高校财务报销系统智能化研究

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　　摘要：在高等学校信息化环境日益完善的背景下，高校财务管理工作必然要向信息化、智能化的方向发展，财务管理系统智能化成为一种必然。财务报销作为高校财务管理与服务中最基础、最重要的工作，随着高等教育改革，高校资金来源趋于多元化，如报销手续繁琐、财务管理效率低、信息传递不及时、沟通难度大等诸多问题都有待解决。针对当前财务报销中出现的“报账难”等问题，财务管理者必须运用新的财务管理理念改进传统的财务核算模式，创新财务管理手段，建设智能化报销系统，优化报销流程，转变服务理念，创新报销方式，提高服务质量，满足高校师生需求，为高校教育事业发展提供良好的财务运行环境。本文阐述了高校财务报销的现状、分析了目前高校财务报销存在的主要问题，以s大学为例，介绍了现行高校充分利用信息化创新并实行的网上预约+物流式财务报销系统及其智能化成果，分析了新模式下遇到的主要问题，结合实践提出了未来优化报销流程的若干建议。
　　关键词：财务报销;智能化;物流式报账;网上预约
　　中图分类号：F810.6 文献标识码：A
　　在“十三五”时期高等教育实现内涵式发展的战略背景下，我国高等学校建设的内涵从数字信息化发展到智慧化，高校财务管理工作需要与时俱进，改革财务报销系统，创新服务模式，才能使高校财务管理工作真正迈向新的水平，适应高校教育的发展需要。
　　1高校财务报销的现状
　　近年来，高等学校教育经费呈逐年递增趋势，经济业务数量也随之逐年增长，国家全面推行公务卡结算以后，所有财务报销的业务要求做到应刷尽刷，与此同时发票无纸化带来的电子发票报销数量的大幅增长，使得现有的财务工作人员工作强度大幅度增加，财务报销中需要核对的信息量在增大，造成财务报销过程中的矛盾和问题逐步凸显。财务报销业务作为高校财务管理与服务中最基础、最重要的工作，服务质量的高低直接影响高校财务管理与服务水平，制约高校教育事业的科学发展。通过建设智能化财务报销系统，改革财务报销模式，简化报销流程，转变服务理念，创新報销方式，优化服务质量，提高师生满意度，加快财务报销工作改革势在必行。
　　2现行高校财务报销中存在的主要问题
　　2.1财务报销业务繁琐，财务人员工作量大
　　随着高校教育经费逐年递增，财务报销业务量大幅增加，财务报销票据种类繁多，一笔报销业务往往会有多笔公务卡刷卡信息和还款信息、多笔电子发票认证信息、无现金汇款单位详细信息以及无现金打卡信息等，财务工作人员在接到预约报销单后需要逐笔核对每一条信息是否准确，工作量特别大，造成财务人力资源浪费，影响财务管理与服务水平。
　　2.2信息不对称，师生满意度低
　　一方面高校财务报销规定及相关制度的宣传普及不到位，信息传递方式有限，广大师生对财务报销流程的了解程度不能实现及时更新，造成财务报销最新信息与师生已经了解和熟悉的信息不对称，容易引起全校师生对财务工作的不满，不利于财务工作顺利开展。另一方面，财务报销工作往往需要学校各职能部处之间的协调和配合，如果各职能部门之间业务信息联系不顺畅、协调性差，就会造成信息传递不及时、不到位，容易使报销业务复杂化，降低报销效率，加大师生和财务工作人员之间的矛盾。
　　2.3频繁更换报账员，沟通难度大
　　目前学校教职工和学生都可以经办报销业务，甚至允许非正式教职工前来财务处办理业务，而且一个项目常常有多个经办人在办理相关报销业务，一笔报销业务因为手续不全等原因不能一次办理时，经常会更换多个经办人来办理，这样由于项目负责人不亲自处理问题业务，多个经办人对业务本身出现的问题不能详细了解，需要多次往返财务处咨询办理，容易引起经办人和财务人员之间的矛盾，加剧项目负责人对财务的不满情绪，不利于财务报销制度和相关规定的宣传普及，更不利于业务的顺利开展，给财务工作造成很大困难。
　　2.4财务人员配备不到位，业务素质有待提高
