高职院校档案信息化建设探析
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[摘 要] 高職院校档案管理作为学校的基础性工作，对学校发展具有重要的意义。近年来，高职院校档案管理工作的质量在不断提升，但是在信息化时代下，高职院校档案管理工作还存在诸多问题。针对高职院校档案管理的现状和档案信息化建设，提出相应的对策，对实现便捷、高效的档案管理信息化建设具有一定的参考意义。
[关 键 词] 高职院校档案管理;信息化建设;改进措施
[中图分类号] G717 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2019）13-0164-02
信息化是指通过现代网络、通信和数据库技术等手段针对研究处理的对象进行汇总和分析。随着高职院校计算机和网络技术的普及应用，高职院校信息化建设进入快车道，数字化校园建设也提到了议事日程。高职院校综合档案的管理和开发利用作为学校一项重要工作，如何在数字化校园建设中统筹考虑，一起规划建设，突破传统档案管理模式，努力提高档案管理的规范化、标准化和信息化水平，对高职院校的改革发展具有深远的意义。
一、高职院校档案管理的现状
（一）档案管理基础薄弱
随着中国进入教育大众化时代，高职院校招生规模不断扩大，学生数量与日俱增，教学科研、实践实训、管理服务等需要整理的档案资料越来越多，档案资源开发利用、信息共享越来越迫切，但高职院校大多是从中专学校基础上升格、合并或由成人院校转变而来，经过多年的建设，虽然高职院校档案管理工作有了很大提升，但档案管理工作基础还是相对薄弱，信息化技术手段相对落后，现代化管理水平参差不齐，管理工作依旧存在不足之处。
（二）高职院校档案管理、信息化建设的意识不强
高职院校大都经历了生源不足和生源急剧增长带来的不协调发展等问题，学校领导主要精力重点放在招生、师资队伍建设、校企合作等方面，对学校内涵建设有所侧重，有的出现把档案建设缓一缓的思想，有的认识不到档案管理和信息化建设的重要性，没有将其列入重要议事日程，把档案工作当做一项很普通的工作来抓，甚至档案工作被边缘化。还有的部分高职院校档案工作者由于水平有限，缺乏改革创新意识，档案管理依靠传统手段，用手工进行资料的收集、整理、归档，档案资料高频率的翻查不仅容易损坏，也造成了极大的人力资源浪费。
（三）高职院校档案管理、信息化水平不高
部分高职院校对档案管理的认识常常局限于传统的实体管理模式，信息化建设步子太慢，经费投入不足，缺乏必备的档案基础设施与技术手段，有的用于高校档案网络化建设的软件和硬件难以进行及时更新和替换，有的高职院校信息化建设缓慢，档案的信息化管理尚停留在单纯的档案资料的收集、检索与查询，甚至出现大量电子档案被搁置，保存、检索、查询不规范的现象，而档案数据分析和决策支持等领域更没有很好地开发并加以利用，完全滞后于高职院校的快速发展。
（四）缺乏专业的管理人才
部分升格或转职后的高职院校对熟悉档案工作的专业人才的引进和原有人员的培养工作力度不大，缺乏档案管理专业人才现象比较普遍，出现有的从事档案工作而不精通档案专业知识，有的缺乏计算机知识，不熟悉现代化管理技术手段[1]，结果严重阻碍了档案信息化建设的开展。
二、加强高职院校档案信息化建设的重要意义
高校档案信息化建设是对档案信息资源的建设，对数据库的建设，对档案工作者素质和能力的培养提升。档案管理信息化建设使信息资源得到共享，档案信息不再受时间和地域所限，信息共享便捷性大大提高了档案管理的工作效率。计算机网络化的应用带来了信息资源的共享，节省了大量的人力，让高校档案管理工作不再像过去一样需要很多人力才能完成。如打印档案无需到库房查找档案，只需从网络上调出档案打印即可，省时省事省力，同时避免了调档的遗失或损毁。档案信息修改补充在网络上方便易实现，不像纸质档案很难补充和修改，会极大提升高校档案管理工作质量和效率。
