信息时代背景下电子档案管理探讨
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[摘 要]近年来，信息技术和计算机技术在我国社会生产的各个领域中得到了广泛应用，我国已经正式迈入了信息时代。在信息时代，信息数据收集和分析对行业发展十分重要，因此，将信息技术用于数据分析和应用，已经成为人们日常生活和工作中必不可少的内容。目前，我国信息技术的普及和应用已经对我国很多行业产生了深远影响，其中，档案管理工作受到了很大影响，电子档案已经逐渐取代了原始纸质档案。基于此，本文就信息时代电子档案管理工作进行探究，期望促进电子档案管理工作有效开展。
[关键词]信息时代;电子档案;管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.12.075
[中图分类号]G270.7;F426.61 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2019）12-0-02
0 引 言
目前，我国信息技术的飞速发展已经给人们的生活和工作带来了巨大冲击，尤其是随着信息时代来临，信息数据收集和分析已经越来越重要。在这种情况下，数据处理和应用模式已经逐渐被摒弃，在档案管理工作中，电子档案逐渐取代了原本的纸质档案，给档案应用和管理提供了极大便利。档案作为企事业发展的重要资料，其管理和应用会直接影响企业发展，尤其是电子档案本身的优势性，使企业在开展档案管理工作时，愈发倾向于电子档案管理工作，因此，相关部门必须对电子档案管理工作进行进一步研究。
1 信息时代开展电子档案管理的必要性
1.1 符合时代发展的需要
自我国进入21世纪以来，信息技术和计算机技术的发展速度就越来越快，在人们生活和工作中的应用愈发普遍，信息化已经成为我国社会发展的重要趋势，在这种情况下，企业在开展档案管理工作时就必须遵循时代发展的趋势，推动档案管理工作信息化，利用电子档案适应信息时代对档案管理工作的要求，提高档案管理工作的效率和水平，同时提高信息数据的收集效率和利用水平，使档案管理工作能够更好地满足信息时代的发展需要，提高档案的服务水平，给人们的工作带来更大的便利。
1.2 档案管理的重要性
档案管理工作是一项十分重要的工作，主要收集和记录档案信息，并进行分析，然后应用于企业决策发展和管理工作中，已经成为企事业管理工作的重要内容。正因如此，在信息时代，技术在各行各业中都得到了应用，需要将其与档案管理工作相结合，利用信息技术对档案管理工作进行综合改革，提高档案管理工作的信息化水平，促进档案管理工作在新时期的创新发展。
1.3 电子档案的应用优势
在我国的档案管理工作中，电子档案与传统档案相比，在管理和应用过程中具有极大优势。首先，电子档案在管理工作中，管理人员能够利用信息技术收集和整理档案信息，建立电子档案数据库，该过程能够有效提高档案管理的效率和水平，降低工作人员的工作压力;其次，在档案管理工作过程中，如果档案信息发生了变动，电子档案管理工作能够随时调整和添加信息，从而有效保证档案的完整性;最后，电子档案管理工作能够提高档案使用的便利性，促进档案信息的传播和利用，同时还可以防止档案在使用中出现损坏和遗失问题。
2 信息时代电子档案管理工作存在的问题
2.1 电子档案管理体系不完善
我的电子档案管理工作是一项比较专业的工作，該工作对信息技术的应用水平和网络技术水平的要求比较高，利用信息技术和网络技术开展档案管理，在工作过程中很容易受到外部因素干扰，因此，具有一个完善的电子档案管理体系必不可少。但是，在实际管理工作中，很多企业并没有建立完善的电子档案管理体系，对电子档案管理工作的重要性认识不足，企业的领导者和电子档案的管理人员对档案管理工作的认识不全面，没有树立起正确的管理理念和管理态度，在工作过程中，仍然按照传统的管理方法开展电子档案管理，严重影响档案管理的效率。此外，电子档案管理体系不完善，使很多档案管理人员在工作过程中缺乏必要的约束力，难以规范员工行为，很容易导致电子档案管理工作出现失误，降低管理水平。
2.2 电子档案真实性有待提高
