高职院校离退休档案信息化管理的探讨
来源:用户上传
作者:
[摘 要] 随着我国经济和社会的不断进步，高职院校离退休人员逐年增加，而离退休人员的档案管理也面临新的问题。如何提高高职院校离退休工作人员的档案管理水平，建立完善的离退休人员档案管理制度，是信息时代离退休管理工作科学化和规范化的重要内容。
[关键词] 高职院校;离退休人员;档案管理
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 13. 061
[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2019）13- 0143- 03
0 引 言
信息化是以现代通信、网络、数据库技术为基础，对所研究对象各要素汇总至数据库，供特定人群生活、工作、学习、辅助决策等和人类信息相关的各种行为相结合的一种技术。使用该技术后，可以极大地提高各种行为的效率，为推动人类社会进步提供极大的技术支持。
档案管理信息化是指在档案管理活动中，全面应用电子信息技术，并由国家行政管理部门进行统一组织规划的过程。档案信息化管理是一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为信息化的档案信息，以信息化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。
随着信息化迅速发展，如何改变高职院校离退休档案的传统管理模式，建立数字化、信息化的档案管理模式，进一步改进离退休档案管理工作，对提升离退休档案管理的准确性和及时性，提高离退休档案信息的利用效率，创新高职院校离退休管理工作，改进高职院校离退休管理服务工作具有重要意义。
1 高职院校离退休档案管理存在的问题
1.1 高职院校对离退休档案信息化管理缺乏足够重视
随着国家对电子档案管理工作的重视，要求电子档案管理在符合满足电子档案真实性、可靠性、完整性、可用性的管理要求的同时，应进一步达到功能完善、适度前瞻。目前，离退休人员档案管理信息化已成为档案管理工作的重要组成部分。而高职院校对离退休档案信息化管理认识不够充分，对档案信息化管理模式缺乏系统的深入研究，普遍认为离退休档案管理仅仅是辅助性工作，其基本功能只是被动接受离退休人员档案，提供相应地保管措施，从而忽视了离退休档案管理工作的潜在价值。同时，对高职院校离退休档案管理工作的评价体系集中在档案的信息保存的有效性、安全性方面，不重视信息资源价值的开发，并且错误地认为档案信息化管理只是将相应地纸质档案通过各种手段转变为電子档案，忽视了离退休档案管理信息化对高职院校发展的积极作用，导致离退休档案信息化建设发展缓慢。
1.2 高职院校离退休档案管理制度不健全
随着高职院校离退休人员数量的逐年增长，档案信息化管理已成为学院离退休管理工作的一项重要职能。随着老龄化社会进程的加剧，离退休人员相关的各类薪资信息、医疗保险、养老保险、党组织关系转接及各类社区活动等都需要完善高效的信息管理手段进行归纳、整理。只有具备完善的离退休档案管理制度，才能更好地提高离退休人员管理的效率和质量。档案管理制度不健全，管理效率低下，信息化管理缺乏体制配套，发展受到局限，严重影响了高职院校离退休管理工作的服务水平和资料管理，不利于离退休部门档案资料的保存和利用。
1.3 高职院校离退休档案管方式方法落后
当前，高职院校离退休档案信息化管理主要依靠原始的纸质档案的归纳、整理，但对数字化档案管理缺乏明确认识，没有建立相应的电子化档案管理制度，导致档案内容不够完整和全面，缺乏完善的电子档案交接流程，电子版档案移交比较混乱，影响离退休人员档案的完整度和精准度。在离退休档案信息化操作过程中，信息的采编、收录、增加、修改等工作，没有明确岗位，专人负责。在实际应用过程中，未建立严格的档案使用制度，没有严格规定档案借阅、复制的要求，工作人员权责不明晰，经常出现将档案信息透露给无关人员，人为造成信息泄露，违反档案工作纪律，使档案管理工作陷入被动局面。
1.4 高职院校离退休档案建设标准化程度低
