检修时间，合理制定各类物资的储备定额，使库存占用的流动资金降低到更合理的水平，从而降低成本。可以通过建立关联关系将计划、合同、发票、入库单、出库单等连接起来。任何一件物资，都可通过超链接或其他方式追寻到它的申请计划，合同编号（如果将合同电子版存入系统，可直接调看合同文本），查看发票可看到它的采购日期、供应商、单价、采购数量及同一批采购的其他物资，还可看到它的领用日期、领用部门和领用人以及一段时期内该物资的耗用、库存情况，对该物资有详细的了解。财务人员在报销、付款时可随时调用合同，根据合同要求确定付款时间、付款金额及应扣质保金等；同时也有助于确定该物资的已预付款或应支付款情况。
七、加速信息流通与反馈，促进信息共享
在ERP环境下，企业实现了物流、信息流、资金流、价值流和业务流的有机集成，但是要实现信息传递的可靠性和一致性，就必须通过各个系统的接口对数据进行转化和互联。如生产部门提出请领计划，按照日常维护材料、运行材料、事故备件、技改技措等进行分类，物资部门采购后通知其领取。加强对物资质检、物资入库、物资转移、物资调整、物资盘点、重订货、物资出库/返库/预约出库的设置与管理，对于已填列领料单暂时未领取的物资应做特殊标识，以便于物资盘点时分清归属。物资部门将已办理完手续的单据提交财务报销，财务对已付款及挂账未付款的单据应及时反馈物资部门，并将供应商应付款、预付款的金额与时间提供给物资部门。对于货物已达发票尚未开具或手续未办理完善的应及时办理暂估入库。对于发生的运费、杂费等，系统能够自动在相应的物资成本中进行分摊。为避免人工失误，应在入库单与发票之间建立强制勾稽关系。物资供应系统并不是完全独立的，必须与其他系统共同合作，因此也面临与其他系统的接口问题，而不同系统之间的接口是一个重要的风险区域，会产生新的内部控制问题，必须完善信息的勾稽、反馈、共享，如通过定义业务处理相关的会计核算科目与核算方式，实现在业务处理发生的同时自动生成会计核算分录，保证资金流于物流的同步记录和数据的一致性。
八、提供自动提醒与报警，完善监控职能
物资模块在业务超出授权范围、库存出现负数或超过最低/高限制、无计划采购等情况时应予提醒。如企业采用加权平均法，在加权价格与实际价格存在较大差异时；如企业采用实际价格，在每次价格变动时，应予提醒。对存在价格非正常频繁变动等情况时，系统会自动向相关人员发出警报，得到认可后，才能取消，这样可实现物资购销存过程中的自动监督管理，避免在业务处理过程中发生人为失误，提高信息的可靠性。
九、结论
ERP能在物资收、发、转各个环节设置关口，实现财务的透明化管理。ERP系统使得数据在上述单据中关联，增强可跟踪性和可回溯性，并最终使得财务、物资、项目部门信息资源的共享，最终实现“最少库存资金占用，最大生产保障”，这也是企业物资管理部门和财务等相关部门面临的挑战。纵观国内应用比较成功的ERP系统，在物资模块实施投入上，以物资部门负责人直接负责项目的实施，以体现这是一个管理系统，而不是一个IT系统。通过组织结构调整，实现“责、权、利”的统一，并在MIS/SIS系统中具体落实；配合相应的管理制度，提升了公司的物资管理水平，提高了工作效率，使各项工作走向规范化，保障安全生产。
参 考 文 献
[1]汪家常．基于MES的实时成本控制模式研究[J]．财务与会计．2006（1）
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