做好机关文书档案管理工作探讨

作者:未知

  【摘要】对于现代机关单位的文书档案管理而言,其本身属于系统化的工程,不仅需要管理人员按照现有标准详细进行文书文件的分类与归档处理,同时也需要做好相对应的备份工作,确保满足后期档案查询与使用要求。本文通过分析机关文书档案管理的重要性,提出档案管理的有效途径,保障档案管理工作有序开展。
  【关键词】机关单位;文书档案;管理
  随着时代的不断发展,机关单位对于档案管理的重要性有了一定程度的了解,如实记录历史的档案汇集大量信息,而文书档案是机关单位档案材料的重要载体,它直接记录了机关开展各种管理活动的情况,直接反映机关在行政工作中积累的经验,是机关的重要信息库,只有管理好文书档案,才能奠定机关办公室有序开展各项管理工作的基础。
  一、机关文书档案管理的重要性
  管理机关文书档案是办公室日常工作中的一项重要任务,是其他工作得以顺利开展的前提和基础。但在机关闭关理论的影响下,文书档案管理工作并不规范,导致机关办公室工作缺少重要一环。在当今时代,网络信息技术高速发展,机关在管理文书档案时也应坚持与时俱进的原则,利用现代科技手段做好文书档案的收集、整理以及保管、利用等基本工作,达到共享文书档案资源的目的,提高文书档案管理效率。文书档案真实记录机关的多项工作过程,文书档案管理的规范化与标准化成为机关实现档案现代化管理的关键突破口。所以为高效开发、充分利用文书档案资源,必须做好机关文书档案管理工作,加快现代化进程。
  二、机关文书档案管理的有效途径
  针对机关文书档案管理,首先需要完善文书档案的基础工作,然后配合卷案的规范整理以及提升文书档案的服务水平,这样才能够满足机关单位对于文书档案的管理与利用要求。
  (一)完善文书档案基础工作。机关办公室文书工作不仅是开展文书档案管理的一项基本内容,也是档案管理不可缺少的部分,这主要涉及到对机关文件材料进行收集、记录和运输、办理移交、整理归纳等一系列的操作。作为文书工作人员,需要将工作活动内容利用文件资料的方式,再配合上管理,形成系统性的档案。在形成档案时,文件资料的书写、规范、资料真实性、资料集中度等都会直接影响档案管理工作的有序开展。开展档案管理的前提条件就是完整收集机关文件文书资料,对信息内容实现二次归集,并注意做好内容的分门别类,鉴定信息的真实性,并且做好资料内容的保管,从而形成统计性资料,所有资源最终都要编码,做好保存工作,为使用者调取材料提供便利,发挥文书档案资源的作用。文书档案基础工作不仅仅是单位内的活动资料,同时也包含了整理上级、平级与下级单位的活动情况、信息报表等,对信息进行二次筛选,仔细鉴别,细化机关文书档案资源和信息内容,准确把握机关各个阶段的工作目标和工作内容,最终从长远性和整体性考核档案工作,进而实现档案信息功能的完善。
  (二)严格规范整理案卷是质量的保障。在办理完文件后,还需要利用系统化整理,最终形成文书档案。对于文书档案的归档整理,也是文书档案管理不可忽视的一部分。在进行文件的整理与归档中,工作人员要遵循《归档文件整理规则》和《机关文件材料归档范围》等要求,结合机关文书档案的具体分类方法进行科学合理的分类、编号和组卷等。归档整理一般涵盖两方面工作:一个是整理单份文件,以件为基本单位,做好机关单份文件的分类、装订和编码、著录等整理工作;另一个是立卷方法,把有联系的文件组合为案卷,以卷为单位保管文书档案。立卷工作又细分为分类和组卷,组卷是立卷方法的关键,即根据组合、编号以及排列等程序处理已经完成分类的文件,形成案卷。当然,在文书档案管理工作完成之后,还需要直接把数据录入计算机,实行办公自动化,全面提高机关文书档案管理工作的现代化水平。
  (三)合理利用文书档案服务水平提高的方法。对于机关文书档案管理而言,利用文书档案资源,提供优质服务,这也是重要的部分,更是机关档案工作者必须做好的重点工作,提高文书档案利用效率。在利用文书档案、提供档案服务的过程中,应满足依法开放、简化便利、保守秘密等一系列的要求。机关单位在文书档案利用工作开展中,应该做好信息资源的建设,在馆藏文书檔案资源上坚持数量优化与质量优化并重,通过完善的工作制度建立健全文书档案检索体系,配齐工作人员和设备设施。与此同时,注意针对文书档案信息开展编研工作,立足于机关的实际需求编写文书档案参考资料和文献汇编等,最大限度发挥文书档案信息对机关工作的参考作用,推动机关的建设与发展。
  三、结语
  总而言之,在信息化的时代下,机关文书档案管理打破了传统管理模式的束缚,紧紧跟随时代的发展所需,满足文书档案的管理要求。当然,在信息化的时代下,机关单位的文书档案管理工作同样也面临巨大的挑战,作为机关单位的负责人,作为档案管理的负责人,都需要了解文书档案管理工作的重要性,这样才可以找准合理有效的途径,提高文书档案管理工作的有效性,从而实现机关文书档案管理质量的全面提升。
  【参考文献】
  [1]刘淑苗.关于机关文书档案管理分析[J].办公室业务,2014 (17):208.
  [2]王萌萌.机关文书档案管理分析[J].东方企业文化,2014 (12):272.
  [3]赵恩芳.谈机关文书档案员如何管理档案[J].办公室业务, 2014(11):174.
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