构建服务民生电子档案系统提升档案信息服务工作质量性

来源:用户上传      作者: 师永伟 刘延平

　　近年来，山东省威海市工商局充分发挥登记注册职能作用，围绕“民生”和“科技”两个立足点，以服务民生为目标，以科技提升为手段，努力构建了“服务民生电子档案系统”，将图片信息、移动电话、网络视频等多媒体介质有效融入企业档案，进一步提升了档案信息服务社会的工作质量和效率，有力地促进了整体社会经济科学发展。
　　
　　一、健全四项机制，构建服务民生电子档案系统框架
　　
　　(一)电子设备管控机制。全系统先后投入资金380多万元，购置了档案密集架、计算机、扫描仪、激光打印机、触摸屏、光盘刻录机等硬件设施，依托0A办公局域网建立起全市企业档案数据库，实现了市局与各分(市)局档案管理部门之间原始档案信息共享。同时，积极引进并应用档案管理软件，通过内部分类运作与终端操作程序优化，有效地将工商企业档案管理数据库与电子处理系统相融合，实现了档案信息自动记录、自动提档、逐级查阅等多项功能，为全面构建民生档案电子服务系统打下了坚实基础。
　　
　　(二)运作流程规范机制。为加大各个环节的管控力度，确保电子档案服务系统顺利推行，针对可能出现数据质量问题的环节制定了《企业档案中心管理办法》、《档案库房管理制度》、《企业登记材料移交接收制度》、《企业档案修改登记制度》、《企业档案定期录入制度》、《电子档案系统维护制度》等12项规章制度，分别对系统日常管理与维护、原始数据录入、岗位调整交接等流程进行了明确规定，坚持定岗、定员、定责的“三定”原则，严把档案数据的各道关口，有效地规范了运作流程。同时，借助档案软件的权限等级特点，将注册局、办公室、人事政工科等6个相关科室确定为档案联合管理部门，并授予不同层次的管理权限，形成了全系统共同参与的电子档案管控大格局。
　　
　　(三)人才长效培育机制。一是建立内部交流制度。每季度组织召开一次档案管理工作经验交流会议，由市局档案管理人员、各分局分管领导及档案直接管理人员参加，全面总结交流档案管理工作中的先进做法和存在的问题，结合实际进行推广或加以改进。二是建立外出学习制度。采取请进来、走出去的方式培训档案人员与市档案局建立长期联系制度，每年定期邀请市档案局的专业人员来机关指导档案的立卷、归档具体业务。定期组织档案管理人员到省内外兄弟单位进行观摩学习，学习他们的先进经验，使电子档案的整理、分类、立卷、归档工作更加科学化和规范化。三是建立岗前培训制度。要求各单位档案岗位工作人员上岗前必须接受为期一周的岗前培训。由市局专职档案管理人员以“挂岗培训”的方式，进行“一对一”实践模拟练习。确保档案岗位工作“零差错”。
　　
　　(四)监督责任跟踪机制。制定了《档案电子服务系统责任追究办法》，各科室、分局、工商所都配备了政治素质高、工作责任心强的兼职档案质量监督员，市局成立了由分管局长牵头的档案工作督导小组。监督员负责对本单位的档案数据录入、查询服务等工作进行督导，对可能存在的数据差错、违规操作等问题及时发现并予以纠正，并与档案直接管理人员对档案工作风险承担连带责任。市局督导小组负责定期组织基层档案工作督查活动，采取逐个巡查或随机抽查的方式，对基层单位档案电子服务系统管理工作进行检查，根据检查结果评出“十佳档案工作先进单位”，纳入基层年度考核责任制范围。
　　
　　二、突出三大功能，推进服务民生电子档案系统建设
　　
　　(一)提供异地主体查询服务。借助电子档案服务系统网络外延的广泛性，充分发挥机关档案信息拷贝、流动自由的特点，积极开展了企业档案外地主体查询服务项目。外地经济主体需要对威海企业档案信息进行查询时，可以通过电话提前预约并以传真方式提供合法证件，档案查询窗口服务人员核实证件内容后，根据预约主体要求打印相关企业的档案信息，加盖有效印章并以传真形式反馈给外地查询主体。这一服务项目的开设，有效地提升了企业档案查询服务效能，节约了外地经济主体的查询费用，为市场交易、合同签订、法律纠纷处置等多种重大场合提供了权威的凭证，间接地遏制了虚假交易、合同欺诈等行为的发生。
