信息时代背景下电子档案管理探讨

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　　【摘 要】目前我国已经步入了信息时代，电子技术也日益深入电子档案管理中，并逐渐取代了传统的档案管理方式，通过电子档案管理能够使工作的开展更加快捷、方便，真正弥补了传统档案管理工作中存在的弊端。基于此，论文主要对信息时代背景下电子档案管理进行探讨，希望能够逐渐完善电子档案管理工作。
　　【Abstract】At present， China has entered the information age， which has enabled electronic technology to be deeply integrated into electronic archives management， and it has gradually replaced the traditional way of archives management. Through electronic archives management， the work can be made faster and more convenient. It really compensates for the shortcomings of the traditional archives management work. Therefore， this paper mainly discusses the electronic archives management under the background of the information age， hoping to gradually improve the electronic archives management.
　　【关键词】信息时代;电子档案;管理;探讨
　　【Keywords】information age; electronic archives; management; discussion
　　【中图分类号】G270                                           【文献标志码】A                                【文章編号】1673-1069（2019）06-0030-02
　　1 信息时代背景下开展电子档案管理的重要意义
　　1.1 与时代发展相符合
　　自我国步入21世纪以来，计算机技术与信息技术的发展速度也越来越快，信息化在人们的工作与生活中的应用也更加普遍，并且也已经成为我国未来社会发展的重要趋势，在这种背景下，涉及档案管理工作的各个领域必须要遵循时代的发展规律，推动信息化档案管理，建立电子档案，合理利用信息化技术提高对档案管理工作的要求，进而提升档案管理工作的水平与工作效率。同时，通过电子档案管理也能够进一步提高数据收集的效率与效果，确保档案管理工作能够最大程度地发挥作用，并以此来为人们提供更多的便利。
　　1.2 电子档案管理工作具有的重要意义
　　档案管理工作是一项非常重要的工作，其主要作用就是通过电子档案管理记录与收集信息的工作，再通过合理化的分析，将其应用到各个领域的实际工作中，将其作为各个领域主要的工作内容。也正是因为这样，在信息化高速发展的今天，信息化技术已经在各个领域得到了充分应用，这也就代表，二者之间必须要进行充分融合，合理地利用信息化技术对传统的档案管理工作进行改革，能够有效提升档案管理工作的工作水平，使其具备现代信息化能力与水平，从而进一步促进电子档案管理工作的发展。
　　1.3 提高档案管理工作的效果与水平
　　相比传统的档案管理工作，其在对实际工作进行管理时具有很好的作用。首先，在实际的电子档案管理工作中，管理人员通过合理利用信息技术能够对信息进行更加完善的收集，并建立完整的档案数据库，从而在提高档案管理工作水平与效率的同时，也能够有效降低工作人员的压力。其次，在开展档案管理工作时，一旦档案信息出现变动，通过电子档案管理能够有效地对信息进行添加与调整，这样一来就能够有效确保信息的完整性。最后，电子档案管理工作也能够有效地提升档案利用的便利性，从而提高档案信息的利用率，扩大其传播率，同时，电子档案管理也能够有避免损坏与遗失等问题的发生。
　　2 信息化时代电子档案管理工作存在的主要问题
