浅析医院后勤服务外包业务内部控制审计

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　　摘 要 自公立醫院综合改革试点指导意见实施以来，医院将优质资源致力于发展医疗、科研、教学等核心业务，而今外包服务行业日渐成熟，加快了医院后勤社会化发展的进程，后勤服务外包在节约运营成本、提高服务质量及工作效率上都有显著的优势，但也给医院管理者带来了新的内控监管挑战。本文就医院如何细化后勤服务外包业务的内控管理考核评价体系，如何加强内部控制审计，从而提升医院的社会服务效率及效益进行了探讨。
　　关键词 后勤服务 外包业务 内部控制 审计
　　随着城市公立医院综合改革的深入，大力提升医疗技术水平、充分激发医疗综合实力已成为医院发展的核心。后勤服务行业已逐渐成为优质高效、低耗方便的新型医院后勤保障机构。与之相应，社会、病患及医护人员对医院后勤服务的需求标准也随之提升。后勤业务以低技术、高密集劳动型服务为主，主要为医院提供基本运营及专业服务保障工作。让专业的人做专业的事，提高医院管理质量，缓解医院人员编制有限等难题。通过对后勤服务科学精细化的管理，从内部控制着手优化对后勤服务外包业务审计监督和评价，充分发挥其优势，进而更好地为医院服务，推进我国医疗行业健康稳步发展。
　　一、医院后勤服务外包在内控管理方面存在的问题
　　（一）采购过程中内部控制风险和隐患
　　1.采购方式不规范。医院在采购后勤外包业务时应严格按照《采购法》及《招标法》等文件要求选择采购方式，达到所属地区政府下发采购限额规定的项目必须按公开招标流程办理。但现实中违规分解逃避公开招标的行为时常出现，如某地区医院采购物业服务，项目金额153万元，采购需求只有物业公司提供的耗材用具、管理费、税金等物料费用35万元。而最核心的属于物业公司的保洁人员工资成本118万元，实际以劳务外派形式算作医院临时职工，相关工资记入医院的人员成本。招标文件仅以上述物料管理费为采购内容，未包括劳务人员工资，而对服务人员的考核及报酬发放都由物业公司管理，以此来粉饰采购程序的合法化。
　　2.合同执行不规范。外包服务合同临近合作期满时，因前期论证或者组织采购程序不及时，导致采购期限过长，存在本次外包服务项目已到期，而新签订的合同未生效，医院被动地执行过期合同，会带来很多风险隐患。同时，合同中未注明接管方案内容，极易出现新、旧外包服务公司在退出及接管时期，各方职责、服务内容及具体交接内容无计划、无措施，造成对外包公司管理混乱的局面。
　　3.合同签订不严谨。合同是供需双方利益的保障，因合同标的与中标通知书标的不一致、违约责任不清、执行单位与收款单位不一致、履约责任解释不清等条款问题，极易产生歧义、误解或引起法律方面的纠纷，也无法保障双方的合法权益。
　　（二）内控评价体系不完善
　　后勤服务的质量和工作效益直接影响医院所要付出的时间、财力及人力成本，优质的服务可以让医院全身心地投入核心业务的发展。如今医院的内控评价体系不科学，未形成多部门联检监管机制，实操性不强，过于表面化，日常内控监管考核不及时、不全面，管理的方式流于形式或未按合同约定定期对外包服务机构做全面的评价考核，导致因服务不到位而产生的矛盾不能及时得到反馈和改善，医护员工及患者对现状不满意，最终影响了医院的整体形象。
　　二、精细内控管理后勤外包业务质量的内控审计对策
　　（一）采购过程内控管理审计
　　1.重视主体责任，避免合同履约风险。增强对合同控制管理意识，做好采购全过程内部审计工作，关注合同订立、履行、登记归档及纠纷处理中薄弱环节的监管。审查和评价是否执行正确采购方式，复核合同条款与招标文件是否相符，签订合同是否合规、有无越权行为，重点审核合同文本是否存在重大遗漏、缺陷和歧义等内容。对照合同条款每年定期审查合同的履约情况。建立科学的处理机制，对违约行为追究相关责任。