在档案管理工作中，档案信息的真实性对于档案管理工作十分重要，会直接影响档案管理工作开展和档案使用，一旦档案出现了虚假信息，就会给企业管理和发展带来不利影响。目前，在我国电子档案管理工作中，与传统纸质档案相比，电子档案在使用过程中，人们无法对进行随意损坏，还能随时进行备份，在一定程度上提高了档案真实性;在电子档案管理工作中应用信息技术，能够随时增加和调整档案信息，一旦工作人员在工作中出现了失误，或档案信息原始数据出现变动，就会影响档案的真实性。
2.3 电子档案管理人员专业素质不高
在电子档案管理工作中，档案管理人员必须要具备足够的专业素养，能够熟练运用信息技术和计算机网络技术，进行收集、整理和分析档案信息，还要熟练操作电子档案管理系统。但是，我国很多企业的电子档案管理人员素质普遍不高，甚至很多企业会选择即将退休的工作人员进行档案管理工作，这些工作人员不具备电子档案管理的专业素质和技能水平，导致电子档案管理工作质量低下。
2.4 信息技术应用水平低
在信息时代，电子档案是档案管理工作的必要方式，电子档案在管理过程中，应用信息技术十分必要，因为电子档案的内容都是大量数字化档案信息，所以必须要利用信息技术进行辅助管理。但是，在我国电子档案管理工作中，信息技术应用并不到位，很多工作人员没有掌握相关信息管理技术和系统操作能力，硬件设备十分落后，无法满足电子档案管理的需要，这严重影响了电子档案管理工作的顺利开展。 3 信息时代背景下电子档案管理的有效措施
3.1 完善电子档案管理体系
在信息时代，企业想要加强电子档案管理工作，就必须先完善电子档案管理体系，完善电子档案管理体系是企业有序开展电子档案管理工作的重要保障。因此，企业必须要重视电子档案管理工作，对管理人员进行电子档案管理方面的教育和培训，使其了解电子档案管理工作的重要性，树立起正确的管理理念，强化管理意识，从而促进电子档案管理工作有效开展。一个完善的电子档案管理工作流程中，完善的管理制度是必不可少的，因此，企业必须要建立完善的电子档案管理制度，有效规范电子档案管理工作的流程以及管理人员的操作行为，使企业有序开展电子档案管理工作。此外，企业还需要建立与其相配套的奖惩制度，使工作人员在工作过程中重视档案管理质量，规范自身行为，防止档案管理工作出现失误，提高电子档案管理工作的质量。
3.2 提高電子档案的真实性
在电子档案管理工作中，提高电子档案的真实性也是管理工作的重要内容，是保证电子档案发挥作用和提升服务水平的重要途径，因此，企业在开展电子档案管理工作时，必须要加强档案真实性管理。在收集档案信息数据前，必须要利用信息技术扩大信息数据来源，并认真甄别信息，提高信息的真实性;此外，在管理工作的过程中，工作人员必须要严格遵循电子档案管理的相关流程和操作规范要求，加强对档案的细节管理，规范档案信息格式，提高档案信息数据的真实性。
3.3 加强对电子档案管理专业人员的培养
专业的档案管理人员是开展电子档案管理工作的必然要求，因此，企业在进行电子档案管理工作时，必须要对档案管理人员进行专业化培训，提高档案管理人员的专业化水平和技能操作水平，尤其要增强管理人员的电子档案管理系统操作能力。企业想要提高电子档案管理人员的素质，可以在招聘阶段录取一些网络信息技术的专业人才，或者对管理人员进行专业化培训，提高他们的信息技术操作水平。
3.4 加强信息技术的应用
在信息时代，企事业单位想要开展电子档案管理工作，就必须要应用信息技术，尤其是在建立电子档案时，需要收集和整理大量的信息资料。同时，企业要加强信息技术在电子档案中的应用，加强信息技术和系统的有效应用，将这些先进信息技术利用在电子档案管理中，以此提高工作人员的工作积极性。
4 结 语
目前，受到信息技术和计算机技术的影响，我国已经迈入了信息时代。在信息时代，人们的生活和工作充斥着各种各样的信息，收集、整理和应用这些信息就是人们日常工作的重要内容，特别是对企业档案管理工作而言，档案信息收集和整理至关重要。但是在信息时代，随着计算机技术和信息技术在档案管理工作中的普及，传统档案管理工作逐渐被摒弃，电子档案逐渐得到了应用。因此，企业必须要完善档案管理体系，提高电子档案的真实性，并对档案管理人员进行专业化培训，使企业档案管理工作能够更好地适应信息时代的发展要求。
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