　　
　　(二)实现多媒体光盘集成效果。随着科技的发展与进步，企业档案存贮方式也逐渐由单一的文字材料向图片、录像等多媒体方式转变，多媒体档案的出现给档案摘录、拷贝和携带工作造成了较大困难。针对这一情况，借助民生档案电子服务系统数据自动生成软件，市局推行了企业档案信息多媒体光盘集成提供模式，将查询企业的档案录像、图片、文料材料经过有机组合，生成融多种格式为一体的，DVD集成光盘，有效地解决了档案材料的拷录和携带难题，同时为查询主体提供了更加立体、直观的凭证档案材料。目前，由威海市工商局提供的企业档案“集成光盘”4300多个，广泛地应用于企业银行贷款、合同签订、司法机关取证等方面，受到了社会各界档案利用主体的充分肯定与好评。
　　
　　(三)提升政务统计数据质量。工商作为企业、个体户唯一的登记注册部门，每年向市政府、社会群体提供诸多统计数据，部分数据成为相关部门和社会群体作出工作计划和决策的重要依据。民生档案电子服务系统的建立与运用，进一步提升了相关数据的统计效率，使统计工作实现了由单项逐个统计向整体自动生成转变，由多名人员分工负责型向单人软件操作型转变，由简单数据相加型向精深比例预测型转变。同时，有效地提升了统计工作效率和统计数据的准确度。该系统推行以来，威海市工商局向社会提供的各类统计数据1-2万多次，未出现一次数据差错。
　　
　　三、做好四个结合，彰显服务民生电子档案系统成效
　　
　　(一)与企业信用体系建设相结合。进一步加大档案信息资源的开发力度，充分发挥工商职能作用，结合市场主体诚信建设工作的开展，将“经济户口”动态监管内容纳入企业登记的基本信息范围，如股东情况、企业违法违纪情况、企业年检信息、企业资产被司法机关查封、冻结记录、外资企业资本投入进度等等。内容的充实进一步提高了电子档案的利用价值，加快了档案社会化服务进程。
　　
　　(二)与高科技大众传媒相结合。积极联合移动、联通、网通公司，在文登市工商局试点开通了企业档案信息电话查询系统，企业会员用户通过拨打160315,可以查询企业的基本登记信息，包括企业名称、注册号、负责人、联系电话、经营地址、注册资本(金)、经营范围、成立日期、注销日期、吊销日期等。系统运行以来，共提供档案信息查询服务1350人次，查询服务效率得到明显提升。下一步，将与移动、联通公司深入协调，签订建设工商信息网短信系统协议，届时所有手机用户将可利用短信形式查询企业的简要登记事项信息。
　　
　　(三)与服务经济主体发展相结合。针对各大银行延期欠款问题，威海市政府成立了债务清欠办公室。紧紧围绕市政府清查欠款工作，配合相关部门提供各种档案信息服务5435人次，查询企业多达4097户次。针对威海市档案部门开展的民生档案建设活动，充分发挥注册登记档案信息优势，指派专门人员靠上服务，详细提供企业登记管理信息，全面推进了威海市民生档案服务工作。同时，为了满足社会各界对企业信息的需求，以进驻市政府行政审批中心为契机，将数字化档案室搬进了行政审批大厅，为企业和有关部门提供信息服务带来了很大的便利。
　　
　　(四)与工商日常监管执法相结合。丰富监管方式，提高监管效能。在日常监管工作中，执法人员通过认真研究民生档案电子服务系统，对业户年检、出资、经营范围、日常经营等情况进行详细查阅，对重点行业如食品安全和涉及安全生产的经营户进行重点监管，从中寻找执法监管突破口，做到在档案中找案源。发挥档案效用，节约执法成本。工商所将民生档案电子服务系统作为记录辖区经营业户的固定载体，使执法监管人员在短时间内就能通过记载了解到辖区内业户的基本情况，从而节约监管时间和成本。特别是在目前工商所监管区域扩大、执法力量相对不足，以及基层执法人员岗位变动比较大的情况下，档案工作的重要性日益凸显。
　　
　　责任编辑：王琳

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