信息化背景下如何做好档案管理工作
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【摘要】随着信息技术的深入发展和广泛应用，档案管理模式已经从实体管理向数字化管理转变，电子信息档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用，但如何更好地做好电子信息档案管理工作也变得更加重要，这需要我们对档案信息化管理有深刻的理解和认识。
【关键词】档案管理;优势;缺点;信息化
一、档案信息化管理的主要优势和缺点
（一）资源共享快捷。传统的档案管理由于以实物档案为主，所以根本无法实现在同一时间、不同地点、不同空间进行多人查阅，档案利用模式基本比较单一，而对于信息化条件下的电子档案打破了传统档案的实物形式，以数据形式进行保存，利用网络进行共享传输，因此不在受时间、地点、空间的任何约束，可以瞬间完成多人、多地点、多空间同时进行信息的传递和查阅服务，及时方便快捷高效。
（二）经济节约实用。传统的档案以纸张形式和实物居多，而档案的收集、整理、管理利用也基本以手工为主，这在一定程度上对人力、财力、物力的投入要求比较大，而电子档案的收集、整理、归档、利用等环节都是依托数字和网络环境进行的，因此对人力、物力的投入相对较小，而从时间上，与传统档案的收集整理比较来看，用时更少，收集整理效率更高、更快捷、更安全。在档案的管理利用上，传统的档案管理利用对库房的空间、环境、防潮、防虫等方面的要求都比较高，而电子档案管理利用主要考虑它的安全。
（三）信息化档案数据的不安全性。虽然档案信息化管理存在资源共享快捷、经济节约实用的优势，但由于计算机网络处于开放的网络环境中，资源处在共享状态，这就不可避免电子档案被入侵和破坏，其主要的危害来源于计算机病毒，它会存在于电子档案传输的每个环节，对信息化电子档案系统进行入侵破坏，一些电子档案数据很容易被一些不法人员进行修改、增减及非法利用，给档案管理工作造成重大损失。
（四）档案信息化对设备的依赖性。档案信息化必须借助一定的计算机网络、档案管理软件及相关安全设备才能完成，对设备具有很强的依赖性。由于电子档案需要长时间存储，很容易会出现各种意外情况，对档案产生影响，比如计算机本身的问题，包括达到使用寿命、硬件被人为破坏等，都会对电子档案造成严重影响，作为档案管理人员必须履行好职责，定期对信息化设备进行维护，用科学的方法保护好电子档案的安全。而传统档案以纸张和实物为保存形式，它的管理利用等环节无需借助任何电子设备，从这一点看，传统档案拥有电子档案不可替代的优势。
二、做好档案信息化管理的几点建议
（一）转变传统管理方式，树立信息化管理理念。近年来，随着信息化技术在档案管理工作中的广泛应用，档案管理工作正面临新的挑战和新的机遇。传统的档案管理模式已经不能满足和适应现在档案管理工作的需求，我们必须改变传统档案的管理模式和理念，不断开拓创新，把信息化技术运用到档案管理工作中，充分利用好先进的电子化设备和信息技术对档案信息资源进行管理，搭建全新的档案信息化管理平台，不断提升对各类档案材料进行数字化加工处理能力，使档案管理工作从收集整理、鉴定组卷到统计利用每个环节都实现信息化，不断提升档案管理工作的效率，积极适应信息化条件下档案管理工作的新要求和新形势，更好地服务国家和社会主义建设。
（二）加强管理设备的投入，确保信息化档案管理的绝对安全。做好新形势下档案信息化管理工作，离不开先进的设备作保障，因此，一个单位的领导班子必须重视档案管理工作，要成立专门的档案管理工作领导小组，真正把档案工作列为重要工作来抓，加大对档案管理部门硬件基础设备的投入，切实搭建起运行高效、操作便捷、安全稳定的信息化档案管理平台，配备强大的数据存储服务器、应用数据处理服务器、入侵检测系统以及安全防火墙系统等，并定期对各系统进行维护升级，及时修复影响档案信息化管理工作的一切不安全因素，确保档案信息化数据的绝对安全，不断提升档案工作信息化管理水平。
