建立预警机制 强化应收账款事前管理
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作者: 解延丽
[摘要] 针对工程机械行业企业应收账款居高不下的通病，提出了事前管理的措施，并通过建立预警机制，取得了不错的效果，对其它工业企业具有一定的借鉴作用。
[关键词] 应收账款 管理 预警机制
回顾过去的几年，我国工程机械行业取得了长足的进步，但同时也暴露出诸多问题，应收账款居高不下就是其中之一。企业应收账款产生的根本原因主要还是企业自身存在的问题。主要包括两个方面，一是产品在市场竞争中缺乏很强的竞争力，二是从管理上来说，企业为了保持销售规模和市场占有率的持续增长，采用所谓“灵活的”付款方式，同时企业对应收账款缺乏有效的管理和清收。应收账款积累过多，会影响企业的财务状况和正常经营，单纯的事后催收和控制远不能解决问题，同时催收和控制本身也给企业带来诸如增加费用、丧失市场、内部失衡等新的麻烦，因此应收账款管理更应强调事前控制。
一、应收账款事前管理
事前控制突出的是预防，集中体现在健全机制和制度约束两个方面。
1.加强客户信用档案管理，建立客户动态资源管理系统。动态监督客户尤其是核心客户，了解客户的资信情况，给客户建立资信档案并根据收集的信息进行动态管理也就是客户的动态资源管理。调查的渠道一般包括:销售部门业务员掌握的客户资料、管理人员的实地考察、客户的其他供应商的调查情况、网络数据和其他公开的信息渠道。调查的内容主要有:客户的品质、能力、资本、抵押和条件，客户与企业往来的历史记录，客户的规模、财务状况、发展前景、行业的风险程度等等。定期对客户进行经营能力与绩效考评，并依此对客户进行信用等级评估，对不同信用等级的客户实施不同的信用政策。(1)对资信差的客户一律现款交易。(2)对资信一般或资信较好但尚未进一步证实的客户，在现款交易不被接受的情况下可以采用承兑汇票结算方式。(3)对资信好、实力强、有前景的客户可以采用分期付款和赊销的方式，但在付款期限和累计金额上应有明确规定，并应坚持清旧款、发新货的原则。(4)无论何种客户，当其提前付款或现金交易时，可考虑给予信用优惠如现金折扣等，以鼓励客户及时付款。
2.加强合同管理。从应收账款事前控制的角度看，合同管理应该强调以下几项重要内容。(1)公司除现金收入之外的供货业务都应签订合同。(2)公司主要的供货业务应使用统一的合同范本。(3)公司对外签订的销售合同的要素必须齐全且符合法律规定，特别是付款形式、账期和延期付款的具体违约责任等应清楚、准确地记载于合同条款。(4)公司对外签订的销售合同的传递、保管必须有明确的程序要求，确保快捷和安全。(5)公司对外签订的销售合同的执行、跟踪和检查要有明确的制度规定，以防止帐期延长和客户赊销突破额度。
3.搞好应收账款的计划管理。(1)计划的严谨、科学。计划的严谨是指在计划指标的设定上要充分论证、分解。以应收帐款年末计划余额为例，这一指标必须层层分解到各经营单位，必要时应分解到业务大类乃至品种。作为时点性指标，还应该辅以阶段性指标计划，否则，秋后算帐可能无济于事。(2)计划的权威、严肃。计划的严肃主要表现在计划的考核上。没有明确和量化的考核办法，计划的执行就缺乏激励因素，其效果无疑会大打折扣。(3)责任，不变的主题。销售人员是应收帐款的直接责任人，公司对销售人员考核的最终焦点是收现指标，把销售人员的收入与货款回收直接挂钩。
4.制定合理的激励政策及销售回款责任制。企业在制定营销政策时，要将产品销售和资金回笼结合起来，把销售回款率作为考核销售人员的一项重要指标，并与其工资、奖金、旅差费挂钩，制订合理的应收账款奖罚条例，使应收账款处在合理、安全的范围之内。凡因自身原因导致货款被拖欠的，要视情节轻重追究有关人员的责任，对人为造成的呆死账，要有明确的赔偿制度，损失重大的，依法追究刑事责任。企业在制定收账政策时，要在增加收账费用与减少坏账损失、减少应收账款机会成本之间进行比较、权衡，以前者小于后者为基本目标，掌握好宽严界限，拟定可取的收账计划。企业对各种不同逾期账款的催收方式，即收账政策是不同的。对逾期较短的顾客，不过多地打扰，以免将来失去这一市场;对逾期较长的顾客，频繁地信件催款并电话催询;对逾期很长的顾客，可在催款时措辞严厉，必要时提请有关部门仲裁或提请诉讼等，积极运用法律手段加大追索债务的力度。催收账款要发生费用，某些催款发生的费用还会很高（如诉讼费）。一般来说，收账的花费越大，收账措施越有力，可收回的账款应越大，坏账损失也就越小。因此制定收账政策，要在收账费用和所减少坏账损失之间做出权衡。
二、建立预警机制
1.最高赊销额。对主要客户分别设定最高赊销金额，超过这一额度不能发货，对事实上高于设定最高赊销额的客户坚持每月的收款大于供货，逐步压缩到最高赊销额以内。
2.最长赊销期。在设定最高赊销额的同时，设定最长的欠款期限，由业务人员在到期前跟单催收，如到期未收回欠款，则立即停止供货，组织追款。作为系统的方法,对预警机制尚需进行以下的完善工作:根据公司业务和销售特点,规定每半年或一年对各客户的应收账款预警指标进行修订,通常以适量减少赊销额的缩短赊销期为主。(1)增设应收账款总量预警指标。总量预警指标即对公司应收账款总额设定一个最高限额，不得突破。(2)确立预警指标报告制度,包括常规报告和紧急报告。常规报告按季度进行,当某一客户突破或面临突破预警指标时,应紧急报告以采取措施;当总量预警指标突破或面临突破时,也要紧急报告。预警指标报告制度应明确规定报告责任人和报告程序等要素。
通过预警机制的建立和以上应收帐款管理制度的实施，并辅以相应的奖惩措施，相关管理人员由不适应到适应，由被动执行到积极主动的查找漏洞，采取预防纠正措施等，取得了较好的效果，基本达到了预期目的。
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