规范科技型种子公司仓库管理初探
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作者: 龚正越
[摘 要]在市场经济条件下,仓库不仅是存储商品的场所,更是承担商品分类、挑选、整理、加工、包装、提供信息,成为集商流、物流、信息流为一体的商品配送中心、流通中心。仓库是公司的金库,是公司的生命,关系到公司的生死存亡。因此,为了真实地反映公司种子在市场上的占有力、竞争力及财务状况,提高公司管理水平,降低成本,达到目标利润最大化,规范公司仓库管理尤为重要。
[关键词]规范 仓库 管理 初探
日新月异的发展速度,要求我们以审慎的眼光跟上时代的步伐。现在是一个高度发展的经济时代,公司的生存不仅关系着员工的生存发展,也关系到社会的稳定和谐。对于种子公司这样一个特殊行业来说,种子是一种特殊的商品,仓库是公司的金库,是公司的生命,关系到公司的生死存亡。因此,亟待需要一个规范化的体制来进行种子仓库管理。重点体现在提高仓库技术人员管理水平和行使仓库各个环节的管理。
一、提高技术人员管理水平
仓库在整个运作过程中需要一个规范的管理制度。仓库实存物资的进销存,要做到账实相符、账帐相符。若管理不善将会给公司造成严重的损失。如仓库实存物资与财务账上的物资、种子对账不一致,其主要原因是仓库管理人员未按仓库管理规定随意发货,造成单位物资短少,损害公司利益。因此,对于公司来说,首先要从规范仓库技术人员的管理入手。
1.对仓库管理人员进行培训。对仓管人员进行必要的业务和技能培训,让仓库管理员掌握必备的基本理论知识和登账要求,掌握红字、蓝字入库单、发货单、退货单、收料单、领料单及各联次表示的内容,熟悉单位的工作流程,让仓库管理人员从思想上、意识上、行动上自觉遵守公司规章制度,树立仓库管理人员的集体意识和责任感。
2.培训仓管人员熟练掌握财务软件信息管理系统来加强库存管理与控制能力,对贯穿公司产供销各个环节的供应链进行合理、科学的整合,创建高度共享的数据平台对远程数据进行安全、高效的传递和处理,为决策者提供有效的预测、控制和分析依据,要求仓库管理人员树立市场观念,思想上要强化改革开放意识,作风上要树立雷厉风行意识,精神上要树立艰苦创立意识,用现代企业管理制度规范每一个作业环节、程序和责任人。
二、加强仓库各个环节管理
(一)入库管理
1.仓库管理人员办理合格物资、种子入库时,必须凭送货人、经办人、检验员签字[三进]的《货运单》查点物资、种子的类别、品名、数量、规格、产地、供货商等核对无误后并进行现场抽样才能办理入库手续。
2.入库单一式四联,一联存根,一联仓管入账,其他二联分别送交财务、采购部门入账。
3.拒绝手续不齐全的物资种子入库。
4.如发现物资、种子数量、质量、产地、规格等不全或不符时,不得办理入库手续。未经办理入库手续的物资一律作待检物资处理放在“待检区域内”;经检验不合格的物资、种子一律退回,放在“暂放区域”,同时必须在短期内通知经办人员、送货人、供应商负责处理。
5.仓库管理人员负责仓储安全管理,详实记录种子的品种、数量、质量,安排贴标、定包、发货、调货、退货核验等工作。
(二)出库管理
1.各类物资、种子发出加工时,原则上采用先进先出法;开具的加工领料单经分管领导签字同意,并办理相关手续后方可领料加工。
2.种子是一种特殊的商品,受海拨、气候、温度、水源、栽培技术、生育期等影响很大,若销售区域不合适将造成种植农户绝收,给公司、供货商带来巨大的损失和风险,对社会的稳定和谐不利。因此,种子销售发出时,仓管管理人员必须认真核对发货单是有检验员签字(对质量负责),销售部门负责人签字(对销售适应区域严格把关),代销户(核对品种、数量无误)签字[三出],出纳收款签字盖章的《发货单》,认真核验品名、数量、质量、规格、型号、产地、发货仓库等准确无误后才能发货;同时逐一登记清楚每位代销户各品种的发货批次、编码,为营销提供品种是否窜货的依据,提高公司自有品牌的市场管控能力。
(三)退货管理
