信息化背景下文书档案管理工作初探

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　　摘要：随着科学技术的不断进步和创新，社会各行各业都在科学技术的辅助下快速发展，逐渐渗透到我们生活的方方面面，促进我们的工作效率不断提高。文书档案管理工作作为一种传统的服务工作，也需要与时俱进，根据当前科学技术水平进行改革和创新，打造成信息化和数字化管理系统。目前，如何在信息化的大环境下，合理利用科学技术的高效性、普遍性，改善传统的管理系统，逐步探索文书档案管理工作的高效性，是当前迫在眉睫的重要问题。
　　关键词：信息化 背景 文书档案 管理
　　随着数字化的不断创新和改革，信息化管理系统逐渐发展成为当前社会的核心管理系统。现在大多数行业都采用信息化管理系统，文书档案管理工作也是如此。本文旨在探讨信息化背景下的文书档案管理工作的常见问题，发现文书档案管理信息化发展的优势和劣势，结合实际提出相关的解决办法，实现文书档案管理系统的高水平发展。
　　一、信息化文书档案管理的现状
　　在信息时代的背景下，使用计算机对文书档案管理的要求越来越严格。所以，首先要认识到信息化管理的重要性，才能符合文书档案管理工作的需要，才能高效的管理文书档案。文书档案管理简化了工作流程，降低了管理人员的工作量，提高了管理人员的工作效率。所以，信息现代化是提升文书档案管理水平的首要条件。现在文书档案管理的信息化仍然存在不少问题。文书档案管理是很多单位管理的重要组成部分，所以，提高档案管理设备的可靠性是首要的任务。现在普遍存在管理效率低，甚至缺乏管理的现状，因此需要考虑发展文书档案信息化管理。文书档案管理的信息化发展需要配套稳定的硬件设备和软件系统，增加资金的投入，对档案管理人员进行培训，保证文书档案管理的准确性和有效性，才能充分有效地利用文书档案管理系统。
　　二、信息化文书档案管理的主要优点
　　（一）提高管理工作效率。基于计算机的档案管理系统，首先把文书档案分门类别，优化传统的文件管理，收集归档文件，分类后重新归档。应用计算机技术进行存档，使文书档案管理更加直观和方便。另一方面，文件的归档、存储、分类、汇总和查找变得更加方便。
　　（二）信息共享检索方法是有效的。随着互联网的高速发展，数字化的应用变得普遍，计算机能够储存大量的资料和档案，根据需要可以随时找到相关信息，大幅度提高了查找速度。传统的管理方式很难做到这一点，即使人工管理可以实现文书档案的全部储存，但是不能实现大量的信息传递，查找信息会浪费很多时间，在一定程度上产生资源的浪费。文书档案管理通过采用计算机技术，进行即目录管理，再根据内部和外部特征进行分类。随着计算机技术的不断创新和发展，档案存储设备的多样化，可以实现与其他信息系统的结合，进而提高管理工作的水平。
　　（三）电子文件更加稳定。和传统纸质文件相比，电子文件的储存能够节省大量的空间，并且，不易丢失和损坏。例如在高温高湿度的条件下，传统档案容易被损坏，产生无法弥补的后果。但是，随着电子技术的不断进步，可以根据需要使用合适的电子设备载体进行储存，电子设备载体拥有读取方便，稳定性高的特点，几乎不受外部环境影响，不易损坏。
　　三、信息化文书档案管理面临的問题
　　（一）电子文书档案保密有一定的局限性。随着电子技术的发展，导致电子文书档案失去了原有的形式，尽管电子文书档案方便保存，但是一些需要保密的文档很容易被修改，并且很难被发现痕迹。尽管某些手段能够避免电子文书档案的增减，但是会比纸质档案的内容更容易发生改变，电子文档使读者很难读到原本的内容。而且，计算机可以调整不同的字体和大小，给电子文档写手提供了很多方便。电子文档中的盖章或者签名并不是每一个人都有，没有印章和签名时，很难判断原始的文档真伪性。所以，电子文档的保密问题十分严峻。
　　（二）档案管理人员专业要求高。信息化文书档案存档后要转换成电子文件，这就需要很强的专业知识和技能，需要熟练掌握档案管理的原理、规则、方案和技能等。比如说，计算机技术和数据转换技术考验专业知识，同样对管理人员的要求也更加严格。严格要求文书档案信息化资源管理，必须具备扎实的基础理论和领先的技术能力。目前很多机构都缺少现代高技术的人才，导致文书档案信息化管理的能力不高。随人学习了前沿的技术，但是还缺少专业人员熟悉该功能。
　　（三）文书档案管理不被重视。目前，大多数单位的文书档案都分散在各个部门，并没有单独管理文书档案的部门，虽然有些单位成立综合办公室进行管理档案，但是文书档案管理工作并没有得到应有的重视。从技术层面上来说，某些部门的文件管理，并没有专业的档案管理知识，经常出现工作误差，或者因为工作比较忙，不能经常对文书档案整理存档。并且存在很多因为在工作时态度不积极，文档不能经常更新，这就经常造成因为信息滞后，对组织机构的常规运转造成影响，导致工作复杂，降低管理工作效率。
　　四、对信息化背景下文书档案管理工作的思考
　　（一）强化管理概念。在信息化背景下，重视文书档案管理。首先，必须完善管理概念，积极鼓励创新精神，明确思想认识，重视实践和理论相结合，促进文书档案更进一步发展。所以，应该在传统管理理念的基础上，积极创新，寻找适合当前背景下的新管理理念，按部就班地进行改善和实施。
　　（二）需要高水平的文书档案管理人员。高水平的文书档案管理人员可以反映出机构文书档案管理的水平，提高文书档案管理水平必须要培养高水平的管理人员。在信息化背景下达到文书档案管理工作的顺利进行，必须要求管理人员提高专业技能水平，才能符合现代化管理的需求。
　　结束语：综上所述，文书档案信息化管理是时代所需，一方面能够加快数据档案的访问速度，提高工作效率，另一方面能够符合时代进步的需要。因此，必须强化信息化文书档案管理在企业、事业单位和其他领域的实际应用。希望通过本文的探讨，可以帮助相关专业人士，可以促进改善文书档案管理工作。
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