档案管理信息化的终极目标是实现档案信息在互联网上共享，方便利用。实现档案信息化，必须要先建立档案信息化标准。不建立档案系统信息化的统一标准，就不可能实现档案数字化和信息化。高职院校离退休档案信息化建设方面缺乏统一化、标准化、规范化意识。档案信息化建设的基本目标是实现档案数字化信息的无损生成、快捷传递、永久保存、使用共享等安全管控。当前高职院校离退休档案信息化标准建设滞后，电子文档的归档存在问题。受众多因素的影响及条件限制，使得高职院校档案信息发展进程比较缓慢，学院离退休管理部门还未采用专业的档案管理数据库，这使得在实际工作中离退休档案信息化流程停滞不前，极大地降低了工作效率。没有完善的离退休档案数据库，档案管理模式陈旧，无法进行档案信息的查询及检索。随着高职院里退休人员的逐年增多，产生了大量的离退休人员档案原始资料，然而这些资料无法及时进行电子化而兼容到离退休档案管理信息系统中，造成了查询、检索的不便，无法感受到信息化给离退休工作带来的便利。
1.5 高职院校离退休档案信息化管理基础建设薄弱
软件和硬件设备是高职院校离退休档案管理信息化发展的基础，也是高职院校离退休档案信息化管理的具体体现。当前学院离退休管理部门没有配备专门的档案办公、整理、阅览用房和档案库房。硬件方面虽然配备了计算机、一体机等基础办公设施，但高性能服务器、快速扫描仪等专用器材添置仍然不能满足需求，老旧设备升级不及时。高职院校网络系统、档案数字化设备落后，缺乏相关专门软件管理系统，不能够满足离退休档案信息化管理的要求，基层设施配备严重落后。 1.6 高职院校离退休档案管理人员综合素质不足
档案管理人员的管理观念和综合能力是离退休档案管理信息化的根本基础。随着高职院校离退休人员的数量逐年增多，档案利用率加大，同时离退休管理部门工作人员数量少，档案管理信息化专业水平低，使档案管理工作面临着越来越多的问题。首先是思想认识不够：高职院校离退休部门工作人员的管理观念比较落后，认为数字化管理方式使用起来不方便，技术难学，对于使用各类软件管理系统采取消极抵抗的态度;其次，相关管理人员不具备先进的管理观念，没有接受过正规培训，使得离退休档案信息化管理停滞于原始纸质档案管理水平;第三，由于离退休管理工作量的逐年增加，离退休管理工作人员期待值和主动性不高，对工作职责的理解也局限于传统的照章办事、因循守旧;此外，部分离退休管理工作人员档案素质不足，缺乏积极主动的学习态度，习惯采取边干边学的方式，逐渐积累经验，缺乏系统性的培训。
因此，档案信息化管理既需要政治素质好的档案管理人员，也需要掌握网络通讯和自动化等现代信息技术的专业人员。但受高职院校传统体制、编制的影响，离退休管理部门难以配备受过档案专业培训的人来管理档案工作。
2 完善高职院校离退休人员档案管理的对策
2.1 加强高职院校离退休档案的管理意识
随着信息化技术的不断发展，高职院校离退休档案管理工作过程中也将不断面临新的挑战。目前高职院校离退休档案管理的主要矛盾是管理工作还停留在原先发展水平，与时代发展中档案管理工作不断增长的需求不相适应。传统的纸质档案管理工作方式已难以达到新时代发展中档案信息化管理的实际需求，对离退休档案管理改革势在必行。高职院校离退休管理部门要确实提高对档案管理信息化的认知水平，加强对离退休人员档案管理的力度，从而带动离退休管理部门对档案管理信息化的重视。加强高职院校和个人对离退休档案管理信息化的认知，可以促进离退休人员不断学习和提高个人的档案管理水平，为学院离退休档案信息化工作提供有力的保障。
2.2 建立完善的高职院校离退休档案管理制度
高职院校离退休档案管理的内容包括健全管理制度和完善监督制度，并且符合信息化建设要求的标准规范。科学合理的高职院校档案信息化管理体制，是离退休部门开展各项工作的基本保障。档案管理制度内容应包含对离退休工作及人员相关档案的收集、整理、归档、保管、移交、借阅等多个方面。离退休人员的档案存档分电子版和纸质版两种方式，以便查找及归类。档案信息化管理应当符合真实性、有效性、时效性的管理要求，数据应当收集齐全，电子版应当保持原貌纳入档案管理信息化系统并统一管理保存。
2.3 丰富高职院校离退休档案管理方式方法
进一步完善高职院校退休人员档案交接制度。一是离退休管理部门在学院各单位工作人员退休时，通过相关管理部门获得该人员的个人材料，并通过退休人员本人填写《退休人员个人情况登记表》，丰富学院退休人员个人的相关材料及家庭状况、住址和联系方式，以便退休人员离开工作岗位后，仍能和原单位保持联系。二是离退休管理部门设专人负责离退休人员档案数据库的管理和维护，确保数据库资料完整无差错，方便随时更新、及时查找及增减离退休人员资料。三是离退休档案借阅、归还、复制都应有完整记录，方便及时归档，避免档案出现丢失及信息泄露。四是电子档案管理系统应当功能完善、适度前瞻，满足电子档案真实性、可靠性、完整性、可用性的管理要求。通过信息化的管理方式，进一步提升高职院校离退休人员档案管理的精准度，确保离退休管理服务工作效率，有效保障离退休人员应该享有的生活质量和标准。