　　2.明确自身需求，科学编制业务预算。内审部门应对后勤服务业务是否依据医院自身实际需求作出评价，服务项目是否充分。同时做好咨询工作，可依据《综合医院组织编制原则》（以下简称《原则》）等相关规定合理测算所需预算。方法可以按所需服务人员数量、所分担区域面积及服务项目复杂度来制定。如一家三级综合医院，开放床位2000张，现要测算保洁人员的配置比例。依据《原则》，按每人担当20～25床来算，至少应有80名卫生员即保洁服务人员。
　　3.明晰资金来源，规范采购过程合法化。充分发挥内审部门事中审计监督职责，对采购项目应明晰政府采购还是自主采购行为，对达到当地财政部门下达采购限额规定的，必须采用公开招标方式，同时做好请示备案。审查是否科学制定招标项目、范围、内容与要求。关注采购活动中各流程的合法性，如投标单位资质、评标标准是否完备合理、记录是否真实详细、评标结果依据是否充分等。
　　（二）完善考核体系，建立内控管理评价模式
　　1.建立联合监管机制。确立外包业务归口管理部门，因后勤涉及多行业，专业性较强且管理要求又各不相同，医院应建立由医务、护理、后勤、财务、基建相关职能科室及班子成员等联合监管小组，定期或抽查外包单位履行质量考核标准的情况。后勤应为主管部门，全面负责与外包公司的日常工作，对质量考核监督发现的问题，及时通知服务机构整改。财务应以后勤每月提交的考核表作为付款依据。内部审计及监督管理部门应重点关注服务机构对日常监管发现问题的整改情况，未达到整改要求的，应及时提醒联合监管小组按合同规定作出相应的处罚，并实施后续整改落实情况的跟踪调查。
　　2.精细内控管理制度。完善后勤外包内控管理制度及流程，形成覆盖整个外包业务流程的监管协调模式。细化后勤外包考核制度如质量达标要求及外包公司接管及退出方案等。量化考核分值清单，明确各项指标分值占比，与外包单位达成共识，以便发现问题时有章可循，充分界定医院与外包公司之间的职责。以质量考核内容来评价结果作为支付费用的依据。不断改进内控管理制度，追踪落实形成闭环管理，持续改进常态监管机制。
　　3.建立长效的日常内控监督管理模式。正确评价内控监管是否周全到位，审阅各项工作具体落实人员的工作记录单，不定期抽查人员出勤情况，关注实际在岗人数是否与合同相符，审阅后勤日常管理留有的记录清单，是否定期对外包业务管理情况进行深入分析、考核。可以使用评分法定期考核，建议邀请物业管理人员共同参与，分别从员工出勤情况、前任问题落实整改情况等进行考核评分，并说明评分和扣分原则，及时公布评分结果，及时填写《质量检查记录单》，物业应填写整改措施和整改期限，根据落实整改情况可酌情予以扣分。依据所得分数除以总分数的所得值乘以标准物业费金额，得出本期实际物业费。内审及监督部门应关注质量检查记录单所列明事项的评分及具体落实整改情况。
　　三、结语
　　后勤服务单位应融入服务医院的管理文化和理念，只有真正融入被服务对象的环境才能提供更高效、优质的服务。公立医院也应明确自身的需求，利用精细化内控考核体系，监督和评价医院外包业务内控监督制度落实情况，充分发挥审计及内控管理制度的作用，促进后勤标准化服务，为患者及医务人员提供安全舒适的医疗环境，最终实现与外包公司共赢，从而推动公立医院稳健、可持续发展。
　　（时媛媛单位为大连大学附属中山医院;郑辉单位为大连市第六人民医院）
　　参考文献
　　[1] 王挺，孔德山，马晓劲，赵志和.浅析医院后勤外包服务公司的管理[J].管理观察，2015（24）：171-173.
　　[2] 李松，于海涛.医院后勤服务外包项目内部审计如何做[J].中国内部审计，2018（12）：38-41.
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