信息化背景下高校财务档案管理分析
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作者:张焱
[摘 要] 在当前高校的实际建设以及发展中涉及的经济方面的业务状况中，能够对其做出最为真实有效反应的基础就是高校的财务档案。也正因此，高校中的财务档案管理工作在高校整体的日常管理工作中占据着十分重要的地位，与此同时也能够为高校的持续健康发展提供相应的信息数据以及决策支持。本文先从高校财务档案管理工作开展信息化建设的必要意义剖析入手，并对当前高校中财务档案管理方面信息化建设工作中的问题所在进行深入分析，并在文后提出一些在高校财务档案管理方面开展信息化建设工作具有一定实践意义的具体举措。
[关键词] 高校财务档案;管理;信息化建设
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 17. 018
[中图分类号] F232 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2019）17- 0041- 02
0 引 言
随着近代信息技术的诞生以及崛起，当前各行各业都与信息技术进行了融合，信息化的广泛应用为我们的生活带来了很多的便利，当然高校中的财务档案管理也不例外，信息技术对其工作的效率以及质量的提升都有着明显的促进作用。高校中的财务档案管理工作对高校的持续健康发展起到非常重要的作用，对其进行合理的信息化管理具有重要的意义。
1 高校开展财务档案管理信息化建设工作的必要性与意义
在当前我国高等教育不断发展的前提下，我国高校的规模与教学质量都在不断扩大和提升，在发展之中涉及的经济往来也就相应变得更为频繁，这就直接导致高校中的财务档案数量呈现出一种高速增长的趋势，在档案数量的不断提升、数据的查阅次数也随之增长的情形下，传统的高校财务档案管理模式也就不再适用于这种情况的发展。此外，随着信息技术的诞生以及发展，已经开始与社会中的各行各业进行了相应的融合，并且都对行业的发展起到了十分显著的推动作用，也正是因为此类原因，高校纷纷认识到信息技术对于自己财务档案管理将会起到的作用，也就纷纷开始注重这方面的信息化建设。信息技术在高校财务档案管理中能够将工作的质量以及效率得到最大化的提升，同时能够对数据进行妥善安全的保存，在很大程度上减少了因为人为失误造成档案数据丢失情况的发生。
2 高校实际开展财务档案管理信息化建设工作中的问题所在
2.1 对财务档案管理存在一定的思想偏差
财务档案方面的管理工作作为财务管理工作中最后的也是最重要的环节，对于整体财务管理工作质量提升有着极为重要的作用。但许多高校却将财务档案的管理工作视为不重要的工作，从一个角度上来看，这也对当前的财务档案管理工作质量的提升有着比较明显的提升作用。对这部分工作上不重视的根源就是源自高校中的领导层面以及相关的财务管理人员在思想上没有形成一定的认知。将财务档案的管理工作片面地认成是单纯的资料方面的存放以及保管，并认为这项工作并没有涉及多少的技术含量，这样一来，在与之相关的制度建立健全、工作团队建设工作上都没有进行相应的精力投入，直接导致高校在财务当管理方面并没有形成一定的规章制度，导致工作中缺乏指导，工作混乱并且效率低下。
2.2 在相应的财务档案管理方面的水平较为低下
当前在推广高校财务档案管理中的信息建设过程中，大多数高校却依然在延续最为传统的纸质档案管理，传统的纸质档案管理存在很多弊端，容易丢失，不易查询、书写不规范等，并且在实际的管理工作中缺少足够的投入，人员不足，设施不全。部分高校并未完全认识到财务档案管理的重要性，很多这方面的工作人员是一人身兼多职，工作烦琐，只能是先是处理紧急的事情，时间久了就有很多遗留问题。具体的体现就是缺少足够的这方面的专业管理人员，在人手缺失的情形下，在资料的收集中就存在着工作粗糙、档案类型未细化等等问题，直接导致财务档案中信息的利用价值被动降低。
2.3 档案管理中的资料分类缺少合理性
在《会计档案制度》的实际要求之下，各所高校每一年都会定期完成会计以及文书档案等资料的装订工作。但在这个过程中却依然存在着资料分类缺乏合理性的情况。此外，在搭建更加系统体系简明的搜索系统的过程中，会给相应的高校财务信息查询工作带来一定程度上的难度。如若长时间不予清理，在资料数量逐渐增多的情形下，在資料进行销毁工作之时，因为资料分类的不合理，很容易造成重要资料的销毁，对于整体工作中资料安全性有着最为明显的影响。
