ERP环境及集中核算模式下福建邮政企业往来账款的管理及建议

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　　摘要：随着ERP系统的上线和会计实现核算集中化，空间变化、业财关系的转变和ERP系统本身的局限性，给福建邮政企业的往来账管理提出巨大挑战。本文围绕ERP下往来模块管理的优越性、邮政企业往来账管理存在的主要问题以及如何加强ERP环境及集中核算模式下邮政行业往来账管理这三个方面展开，寻求有效方法以此推进邮政企业往来账管理的规范化和精细化。
　　关键词：ERP系统;会计集中核算;往来账款
　　2015年末，为了顺利推进财务转型升级，更好发挥财务对企业经营的全面支撑服务作用，福建省邮政实行了会计核算集中化，建立了会计核算中心，并以此为契机同步上线了ERP系统。ERP系统的推广运用，帮助各级邮政企业的生产、市场开发、人、财等生产经营要素和环节集成为一个有机整体，让邮政企业实现物流、资金流、信息流的集成化管理，提升企业的资源利用率，有利于企业经济效益最大化目标的实现。
　　一、ERP应用下往来款模块管理的优越性
　　根据会计准则，企业往来账款主要包括应收账款、其他应收款、预付账款、应付账款、其他应付款和预付账款，是资产负债的重要组成部分。2015年之前，福建邮政企业一直使用的是NC财务系统，现在实行的ERP系统客户化的往来账模块管理模式比传统的NC往来核销模式更精细化，主要表现在：第一，加强供应商和客户的信息管理，严格执行供应商信息审核标准，及时维护供应商信息，确保供应商主数据质量。第二，往来账模块核算覆盖更全面，对一些上线初期暂未纳入模块核算的往来科目，如“其他应付款-外部客商-其他”等科目，及时开展数据清理并纳入相关模块核算。第三，规范往来账核算，及时梳理应付、内往、应收等模块和资金平台、业务前端清欠等核算流程，并严格按照模块化管理要求进行核算，确保往来明细数据清晰。总体来说，通过ERP管理往来账，为企业往来账的数据处理提供了技术支持，有利于降低企业的资金成本，有效地推进邮政企业往来账管理的规范化和精细化。
　　二、目前邮政企业往来账管理存在的主要问题
　　作为劳动密集型和承担着社会普遍服务义务的基础性行业，往来未清事项多、账龄周期长是目前福建邮政企业往来账款管理最突出的问题。2015年末上线了ERP系统并同步实施会计集中核算化后，邮政企业的往来管理工作全部集中到会计核算中心统一处理，空间的变换，业财关系的变更，财务转型升级的需求以及企业精细化管理的推进，都对邮政企业的往来账款管理提出了更高的要求。再加上现阶段ERP系统往来模块本身系统的局限性，目前存在的主要问题有：
　　（一）往来账款未清项数据基数巨大，长账龄未清项较多，填列混乱。具体表现在：一是欠费长期未收回、代垫款项长期未结算。房租欠费、已到期的保证金押金和住房维修基金三年以上账龄的很多，代垫出租的水电费收回不及时;二是零星税金挂账、预收款挂账、代扣职工款项、尾差及科目调整长期未处理，串户现象严重;三是数据填列不规范，包括日期填列不规范和债务人名称填列不规范。挂账日期与实际不符，基准日期填报有误，填报单位将“原因、性质及内容”栏的内容与“债务人名称”混淆。会计核算中心负责核算和清账的会计人数有限，要想实现及时规范的往来账务处理压力很大。
　　（二）业财分离导致职责界面不清，信息传递不畅。NC财务核算模式下，会计人员和业务紧密联合，清楚了解业务的发生，能够较好发挥会计的审核和跟踪清理职责。现在实行会计集中核算，会计的核算职能划入省会计核算中心，往来清账职责也就集中到会计核算中心，会计人员与业务前端的距离拉大，对于分公司具体业务了解不够明晰，对经济事项是否真实有效无从查证，加上随着核算功能的上划地市公司往来管理责任意识逐渐淡化，使得全省的往来账统计工作困难重重。
　　（三）受到现有系统不完善的限制，系统对往来账自动核销的支撑能力不足。虽然ERP对大部分往来科目实行模块化核算，但仍有部分科目未纳入模块往来账管理，且总账模块无法支持往来科目核销，至今为止，还没有一套完善的往来款自动勾挑系统模块，主要通过建手工账簿进行核销，工作量大且易出错。此外，现有系统无法自动清账，也不能把未清的往来款按照同一经济事项分类匹配和归类，这样就无法直观地按照经济业务显示往来款未清情况。同时，系统无法实时跟踪监控往来事项的发生、清账和清理完结的全过程，也不能及时地通过系统把往来账款的信息在省市之间、财务与业务之间进行传递反馈，只能通过人工导出数据然后邮件传递，这大大降低了往来账款清理和持续跟踪管理的效率。
