利用Saas云服务系统打造高效的行政事业单位云报销平台

作者:未知

  摘 要:针对目前行政事业单位存在的问题,利用高效、便捷、低成本的Saas云服务系统,规范财务审批流程,加强费用管控,提升工作效率,适应不断加快的工作节奏,同时对云报销及总体架构进行细致描述。
  关键词:行政事业单位;云报销;框架设计;目标;新模式
  中图分类号:D630        文献标志码:A      文章编号:1673-291X(2019)12-0097-02
  一、当前行政事业单位财务报销流程存在的问题
  传统的报销方式全部环节均在线下完成,需要经过层层审核,耗时长,报销流程复杂。一方面,容易导致员工无法及时得到报销款项,引发员工消极情绪;另一方面,不便于财务统计报销明细,出错率高。随着互联网技术的发展和工作节奏的加快,这种报销模式的缺点逐渐显现,主要表现在以下五个方面。
  1.职工报销周期长。手工模式下,员工为处理报销须多次找领导进行审批,审批后还需要到财务部门进行核销,大量占用有效工作时间。
  2.预算管控不严。有的行政事业单位认为预算管理就是财务预算,没有把全面预算管理目标、起点、依据、预算编制过程及方法、预算组织与控制等贯穿到各科室、各单位和个人,个别单位基本上是通过财政部门下达的各类年度预算经费指标文件进行管理,但是领导或项目负责人不可能对所有的管理文件和预算规定都熟知。因此,在财务报销审批的过程中可能会出现违规报销或超支报销等问题。
  3.单据审批耗费精力。每一项报销的审批最终都需要汇总到主管经济业务事项的领导,如果发生领导外出培训、开会、休假等情况,就容易导致费用审批出现瓶颈,造成领导工作精力分散。
  4.制度落地难度大。行政事业单位日常的经济活动种类繁多,不同的费用支出对应不同的管理制度。在审批的过程中,由于依赖人为的判断,不可避免会导致执行不力,一旦变更,审批过程很难快速调整。
  5.费用统计分析难度大。在审批过程中,由于大量的数据没有电子化、系统化。费用发生的汇总与统计分析往往滞后,无法做到实时反馈报销数据。
  近年来,随着各类云服务的兴起,云报销系统也应运而生,这些云端系统提供了移动报销、审批和实时财务统计等便捷服务。对比传统的报销方式,云报销系统最大的优势在于通过一系列的手段简化了报销流程,提升了报销效率,为部分行政事业单位解决了传统报销流程上存在的各类难题。
  二、云报销
  云报销是基于Saas模式的云计算技术报销管理系统,集成了多种安全认证技术,包括网络加密技术、服务器认证技术、软件登陆认证技术等等,从外部身份认证,内部权限管理多个方面为用户提供严密和先进的安全防护措施,保证数据安全,具有方便快捷、高效管控、安全易用等优点。使用云报销系统可以轻松创建和提交合规的费用报销单据,快速处理员工费用报销。利用云计算技术不但能够大大优化资源共享,还能保证数据的安全性,从而为中小型单位的管理者提供更高技术、高品质的财务管理方案。同时,通过定制的费用分析报告,进行详细的费用数据分析,也能为使用单位节省时间和降低成本。
  由于该系统具有灵活、安全的审批流程和随时随地地处理费用报销的功能。因此,不管是员工还是管理层,都可以随时随地地处理费用报销,甚至可以使用手机和平板电脑等移动终端设备直接进行审批操作,突破了报销处理的时间和空间障碍。
  三、行政事业单位云报销平台总体框架设计
  云报销平台主要为私有云平台,它设计的外部主体主要包括:云平台资源提供商、云平台运营商、第三方平台以及可以对接的政府采购平台、银行系统等其他云平台。基于云,在系统对接上将变得更加简单,支持行政事业单位将云报销系统融入到已有的财务软件诸如金蝶、用友、SAP中,由于部署在云端,只要联网,即可使用所有功能。而且不限终端、浏览器,意味着使用者在异地也可用手机完成包括报销在内的所有相关事项。
  行政事业单位报销云平台的主要架构包括门户层、中间层、基础设施层三个层次。最上层为系统集层统一门户,包括用户、管理员接口以及第三方平台API接口。中间层就是以行政事业单位云报销系统为主的Saas云应用服务,它包括云数据库、云服务器、云容灾、大数据处理等平台服务。该服务无须行政事业单位为上一套系统而建立和运营自己的硬件服务器及软件设施,也无须专人维护,在信息化系统建设方面的成本至少下降五成以上。底层主要为平台的基础设施,包括核心数据库、云技术终端、虚拟交换机以及可获取的第三方资源等。云报销系统以一种更加灵活和轻便的方式部署在安全的第三方云端,行政事业单位在购买Saas软件之后,只需支付固定的月租费用,即可享受终身免费升级的服务,同时也能有效保障系统运行的稳定性和连续性。
  四、使用云报销实现的目标
  1.流程审批。规范日常办公中的各项审批,通过电子化、無纸化的流转方式,实现各项审批、申请的高效运转。同时,结合“流程图+表单”,高效跟踪审批执行过程,全方位把控流程进度。
  2.费用管理。通过个人、部门、个人与部门综合考虑的角度设置三位一体的费用管控模式,费用信息强大关联,费用报销有据可依、智能预警,全方位对行政事业单位费用进行控制,清晰报销、费用申请流程,提高工作效率。
  3.收支管理。通过整合数据库,监控收支行为,分析收支数据,对收支进行整体规划和管理,保证资源在多个支出类别中的最优分配,从而规范收支行为,加强财务管理。
  五、规范财务审批工作流程,创新费用管控新模式
  行政事业单位智能报销系统是基于“云服务+移动互联网技术”,配合Saas流程引擎,可以极大地提升财务报销体验,打造行政事业单位报销新生态。该系统的显著特征是将整个业务流程包括消费流水对接模块、票据扫描模块、单位内部信息对接模块、支付模块等相互打通对接,全面实现行政事业单位报销系统与携程、滴滴、政采、连锁酒店、电子发票、银行等外部平台与内部预算系统、资产管理系统、财务核算系统无缝集成。
  1.实时记录监控企业的收支情况,实现财务风险管控流程化。整合业务流程,全面识别各业务环节的风险管控节点,通过一体化的业务流程设计和自动化业务处理,围绕一个具体的收支方案,可以是一个项目,或一件具体支出、收入的事件等,对收支信息进行实时记录,并进行合理的预算规划,在关键的节点设置超标预警和合规预警,当预算超出一定范围时系统自动提示,以实现财务管控的规范、有效。
  2.实现财务制度与报表展现,管理组织机构内部门、人员的费用。针对财务预算、资金、费控等实际执行的情况,对费用管控进行全方面、多维度的管理。针对费用相关业务,对流程的申请、审批实现严格把控,规范票据、合同审批流程,加强行政事业单位费用监控机制。
  3.实现流程与收支管理、费用管理的集成。用流程审批来管控行政事业单位的费用报销和收支记录,用规范的流程管控体制让行政事业单位的财务信息更加安全,及时生成的统计报表对接机构管理,从而支持行政事业单位领导的决策和整体发展规划。
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