　　高校现有财务人员配备不到位，使得财务报销人员工作量繁重，每天要办理上百笔报销业务，需要及时高效地审核各类原始凭证，对报销业务的真实、合规和完整性做出快速、准确的判断，这就要求财务人员具备较高的业务素质、熟练的业务技能和良好的沟通能力。特别是随着信息化水平的不断提高，财务软件不断更新升级，更需要财务人员具备较高的业务技能和综合能力，较好地解决广大师生在预约和报销中存在的各种问题。
　　3高校财务报销系统智能化建设——以S大学为例分析
　　在互联网+快速发展的信息化时代，高等学校财务报销环境和会计核算业务流程发生了很大的变化，财务工作的瓶颈也在日益凸显。为了满足广大师生的服务需求，高校正在加快完善和优化财务报销流程，形成多元化、智能化的财务报销模式。以s大学为例，经历了传统的手工报账模式、收单式报账、排队取号式报账，现在正在实行网上预约报账+现场投递+物流式报账模式。
　　3.1全面实行网上预约报销，自助投递，实现无等候报账
　　实行网上预约报账以后，第一环节是由报销人登录网上预约系统，选择相应的业务类型后，逐条录入原始信息，包括发票金额、发票张数、公务卡刷卡信息、公务卡还款信息、电子发票认证信息、无现金汇款信息、自助柜面信息、无现金打卡信息、暂借款信息等，确认预约成功后生成条形码和预约单号，打印预约报销单或预约借款单，由单位财务负责人、项目负责人、经办人签字后，附上相关发票、公务卡刷卡凭条等原始单据，到财务处核算科报账大厅，根据自助投递机提示完成扫码后，将生成的投递条码粘贴于预约单右下角，按条码信息投递到相应的柜中，无需现场等候。自从全面推行公务卡结算和国库自助柜面支付方式以及无现金报销模式以来，报账人在扫码投递报销单以后无需在财务处继续等候办理业务，只需要在预约系统实时关注物流信息和问题单据通知即可，将传统的手工报账方式简化为网上预约、扫码投递，显著提高了制单的效率和准确性。 　　3.2原始票据及数据在预约环节录入预约系统，实现系统自动统计确认
　　全面实行网上预约报账以后，所有发票都由报账人在预约系统中逐一录入发票金额和发票张数，系统会自动进行统计汇总并显示在报销单上，财务工作人员只需根据预约单核对相关信息即可，不再需要手工核票汇总，工作效率和准确度大大提升。预约报销单所涉及的公务卡刷卡信息、自助柜面收款方信息以及无现金打卡所需信息都可以通过系统自动调入，彻底摆脱了传统报销模式下完全依靠人工办理业务的繁琐环节。
　　3.3引入电子发票认证系统，信息化程度显著提高
　　随着信息技术飞速发展，传统纸质发票逐渐被电子发票所取代。为此财务处在预约报销系统中引入了电子发票认证模块，直接与国税系统对接，进行发票查伪和发票信息认证。通过系统认证并已经在财务报销过的电子发票，在重复打印报销时，预约系统无法对该电子发票再次进行认证，一定程度上避免了电子发票重复报销。
　　3.4引入物流式报账系统，物流信息实时查询
　　在全面普及网上预约报账的基础上，为了进一步完善无等侯报账模式，方便项目负责人实时查询报账情况，财务处引入了物流式报账系统，在报账大厅放置自助投递机，前来报账的师生自助扫码投递后，通过预约系统自助查询业务办理进度。财务报销系统通过采集预约单条形码接收预约报销单和相关支撑材料，彻底摆脱了传统的人工填制报销单，人工接单的报账模式，减少报账时间的同时，大大提高了报账效率。
　　4S大学财务报销系统智能化建设过程中出现的主要问题
　　4.1单位负责人、项目负责人签字难，影响报销进度
　　在现行纸质单据的报销前，预约报销单以及各种审批单都需要单位财务负责人、项目负责人签字，大额资金需要财务处长、主管校长签字审批。由于各个环节的审批受到各分管领导各种情况的影响，可能导致报销单在某一环节停停滞，无法及时进行报销，“签字难”成为报销过程中的一大难题。
　　4.2信息反馈途径缺乏，问题单据处理不及时