1.最大限度减少退货数量及成本。因种子受季节性影响很强,凡是超过播种季节客户未销售完的种子公司要给客户冷藏或退货,并在下一个播种季节由检验员检验合格后才能换包装销售;退货会产生一系列费用:物流费、上下车费、贴标费、换包费、检验费、损耗费、人员费等,由于退回的种子数量小、品种繁多、处理业务复杂,故必须加以严格控制:一是分析退货的原因,一般情况下,只要营销人员掌握本公司种子代销点的销售状况及终端农户对种子的需求情况,作出短期的销售预测,调整公司的配货、发货数量和种类就能从根本上解决减少退货数量,降低退货成本。二是要从根本上减少退货数量及成本,公司必须改变营销绩效评价制度,不以营销的销售额作为奖惩的依据,以营销人员开发市场网络、全年实销量、销售额及售后服务等的满意程度作为激励的标准,这样才能有效降低退货数量、成本,提高经营效率。三是在制度上明确划分产生退货的责任,按公司规定进行退种,根据客户的销售实力有计划配货、放种、发货、调货等。
2.退货工作要公平、公正、公开。为了下一年度市场价格、包装、品种的统一,保证公司经营品种的质量,对于公司规定的不退货种子、超过公司规定比例退货的种子建议公司全部退货,公司除承担一部份退货损失外,代销户每公斤交公司适当的服务管理费用;财务每年给代销户结算清楚。这样的处理方式能真实地反映公司品牌种子市场占有力、财务状况、营销业绩,能准确地核算公司的库存情况、分析公司管理中存在的问题,为公司管理者提供生产、销售的决策依据;公司对客户销售不完的种子全部采取了办理退货,公司虽然目前暂时遭受点损失,但从公司长远的发展和利益来看可以提升公司的品牌信誉,使公司向着良性循环的方向发展。
3.暂存形式带来的弊端。对于公司规定的不退货、超过公司规定比例不退货的种子采取暂存的方式处理有以下弊端:一是提前确认公司收入,不符合《会计法》的规定;二是增大公司所得税费用;三是掩盖了公司管理中存在的问题,虽然公司眼前暂时得到小的利益,但会使公司向着恶性循环的方向发展,给公司造成潜在的风险,不利于公司的发展;四是不能真实的考核营销人员的经营业绩、各代销户的销售能力、公司种子在市场上的占有力;五是造成财务部门对公司的仓库库存物质失去了监控,账实不符、财务信息失真,误导管理层作出错误决策,导致公司盲目生产、采购形成积压,造成营销人员作出错误的市场管理方案,不利于公司的长远发展和树立公司品牌信誉。
(四)账簿及仓库日常管理
1.仓库保管员必须合理设置各类品种、物资的明细台账。原材料仓库(种子袋、编织袋、包衣剂、内、外标签等)必须根据实际情况和各类原材料的性质、用途、类型分门别类建立相应的明细台账;半成品(裸种)、成品(小包装种子)应按照类型及规格型号设立明细账;合格种(新种、陈种)、不达标种(新种、陈种)等应分别建账反映。
2.仓库账簿、盘点表、入库单、发货单、退货单、领料单、收料单等档案按时装订并进行分类归档。
3.严格按仓库管理规程进行日常操作,仓库保管员对当日发生的业务必须及时逐笔录入《仓库出入库日报表》,做到日清日结,确保物资、种子进出及结存数据的正确无误。
4.做好各类物资、种子的日常核查工作,仓库保管员必须配合财务人员定期或不定期对各类库存物资、种子进行清查盘点,并做到账、实相符,库存物资清查盘点中发现问题和差错,应及时查明原因,如属正常短缺或需作报废处理的,必须按审批程序经审核批准后方可进行处理。
5.仓库保管员必须定期进行各类存货的分类整理,对存放期限较长的种子通知检验员定期抽检,不达标的要编制报表报送公司负责人及财务部,由公司负责人按审批程序经领导审核批准后才可进行处理。
6.仓库管理人员必须做到防火、防盗、防鼠、防虫、防潮、防漏、防霉变等“七防”工作,库内严禁吸烟,严禁提货人员及闲杂人员进入仓库,做好库存保密工作,各类种子、物资有序堆垛存放,保证库房通风、干燥。下班后检查库内所有电源、门窗,确保库存种子的质量和数量安全。
国以人为本,民以食为天。在这样一个特殊行业的特殊环节中,小小的种子生命力极强,但也很脆弱;种子库存管理中任何一个环节出问题,都将给公司带来灭顶之灾;“三进”与“三出”管理体系可以达到内部牵制,规范管理,能最大限度实现公司、职工、股东的利益,最终实现服务三农、服务社会、成就自我。
参考文献:
[1]《新企业会计准则及相关制度》东方出版社 2006年9月
[2]《高级会计实务》中国财经出版社 2009年6月
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