　　2.1 缺乏对档案管理应用的重视
　　对于传统的档案管理工作来说，因为缺少对其应用的重视，导致档案管理工作无法发挥出具体的作用与价值，同时，也因为重视度不足，很难有效地将具体工作内容下发到下级部门，或者在下发后就不再过问。如果长期处于这种情况下，则会形成一种恶性循环，并且也会降低档案管理工作人员工作的积极性。
　　2.2 档案管理设备较为陈旧
　　如今属于信息化高速发展的时代，但是档案管理工作确缺少专门的工作场地，只是将档案放在办公室内，这样不仅会降低档案管理的效果，而且也会影响正常工作的开展，降低了工作的质量，甚至还会造成档案不完善、丢失等情况。此外，档案管理工作也缺乏专业的人才，有很多档案管理工作人员无法对工作内容进行深入研究，并且不具备计算机操作能力以及表达能力等，这都会影响档案管理开展的效果。
　　2.3 缺乏有效的管理制度
　　档案管理工作需要使用有效的管理制度进行约束，但是很多企业、单位等虽然具备管理制度，但是却缺少执行力，导致档案管理工作不够合理。此外，很多档案管理工作在实际的工作过程中缺乏有效的管理目标，无法明确具体的管理方向，使整个档案管理工作的开展存在不合理性，甚至出现比较混乱的情况。 　　3 信息时代电子档案管理工作开展的有效策略
　　3.1 创新档案管理理念，重视电子档案管理工作
　　为了能够进一步提高电子档案管理的效果，必须要转变与创新档案管理的理念，提高对电子档案管理工作的重视程度，重点强调档案资源价值的利用与开发，从而充分发挥出电子档案管理的作用。同时，档案管理人员应该不断强化自身的管理意识，端正自身的工作态度，开发出更加有效的信息价值，提高工作效率与工作水平。此外，相关的管理人员与工作人员必须要具备足够的创新意识，提升档案管理工作的效果。只有这样，才能够使信息技术与档案管理进行更深的融合[1]。
　　3.2 增加资金投入力度，建立完善的信息数据库
　　企业与单位应该增加在电子档案建立方面的投入力度，为工作的开展建立更加专业化的工作部门，强化信息数据库的建设，不断创新思想观念，使信息化技术能够高度融合在电子档案管理工作中。在信息化技术快速发展的今天，应该利用互联网技术的便利性，建立起更加完善的信息数据库，从而更好地对数据信息进行存储，实现提高工作效率的目的，真正实现信息化建设。
　　在信息数据库的建设中，应该重点考虑细节问题，在细节方面促进档案管理与信息技术的融合，从而真正打造出电子档案管理的新局面，充分发挥出信息数据库的核心作用，从而使电子档案管理能够发挥出更加高效的管理作用，确保档案信息能够发挥出更大的价值。
　　3.3 建立完善的电子档案管理制度与管理体系
　　如今属于信息化快速发展的阶段，为了能够进一步强化电子档案管理工作的效果，必须要建立更加完善的的电子档案管理制度与体系，而这也是电子档案管理工作开展的基本保障。所以，相关的企业、单位等必须要重视电子档案管理制度与体系的建立，从多个方面进行综合性考虑，充分认识到档案管理的重要性，树立正确的档案管理意识，使档案管理工作能够顺利开展。同时，也应该为工作人员制定有效的约束制度，确保能够在约束工作人员行为的同时，也能够激发工作人员工作的积极性，从而避免出现数据丢失、数据记录错误等情况，进一步提高电子档案管理的工作质量。
　　3.4 加强信息化建设，提高数据的真实性
　　信息技术是电子档案管理中应用的主要技术之一，而且通过信息技术也能够完成数据的收集与处理，所以，在电子档案管理的过程中，必须要加强信息化建设，利用信息技术加强各个部门之间的联系，实现资源与信息的共享，搭建完善的信息共享平台，从而使电子档案中的內容能够更加完善。同时，在联系各个部门时，也能够使其发挥出相互监督与相互协调的作用，这样一来就能够有效提高数据的真实性。
　　4 结语
　　综上所述，在信息化快速发展的时代，不仅为档案管理工作带来了便利，同时也带来了比较大的挑战，所以，应该合理利用信息化技术，解决其中存在的问题，通过多种方式对档案管理的内容、档案管理的方式以及档案管理的制度等多个方面进行升级与创新，从而充分发挥出电子档案管理工作的重要价值，为我国各行各业的发展提供充足的后备力量。
　　【参考文献】
　　【1】蔡志强.基于云计算的电子档案辅助信息查询系统设计[J].现代电子技术，2019，42（11）：108-112.
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