2.4 高校财务档案管理方面的工作人员综合素质相对较低
想要更好地完成高校财务档案管理方面的信息化建设，就更加需要相关具有档案管理以及信息技术专业素质的人才来开展工作，但就目前的情况来看，高校中这类人才的数量并不足以支撑这方面工作的开展，具体原因如下：第一点就是领导层面对于此项工作的认知不足，将其单纯认作是简单的资料保管，没有得到正确的认识。第二点就是高校中的财务档案管理人员并未系统接受过这方面的培训，缺少相应的专业技术以及素质。第三点就是这方面专业人员的数量配置不足，大部分都是行政人员予以兼职。
3 解决高校财务档案管理中信息化建设问题的实际举措
3.1 建立健全相应的财务档案管理制度
想要更好地实现高校财务档案管理的信息化建设，首先需要做到的工作就是建立健全相应的财务档案管理方面的相关制度，形成一个完善合理的制度体系，并进行严格的制度化管理，借此来为这方面的信息化建设提供保障。站在财务档案管理的整体视角上来看，需要建立健全如下的相关制度：第一个就是资料对应存档管理制度，财务档案管理方面的相关人员需要立足于财务实际的收支上，对于各种资料进行分类归档保存。第二个就是档案资料的保存管理制度，为了显著的提升资料的检索速度，相关工作人员需要进行能够各个类别信息的检索工具。第三个就是档案资料的安全管理制度，对于档案管理的信息平台予以监管，并对重要资料进行备份工作。 3.2 完善信息化管理系统中的基础设施建设
在当前高校财务档案管理与信息技术融合程度逐渐加深的情形下，对财务档案的相关管理工作全部需要通过一些设备来完成，因此完善信息化管理系统中的基础设施建设就显得尤为重要。在整体的管理过程中会涉及的基础设施基本上包括储存用设施、中央服务器、数据库以及相对应的操作系统等等。如若想要确保自身的财务管理信息化系统可以拥有一个稳定以及安全的平台，就需对这部分的基础设施予以相对良好的安装。
3.3 财务档案信息依据价值性进行相应数据的数字以及网络化
想要对财务档案中的信息立足于价值的角度上予以数字化，首先需要确保的一点就是财务档案信息自身具有极高的完整以及精准程度，在进行各方面财务档案的资料收集之时需要依据相应的制度规范来开展工作，在对资料开展数字化转化的过程中，需要先对资料进行合理的分类，并将其中经过分析具有实用价值的数据予以数字化转化，这样一来就可以为信息化管理财务档案数据提供最全面的数据支撑。
在数字化流程完成之后，需要进行的技术数据的网络化工作，针对数据的网络化工作在信息化管理财务档案管理中占据着十分重要的地位，同样也是保障实现数据共享的关键流程。在开展这部分数据的网络化之前，需要建立起一个全面且有效的数据库，将信息完整录入到数据库之中，而且还需要保障数据的可识别以及可读取性。随后就可以对前端的网页进行相应的设计以及完善，保障信息浏览以及查询的效率。为了保障这个系统可以满足日常的管理需求，需要站在自身的财务档案信息实际需求的角度上，征询相关人员的意见，保障系统的稳定运行。
3.4 重视相关财务档案管理工作人员自身专业综合素质的提升
为了能够有效地保障高校财务管理工作上的信息化建设，高校需要重视在档案管理以及信息技术方面有着较高专业综合素质的人才的引入以及培育。在传统的高校财务档案管理工作中，在相关的财务档案管理人员方面存在着诸如行政人员兼职、不具备任何相关素养、没有经过系统培训等等问题。这样的工作人员很难有效地完成财务档案管理工作，也就很难为高校的持续发展提供准确的数据支撑。高校在进行人員的招聘之时，需要将对工作人员的要求予以明确，确保招聘的工作人员能够真正地为信息化管理财务档案做出相应的贡献。此外，对于校内原有的工作人员，校方需要定期组织学习与考核，保障其专业素质不断提升，真正完成信息化管理档案信息的任务。
4 总 结
高校在规模以及教学质量方面上在逐渐地扩大以及提升，涉及的经济来往就会越加频繁，财务档案管理工作的重要性也就不言而喻。在当前信息技术加持下，高校也开始注重信息技术与财务档案管理工作的结合。本文先从高校财务档案管理工作开展信息化建设的必要意义剖析入手，并对当前高校中财务档案管理方面信息化建设工作中的问题所在进行深入分析，并在文后提出一些在高校财务档案管理方面开展信息化建设工作具有一定实践意义的具体举措。以期能够对今后高校在财务档案管理方面的信息化建设提供一定的帮助。
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