浅谈如何做好信息时代下的档案管理工作

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　　【摘要】随着社会信息化进程的加快，信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源，档案作为一种原生的信息资源，其重要性日益凸显出来。档案信息化是档案工作创新的客观需要，是传统档案管理走向现代化档案管理的一个重要标志，它将全面促进档案工作的现代化、标准化和服务化。
　　【关键词】档案工作 信息时代
　　档案事业是我们党和国家事业发展的一个不可缺少的重要方面。档案记载着单位发展史上的优秀成果，对研究本单位的工作业绩和科学发展提供了第一手的资料，同时档案作为一种原生的信息资源，其重要性日益凸显出来。面对剧烈的社会变化，我们应清楚的认识到，信息时代给我们档案管理工作带来了的不仅是挑战，更是机遇和新生。我们档案工作者要不断学习科学知识，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。
　　一、档案的定义
　　档案是指在各项工作中形成的，具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，是领导决策的依据，是对工作查考的凭据，也是科学研究和基础设施，设备建设的可靠资料，因此做好档案管理工作，对于管好用好档案，充分开发利用资源起着重要作用。
　　二、信息时代档案管理的内容
　　档案管理一般包括档案的收集、整理、保管、编目、检索与统计等。信息时代档案管理工作的内容在信息时代，档案管理工作发生了很大的变化。尤其是计算机技术的加入，是的档案管理由传统的、简单的纸介保管向现代化、数字化改变。利用计算机信息技术，编次，分类来进行统一管理。当有需要提取档案时，利用计算机技术筛选，有效的提取所需要的文件，提高工作效率。信息时代，档案管理工作的主要内容包括：档案管理设备建设、档案信息资源建设、档案信息化和规范化管理、档案信息化网络建设、信息化档案管理人才的培养等等内容。
　　三、档案管理信息化的重要性
　　改革开放以来，中国的经济与科学技术不断的发展，到了现在的信息时代，人们从思维、行为方式上都有着根本性的转变。这也使得许多行业也得到了发展，使得行业技术的进一步提高。作为档案，无论是在传统时候，还是在改革变迁之后的信息时代，其最主要的作用就是信息的一种载体，而我们随着时代的进步，我们要做的就是思考如何使得档案管理也随着时代一起发展，怎样才能提高档案管理效率，更好的为人民服务。信息时代的档案管理最主要的特征就是进行信息化转变，案存在形势由以往的纸质形势转变为以电子文件形势的文字、图片、音视频等资料。档案管理中，需要对档案进行长时间的管理和保存，防止档案出现问题等，对于传统的纸介来说，这不是一个简单的问题。纸介档案在放置时间过长之后可能会有受潮、虫害等事故的发生。而且关于纸质的档案往往只有一份，没有其他备份，一旦档案发生损毁，无法弥补。所以传统情况下为了保证纸介档案的安全，往往需要投入大量的人力以及财力，而信息化的档案管理则可以轻松克服这个问题。信息化的档案管理中，每份档案都在计算机网络中，存储简便，而且不易被破坏，且可以备份，更可以进行云存储。而且由于计算机的计算速度特別的快，当存储好的文件在电脑里时，如果需要提取档案时，相比较传统的纸介档案查阅难度大，所花费的时间也较长，效率较低;信息化的档案管理却是传阅速度迅速、准确、高效。
　　四、信息时代档案工作面临的挑战
　　随着科学技术不断发展，信息的公开化被提上了重要议事日程，各项工作包括档案工作都面临严峻的挑战。必须以创新思维指导档案工作，以适应新时期快速发展需要。为此档案部门要改变一切不适应新形势要求的思想观念和单一被动的服务方式。传统的档案工作服务方式，是一种封闭式的，局限于咨询者上门查阅档案，档案馆虽然有大量的档案信息资源，但大部分不能方便地被员工所利用，谈不上充分发挥档案信息资源服务员工、服务科研生产发展的作用。具体表现在以下几个方面：
　　（一）对于档案管理来说，它的保密性是其重要的属性，有关于档案资料的保密工作也是日常管理人员需要注意的问题，我国也有相应的法律法规来进行规范。
　　（二）信息开发利用率低。我国档案事业起步较早，虽然信息时代的迅猛发展为档案事业的发展注入了新鲜的血液，但是受传统观念的影响，档案信息的开发利用依旧比较呆板和保守。
　　（三）档案管理人员的配置问题。信息时代档案事业的发展对管理人员提出了更高的要求，管理人员除了要精通档案业务知识外，还要具备熟练的计算机操作技能、以及不断提高学习更新档案知识的意识。
　　（四）档案管理设施的配置问题。信息时代下合理的设施配置对档案管理有很大的促进作用。目前几乎所有档案部门都拥有电脑、打印机等基础设施，但由于档案管理系统软件较高、系统维护投入大、完善升级复杂等原因导致出现档案管理系统不一致、不能通用的现象影响了档案信息化建设的进度。
　　五、如何做好信息时代下的档案工作的应对措施
　　信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势，我们应该转变陈旧的档案管理理念，才能使得档案管理工作跟上信息时代的步伐，更好地服务社会。
　　（一）加强领导、提高认识。加快档案信息化的建设，要更新各级档案人员的知识结构。档案事业改革创新，关键在于管档案的人，使档案信息化有一个明确的引路人。要提高领导的现代化管理水平和业务工作水平，以适应现代化管理的需要。努力把档案信息化建设作为政务建设的一个重要内容，逐步构建起各地档案信息平台，提高工作水平和工作效率、提高服务质量。
　　（二）不断完善档案管理相关制度。为了更好的做好档案工作，同时规范档案管理人员的工作行为，创造一个良好的工作氛围，结合自身档案管理实际情况，在原管理标准的基础上，制定适应信息时代发展要求的档案管理制度。
　　（三）推进档案信息化建设。坚持文档一体化原则，充分利用计算机技术和网络技术，逐步实现档案资源上内部局域网，资源共享，进一步提高档案管理现代化水平。
　　（四）加强档案工作者的业务能力。档案管理人员应该提高认识水平，强化继续教育，加强制度建设，坚持“学用结合、按需施教、重视时效”的方针，切实遵守学以致用的原则。积极参加上级部门举办的培训班，提高自身的档案工作业务能力。
　　参考文献：
　　[1]任凤仙.档案意识与档案工作的关系之我见.档案学通讯，2008（3）.
　　[2]李爱妹.加快档案信息化建设不断创新档案工作.
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