　　一方面，投递到财务处的报销单据经过财务人员的初审后，一部分单据符合报销要求继续进入下一环节做账资金结算，一部分单据由于缺少签字、发票不合格、预约不完整等原因需要返回修改后再进行投递;另一方面，在一审环节通过审核，已经由财务人员做账并由出纳支付完毕，进入二审环节时发现问题，需要返回给经办人。这两种情况通常由一审报账人员通过系统发消息通知经办人前来办理，如果系统出现滞后，经办人通常不能及时得到通知，导致问题单据处理不及时。
　　4.3电子发票核对工作量大
　　在当前条件下，高校电子发票报销仍然需要附纸质版作为附件，以便对发票抬头、税号、日期、摘要等进行核对，这与传统发票报销模式并没有区别，相反在一份报销单中报销多张电子发票时，财务人员需要逐一核对报销单中的发票认证信息和发票打印件是否相符以及发票信息是否符合财务报销规定，人工核对工作量非常大。
　　5优化高校财务报销系统的建议
　　5.1利用智能化报销平台实现电子签批
　　为了解决财务报销中“签字难”的问题，可以将电子签名系统引入网上预约报销系统，实现网络自主签批。报账经办人完成第一环节的网上预约单填写提交后，先不需打印纸质预约单，而是在办公系统中协同，由各相关领导、项目负责人逐级进行审批，直至该笔报销业务涉及的审批事项全部完成后，经办人即可进行下一步操作——打印预约单。这种电子签批方式减少了报账人往返于财务处和分管领导处消耗的时间，避免了报销手续不齐的情况发生，同时也减少了报账师生和财务人员的矛盾，使得报销流程更加顺畅。
　　5.2开发高校财务APP平台，实现高校财务系统智能化
　　在移动互联网快速发展的背景下，将移动APP应用于高校财务管理系统，实现高校财务系统智能化，为广大师生提供更加便捷的服务。开发高校财务APP平台，为广大师生提供全方位的财务服务。一方面师生可以通过财务APP进行网上预约报销、电子签批、电子发票认证，还可以通过财务APP平台查询财务信息和报销物流状态，了解财务最新规定;另一方面财务工作人员可以通过财务APP将问题单据状态推送给经办人，财务处可以通过此平台实时推送最新业务进展、各种财经法规和最新财务报销要求，使得财务工作可以更加高效快捷，真正实现高校财务系统智能化。
　　5.3實现电子发票无纸化报销
　　将票据识别技术引入预约报销系统，通过系统自动识别、核对发票抬头、纳税人识别号、发票摘要、金额、日期等信息，自动转化为财务数据，并验证发票的真伪，从而形成电子附件作为财务存档资料，不再需要在报销时附上电子发票的纸质打印件，利用系统自动识别关键信息，减少了财务人员人工逐一核对的工作量，同时也减少了后期装订及保存纸质材料的人工消耗，更方便在查询时可以随时调阅电子信息，不需耗费人工翻阅纸质材料，真正实现高效节能的无纸化报销。
　　5.4增加财务人员配置，加强业务培训
　　为了缓解现有财务人员不足与财务报销业务繁重的矛盾，高校应适当增加财务人员配置，缓解财务报销系统智能化增加的财务工作量，缓解财务人员的工作压力。同时，高校财务应加强业务培训，包括内部业务培训和外部培训，提高财务人员的业务技能和综合能力。针对日常业务办理中遇到的问题，定期开展内部学习培训，争取做到既能对业务规定烂熟于心，又能灵活掌握具体问题的处理方法。另一方面，单位应提供外部培训的机会，让财务人员走出去，多学习借鉴其他院校的经验和方法，多参加财务知识和技能培训，优化自身的知识结构，提高沟通协调能力，适应信息化时代高校快速发展的需要。
　　6结论及建议
　　通过建立智能化高校财务网络报销服务管理系统，实现了高校财务报账信息实时化、电子签批、电子票据与纸质票据兼容的财务报账新模式，提高了工作效率和服务质量，同时也发现了新模式下报销流程存在的主要问题。结合工作实践，现行的财务报销系统可以充分利用互联网将高校财务APP平台、电子签批系统引入预约报销系统，实现电子发票无纸化报销，将物流式报账系统建设成全方位、多途径、真正方便快捷高效的财务平台，使高校财务管理工作整体向信息化、智能化发展。
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