（三）建立规范统一的档案信息化管理标准。档案信息化建设必须以规范统一的档案信息化管理制度和高效运行机制为保障。档案管理部门要主动适应档案信息化管理的新特点和新要求，结合实际工作需求，开拓创新，建立起档案收集、整理、鉴定、统计利用等一整套的信息化管理制度以及科学的工作流程，从制度上、工作流程上确保每名档案管理人员，在每个工作环节及具体操作上，都能严格按照统一的管理规范和标准去执行;同时要制定安全有效的档案信息化管理应急预案，确保一旦发生电子档案管理系统被入侵和硬件被破坏时，能第一时间采取有效的应对措施，避免出现手忙脚乱的情况，以致给档案信息化数据造成破坏，真正搭建起档案信息化管理制度的防护墙。
（四）加强档案信息化管理人员的业务素质和能力建设。信息化条件下，如何更好地做好档案管理工作，给信息化管理人员提出了更高的要求和挑战。一要加强 档案管理人员的思想作风建设。培养档案管理人员过硬的思想素质和服务意识，坚定管理人员对档案事业的热爱和追求，激励他们工作中要甘于吃苦、乐于奉献、勇于创新，牢固树立服务第一的工作宗旨。二要加强自身学习。档案信息化管理工作对知识的要求非常高，涉及的知识面也更广，管理人员必须树立终身学习、主动学习的意识，不断通过档案继续教育培训、专题培训、网络教育以及个人自学等形式，优化和丰富自己的档案学知识结构，及时掌握新形势下最新、最快与档案信息化管理工作相适应的理论知识、业务技能、信息技术、网络安全知识等。三要档案管理人员学习最新的档案信息化管理法律法规，工作中有章可循、有法可依，避免出现原则性的问题，进一步提升自己的服务能力。四要开展好档案信息管理技术培训。档案信息管理技术是一个档案管理人员做好档案信息化管理工作最基本的要求，所以，做好这项工作十分必要。要定期开展对档案管理工作人员信息化管理技能培训，着重讲解档案管理系统操作运用、日常的系统维修、信息数据备份及安全防护等知识，不断提升管理人员的信息化管理水平和能力。
（五）加强档案信息化管理人员的人才储备。随着档案信息化管理工作的推进，对信息化人才的需求越来越大，尽管一些档案管理人员或多或少地有过这方面的培训，但这种培训时间都比较短暂，档案管理人员很难有比较系统全面深入的学习，对档案信息化管理也之是仅限于一般系统操作上，对一些深层次问题很难有效解决。许多单位在开展档案信息化管理工作时，只能采取外包等形式，工作推进中受制于人，一旦出现技术问题，也只能打电话找外包，严重影响到一个单位的档案信息化管理效果。 因此，加强对档案信息化管理人才的储备已经是一件迫不及待的事，必须尽早做，人事管理部门要加强这方面人才的引进及培养，为档案信息化管理工作打好坚实的人才基础。
（六）加强档案信息化管理资源的互联互通。档案信息化管理工作要紧跟时代发展的需要，不断提升信息化服务水平和服务范围，有计划、有步骤地开发档案数字化工作，通过网络资源共享，组建具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点的数字档案馆，积极实现跨区域数字档案馆的互联互通，进一步延伸档案的服务范围。
总之，档案信息化管理工作要尽快适应信息时代的发展要求，不断推进档案管理数字化建设，早日实现跨区域数字档案馆的互联互通，更好地服务国家和社会建设。
【参考文献】
[1]李宏江.淺谈档案信息化管理[J].神州（中旬刊），2013（08）.
[2]赵延民.与时俱进加强档案的信息化建设[J].黑龙江史志，2014（07）.
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