试论事业单位中办公室档案工作的规范管理

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　　摘要：在事业单位中，办公室档案工作的规范化和标准化是事业单位档案管理的关键，是整体事业单位协调，掌握和管理的有效保障，办公室档案工作不是选择性的，特别是对于当今信息化事業单位而言，它也是推动其机制向良性发展的坚实基础。因此，必须使办公室档案标准化。
　　关键词：事业单位 办公室档案 规范管理 意义 内容 发展方向
　　一、事业单位中办公室档案工作规范管理的意义
　　目前，办公室档案在事业单位已经成为必不可少的一部分。它可以提高工作的质量和效率，是事业单位蓬勃发展的基础，有助于恢复历史保护的确切性。另一方面，标准化的办公室档案管理是衡量单位管理能力和结果的主要标准，它承载了整个单位在开发过程中获得的成就，并为探索其运营成果和发展前景提供了参考信息。办公室档案工作管理是否良好，直接决定了单位负责人是否能够掌握单位的整体运作情况，及时调整运营政策，因此，在中国，我们规范事业单位的档案工作，改进管理理念，敢于学习和体会新的办公室档案管理方法，具体地反映单位的整体运作成果和发展，不仅有利于促进社会经济的持续发展更加有利于提升本单位的市场竞争力，具有远大的现实意义。在信息化快速发展的过程中，人们对办公室档案工作的管理认识逐渐削弱，忽视了它在社会发展中的现实作用和战略意义，在实际工作中，没有责任感，缺乏岗位，缺乏宣传，办公室档案工作的无用性一直影响整个机构，因此是办公室档案管理的一个较弱的理念。在管理方式上，它也阻碍了从传统型向新型的转变，这种转型不利于事业单位的优良进步，因此，务必要规范办公室档案工作的管理。
　　二、事业单位中办公室档案工作规范管理的主要内容
　　1.规范办公室档案管理工作的前提——制发公文。绝大多数办公室档案都是在官方文件中发展而来的。作为其前身，怎样拟定和公布官方文件可以直接影响其工作质量，还可以确定未来办公室档案的质量及其管理工作。因此，发布正式文件是办公室档案标准化的基本前提，在实际操作中有必要处理其标准，提高办公室档案的质量，为今后标准化办公室档案的实施奠定基础。首先，我们必须将档案标准化为官方文件，严格遵守国家有关规定，选择质量上乘，规模统一的纸张类型。根据水平布局模式，绑定线需要布置在左侧。第二是保证公文字迹的印刷清楚，并且容易长久存放，无论是印刷还是起草官方文件，还是不一样的书写笔记，签名，陈述和记录，所选纸张，墨水和笔类型都不应褪色，保证清楚明确的笔迹，以便未来长久储存。三是严格检查发证程序，审计权限，文字题目，主，抄送单位，正式文件的落款和日期。第四，文种的使用必须合理，格式应该是标准化的，并且文本中应尽可能少地使用缩写词和非标准词，这将有助于未来的标准管理和实施信息检索方法。
　　2.规范办公室档案管理工作的准则——立卷归档。文档相似性，重复性和无序卷的组合使得办公室档案工作难以标准化，还影响了办公室档案价值使用和快速检索的最大化，以及文件的总体目标。文件归档关键由本部门文件组成，有必要将文件存档作为办公室档案工作标准化的标准，并继续实施中国文书处理的实践指南，因而推动标准试办公室档案工作，以至满足信息化的需求。在实际工作中，一方面要严格遵照国务院颁布的《销毁不归档文件办法》执行。另一方面，有必要处理以下三个方面：首先，有必要正确掌握存档文件的及时性。唯有达成当前文件任务才能立卷归档，不然办公室档案工作将是杂乱无序的，无法归档。第二，有必要建立一个关键点和合理的分工，实际上，应该注意数据和文档之间的差异，尤其是类似数据文件的内容，方法和含义的差异，需要详细分析详细的问题，从而减少冗余的办公室档案工作，并有效地改善办公室档案使用效率。第三，要注意整体的全宗维护，归档时，我们不仅要掌握中心和主要，次要，严格守住全宗的出入口，禁止无法归档的文件进入，防止归档数据文件的丢失，特别是在存档卷中，有必要将具有特定关联的相同类型的文档归属于卷，以保证可以反映相同问题的整体办理，从而增强办公室档案的使用价值，让完整的办公室档案文件为未来规范式的办公室档案工作奠定基础。
　　3.规范办公室档案管理工作的保障——案卷质量。在现实操作中不难看出，办公室档案是否有价值直接取决于案卷资料是否能被全部搜集到，唯有完整的文档数据才能保证办公室档案储存的重要性，立卷方法和装订案卷在标准办公室档案工作的操作中发挥着决定性的作用，因此，提升办公室档案的质量相当紧要。因而，除了注意处理好立卷方法之外，还方便检索和分割办公室档案的目标管理，掌握档案质量，有效管理办公室档案也是必要的。
　　三、事业单位中办公室档案工作的发展方向
　　1.做好办公室档案工作标准——依法治档。办公室档案工作标准的基本原则是依法管理档案，多元化办公室档案载体和类别直接影响办公室档案工作形式，需要与时俱进，不断变化才能适应时代新潮流，开创新局面，打造办公室档案工作新篇章。
　　2.增加办公室档案工作目标——运用办公室档案。有效使用办公室档案是反映其自身价值的直接方式，进行开发是办公室档案管理的主要体现，它已成为当今社会不可或缺的主要信息资源，为了加强办公室档案的有效开发和应用，一方面需要共享信息资源，办公室档案管理员还必须要在收集，整理，评级和储存办公室档案的同时改进搜索系统和编辑办公室档案等，以便办公室档案用户可以使用它们。另一方面，要适应时代变迁的要求，找出新的方便服务途径，提高应用水平，如此不但增长社会效益，但也推进办公室档案健康发展。
　　结束语：办公室档案管理是事业单位平稳高效发展的主要保障，创建系统，科学，民主的管理体制对于事业单位的发展至关重要，事业单位办公档案的规范化管理建设，是遵照规范的质量和效率，增强系统思维意识，以满足单位的标准化，规范化和科学化运作的需求。
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