高校档案管理信息化建设极大方便档案信息查询。传统的档案信息查找，要经过几个繁琐环节，每个环节都需要较长的时间，有的因目录编写查找更费时，效率非常低，而信息化建设则解决了高校档案管理工作中的这一问题。传统的高校档案管理工作由于是靠人工实现的，很容易出现差错，工作效率低下和工作质量难以保证，影响档案的管理和利用。高校档案管理信息化建设使档案信息的查询更加方便，通过搜索查询，很快便查到，速度快、准确率高，是传统查找档案信息无法比拟的，从档案的收集立卷到档案的利用每个环节，信息化档案极大提高了档案管理的服务质量，更好地保障了档案的安全，特别是相对于纸质档案安全性较低的特点，电子档案更能永久保存，可有效避免档案丢失或损坏造成的信息遗失。
三、高职院校档案信息化建设改进措施
信息化时代高职院校档案建设要注重档案的信息化与安全性、档案信息的管理与共享。为此，要加强档案信息化软件硬件基础设施建设，加大档案的信息资源建设，建立专业档案管理队伍，全面提升高校档案管理水平[2]。
（一）提高对档案信息化建设的认识
档案是学校不断向前发展的重要见证，是学校的综合管理水平和工作效率不断提升的重要条件[3]，高校档案管理信息化建设让高校档案管理工作高效运行。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》指出，到2020年，初步实现以信息化为核心的档案管理现代化。档案信息化建设初具规模，以档案信息管理系统为支撑，以档案目录中心、基础数据库、档案利用平台、档案网站信息发布为基础的档案信息化体系，这对高职院校档案信息化建设具有指导意义。为保证高职院校档案信息化建设，要强化领导和员工的信息化意识，提高其对档案信息化建设的重视程度。 （二）檔案信息化与数字化校园同步建设
数字化校园建设是一项基础性的、长期性和经常性的工作，同时也是高校人才培养与学校建设的重要组成部分，各高校相当重视，数字化校园建设的主流技术主要是“3+N+1”的解决方案，来进行数字化校园建设，整合业务系统、统一校园门户，这为档案信息化建设提供了很好的机会，档案部门要抓住机遇，设计规划好信息化建设方案，为领导决策当好参谋，建成包括档案信息化的真正意义上的数字化校园。
（三）加大经费的投入力度
档案信息化建设需经费投入作保障，要配备必要的网络基础设施、硬件、软件、安全保障系统、终端及相应的辅助设备，应当满足档案信息化的管理需要，服务器和存储设备也应当满足当前和未来发展的需求。
（四）建设高素质人才队伍
加强高职院校档案信息化建设，重点是档案工作人才队伍建设，要做到引培并举，重视引进懂档案又熟悉网络技术方面的专业人员，同时要重视档案人员继续教育和职业发展，鼓励职业院校和档案部门密切合作，加强原有档案人员教育培训，加大档案教育培训经费投入，注重加强对在岗档案管理人员的知识培训，使其熟练掌握计算机、信息管理、网络等知识和技术，不断提高管理人员的综合素质，提升他们现代化的档案管理水平。同时，需对档案管理工作人员加强思想政治教育，提升职业道德素养。
四、结语
综上所述，高职院校的档案管理信息化是档案工作发展的必由之路，对于学校建设具有重要的意义。为实现档案利用便捷化、档案管理现代化，应当将这一工作作为学校建设的重要工作之一，与数字化校园建设紧密结合起来，加强档案信息化建设队伍，给予充足的经费支持，以实现档案信息共享程度的提升和利用体系的完善，保障高职院校档案信息化建设顺利进行。
参考文献：
[1]宫毅敏，大档案视角下的高校档案信息化建设[J].山西档案，2017（5）：79-81.
[2]杨旭中，信息化视域下的高校档案管理创新[J].山西档案，2018，242（6）：49-51.
[3]傅永珍.高校档案数字化管理之优势与弊端[J].档案学研究，2017（S2）：126-128.
编辑 武生智
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