　　三、加强ERP环境及集中核算模式下邮政行业往来账管理的建议
　　（一）落实清晰往来账款管理工作责任人
　　往来账清理牵涉面比较广，需要会计核算中心与全省各级单位业务部门和财务部门相互配合，共同协作。为做好全省往来账清理工作，对往来款项实行责任人制度，落实责任主体，明确往来账清理责任部门和岗位职责，定期核对往来款项的挂账原因，同时制订清理计划。对每一笔往来款项，经办人为第一责任人，承担催收追缴职责，经办人和经办部门要做好往来款的登记备查工作，往来款入账时，发票上必须有经办人、验收人、部门负责人和财务负责人等的签字，以防对账出现问题便于查找相关责任人。责任人对往来账清理清账要负责到底，若是发生工作岗位变动，需要将往来未清项目交接到位，必要情况下要配合现岗位工作人处理未完结的未清事项。
　　（二）建立往来账管理的预警监控机制，强化过程管控
　　为推进往来账精细化管理，可以实行往来账预警通报，强化往来账过程管控，及时向责任部门预警、确认，督促清理那些达到预警期限、不合理挂账项目以及挂账时间长的款项。在预警监控分工上，会计核算中心是往来账款日常管理的责任单位，承担日常监控预警往来款项、监督会计清账和业务清理完结的进展情况的义务。各地市财会部门和业务部门要及时地和会计核算中心反馈往来未清的原因，积极对预警情况作出回应。核算中心针对地市上报的原因审核其合理合规性，并提出下一步跟踪清理的计划，看是否有必要进行进一步预警。对于一些历史遗留问题和无法解决的特殊问题，各地市分公司应将其整理归类、并将挂账原因形成书面材料上报领导，积极寻求解决方案。在预警监控内容上，会计核算中心要提醒各地市相关部门定期与供应商落实和确认债权和债务，明确员工借款、备用金、预付款等事项的使用范围和期限。核算中心还可以将往来账清理情况作为单位季度重点工作考核指标之一，与各单位绩效工资挂钩。
　　（三）重视往来对账工作机制的建设，保障对账的及时性
　　要积极做好往来款项核对确认工作，会计核算中心统一组织全省各单位定期以函证、现场核对等方式，与业务部门、客户核对往来款项，全面核实往来款（尤其是用户欠费）数据的真实性准确性。对发现的业财、业实不符，财务部门组织业务部门协同查找原因，及时进行制订清理计划，有序开展往来账清理工作。除此之外，每个月关账前实行模块数据核对机制，确保每月子模块与总账数据一致，即使发现数据差错，也能及时发现及时处理，提高往来账数据质量。
　　（四）积极开发ERP往来账管理延伸平台和往来账款勾挑新模式，提升管控力度
　　浙江邮政根据总账数据集成规则开发了ERP往来账管理延伸平台，河北邮政通过深入研究ERP系统功能，借助大数据分析研发了“自动勾挑往来账款系统”，初步实现了往来账款自动勾挑功能。他们都是我们省借鉴学习的榜样。往来账管理延伸平台可以弥补目前基础核算系统往来管理功能的不足，实现清理清账、预警监控、往来对账和信息共享的功能，从而进一步实现会计事项的源头把控、信息资源的共享，最终实现往来账款生命周期的闭环管理。这个延伸平台的上線应用，能有效摆脱了全省手工建账进行核销的局面，提高了往来账数据质量，并实现全省往来数据实时监控和跟踪，有效提升了往来账省级集中管控能力。“往来款自动勾挑系统”可以克服人工勾挑下效率低、易出错，数据量大的弊端，但是对每个经济事项摘要的要求非常高，不标准的摘要信息将会导致勾挑的明细数据发生混乱或错误，也不便于往来数据的核对。因此，必须进一步规范业务和账务处理，加强基础管理工作的质量，使系统真正开发好、使用好。
　　参考文献：
　　[1]徐劲英.我国邮政企业ERP系统建设的若干问题研究[D].北京： 北京邮电大学，2006.
　　[2]毕强.浅析共享模式下往来账款管控体系的构建[J].经营管理者，2013 （14）： 223-224.
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