2.4 推动高职院校离退休档案管理信息化管理建设
构建高职院校离退休档案信息化管理，并不是要摒弃传统的档案管理模式，而是由传统的以纸质档案保管为主，逐渐过渡到数字档案管理和软件应用为主的管理模式和工作方式。在信息化管理模式下，既要保质保量管理好纸质档案，又要采取信息化手段提供档案的服务利用。信息化管理模式和纸质档案管理模式相比，纸质档案的真实性更强，安全性更高，管理流程也相对简单。但是，纸质档案不能满足工作需求的弊端也十分明显，主要体现在纸质档案空间占有率高，损耗大，阅读效率低，档案遗失率高，档案备份困难，无法实现信息数据的分析和利用等方面，需要通过信息化的管理模式来弥补。
高职院校离退休档案信息化管理工作，通过建立完善的学院离退休人员档案数据库，加强档案管理工作和信息化技术的融合。高职院校离退休人员的个人信息除了有完整的纸质材料，还应建立完整的电子版档案在离退休人员总数据库内存档，包括工作期间的个人资料及退休后的健康医疗、兴趣爱好及家庭情况，力争实现档案管理信息化。通过信息化手段不但能降低离退休管理人员的工作负担，提高工作效率，还能让查阅档案的人高效快速地获取信息。对离退休档案管理可以按照惯例需求灵活排序、提取信息。备份时使用电子存储设备即可，随时存档随时备份，节省空间，操控灵活，提高档案管理水平。突破高職院校离退休实体档案管理封闭被动的局限，通过信息化手段实现档案信息共享和数据分析，为科学决策提供可靠依据。
2.5 改善高职院校离退休档案管理软硬件设施水平
随着科学技术的进步，仪器设备更新速度逐渐加快。相对于其他业务部门，离退休管理工作更应该明确业务重点，在确保信息安全的前提下，针对老旧设备进行升级，充分利用现有办公设施，规范统一各部门各区域系统信息应用，做到信息同步、标准一致，方便离退休档案信息的维护和更新，同时应设立各级软件使用权限，确保档案管理的保密性和安全性。尽管档案管理网络的设计、完善及推广过程存在各类不确定因素，但作为离退休档案管理方法的唯一出路，我们必须紧跟网络时代的信息变革步伐，推动办公信息化、自动化，实现高职院校间离退休档案管理的信息同步统一的长远目标。
2.6 提升高职院校离退休档案管理人员的专业素质
一个合格的档案管理人员除应具备熟练使用计算机、档案管理软件的能力，还需要理解档案管理规范、对档案信息价值有独到的见解并具备一定的知识更新能力。高职院校离退休部门档案管理人员应当进一步加强相关专业知识、技能的培训，改变传统的档案管理模式，具备多元化、开放化与先进化的档案管理理念，全面提高现有离退休人员档案数据的利用效率及质量。为了提高学院离退休档案管理人员的业务水平，定期给予档案管理的信息化培训，加快和完善离退休管理部门档案管理的信息化建设。因此，加强高职院校离退休人员档案管理队伍建设，需要加强管理人员的引进和培养，促进院校离退休人员档案管理部门的工作更有成效。
3 结 语
总之，高职院校离退休档案管理信息化是离退休管理工作的大势所趋。随着高职院校退休人员的逐年递增，离退休人员档案管理的重要性日益凸显，通过数字化管理手段，将离退休人员档案资源转化为信息资源，服务于离退休人员管理，有利于提高工作效率，提升离退休档案管理规范化水平，为高职院校离退休管理工作的发展奠定良好的基础。
主要参考文献
[1]陈巍.做好新时期干部人事档案的管理工作[J].新长征，2015（5）：50-51.
[2]于斌.探析当前退休人员管理存在的问题及措施[J].时代经贸：学术版，2008，6（15）.
[3]刘新.新时期高校离退休工作的信息化管理与实现[J].科学与财富，2015（7）：33.
[4]秦莉莉.对机关事业单位档案管理信息化建设的探讨[J].办公室业务，2017（12）：101.
[5]赵明.机关事业单位人事档案信息化管理存在的问题及对策研究[J].黑龙江科技信息，2017（7）：149.
[6]沈丽红.浅谈事业单位档案管理现状与优化对策[J].改革与开放，2016（22）：127-128.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/3/view-14960868.htm
