高校档案馆信息服务策略相关思考
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摘要：高校档案馆是档案馆的重要构成部分，通常隶属于机关，具有相对固定的编制以及独立经费预算，其主要职能为收集、保管以及利用学校各部门档案。高校档案馆承担了为祖国培育优秀人才以及落实档案管理工作的重要责任，其档案信息利用水平与创新人才的培养及流动具有直接联系。因此，高校档案馆需要重视并加强相关信息服务，实现档案信息服务创新，将档案信息的潜在价值充分发挥出来。基于此，本文对高校档案馆信息服务进行了综合分析，并提出了相关策略，以供参考。
关键词：高校档案馆;信息服务;资源整合;策略
中图分类号：G647 文献标识码：A
1 高校档案馆的功能分析
高校档案馆承载了多项功能，主要涵盖以下幾个方面[1]。一是安全保管。保护档案是高校档案馆最基本的功能、职责。高校档案是高校建设以及发展的真实历史记录，一旦出现遗失或损毁，对于高校乃至社会而言都是巨大的损失。所以高校档案馆必须保证高校档案材料的安全管理。二是对己公开的现行文件提供利用服务。在高校教学活动、管理工作以及科研工作当中会产生较多的校务文件，其中包括招生计划、就业政策、收费标准等。这些文件与社会群众利益息息相关。高校档案馆需要提供这些文件的利用服务，实现校务公开。三是社会教育功能。高校档案是高校文化以及校园精神的重要载体，其中也涵盖了科研、管理、教学等多个领域的内容，这使得高校档案具有很强的知识性与教育性。因此，高校档案馆也具备了一定的社会教育功能，借助高校档案资料及相关信息，可以开展主题教育活动，通过向社公开放，能够进一步强化高校文化的影响力，为社会主义精神文明建设提供支持。四是档案信息服务。在信息化时代，高校档案馆通过网络途径能够将相关档案信息提供给社会公众，为其提供多元化的信息服务。
2 高校档案馆信息服务概述
档案信息服务是高校档案馆的重要功能之一，也是实现高校档案价值的重要途径。各大高校是高校档案馆的主要目标用户。换句话说，高校档案馆是为高校量身定制的档案部门，能够为教学工作、科研工作、学生信息管理、后勤保障工作等提供服务，这是高校档案馆信息服务最为重要的职责与功能。高校档案馆除了承载高校自身的档案工作服务外，还需要根据学校发展目标及特征，明确高校在不同时期以及发展时期的工作方向与目标，再结合这些方向或目标对基本功能内涵进行推广[2]。高校档案馆要为这些方向及目标实现提供基础性的档案信息服务支持，其中会涉及科研资料、学术知识、教育学生、教育培养方案等。这些档案材料对于高校整体发展具有重要的意义。与此同时，高校档案馆信息服务涵盖了多种信息资源，在这个过程中需要对相关信息资源不断收集、整合、分析、加工，将这些信息资源的价值充分发挥出来。总体来看，高校档案馆信息服务具有内容多样化、方式快捷化、服务对象社会化以及服务手段现代化的特点，同时高校档案馆信息服务具有学术性特征，它是一项专业性的服务。
3 高校档案馆信息服务存在的问题
目前来看，很多高校档案馆对信息服务愈来愈重视，也采取了一定措施，取得了一定成绩，但在部分环节还是凸显出一定问题。一是高校档案馆信息共享程度有待提升。以往很长一段时间内高校档案馆都处于封闭或半封闭状态，其社会服务属性并未得到充分重视，这与其缺乏社会服务资源以及途径有关。这种情况也阻碍了高校档案馆获取社会资源。由于高校档案馆与社会缺乏有效互动，导致无法实现档案信息资源共享，这对于高校档案馆信息服务发展而言显然是不利的[3]。二是馆藏资源有待丰富。有调查表明，高校学生对高校档案馆了解不够透彻，在相关档案资源使用方面形式较为单一。在学习资料或学术科研资料方面高校学生一般会通过图书馆或网上途径获取，并不会主动到高校档案馆寻求自身所需资源。这从侧面反映出了高校档案馆涵盖资源内容还不够丰富，与图书馆馆藏存在着一定差距，尚不能满足学生多元化的需求。因此，高校档案馆需要针对学生群体需求，丰富相关档案资源及种类，并完善服务方式，加强相关宣传工作，为学生群体提供主动服务。三是信息服务方式较为单调。很多高校档案馆依然采用传统模式进行管理，信息服务方式较为单调。一些高校档案馆仅能提供到馆信息查阅、资料复印等基本服务，无法充分利用信息化技术实现外网查询、档案信息主动推送等。再加上高校档案馆处于相对封闭的状态，无法满足不同用户的差异化需求。当用户需要档案信息支持时，需要亲自到馆查阅，严重制约了高校档案信息利用效率，这样也就无法将档案信息的价值充分发挥出来。
4 完善高校档案馆信息服务的相关策略
4.1 实现信息服务公共化
在信息服务工作开展过程中，高校档案馆需要转变观念，加强信息资源共享，实现信息服务公共化，将高校档案信息的价值与影响力充分发挥出来。首先，高校档案馆要完善档案信息收集、识别以及存储工作。为了进一步扩充高校档案馆信息资源，高校档案馆可与企业档案馆、政府档案馆加强沟通，彼此之间建立良好的合作关系，形成信息互通，便于公众查询[4]。同时还可利用信息化技术实现远程文件传输，突破地域空间限制，逐步建立一个具有一定规模的档案信息资源网络，实现区域间档案信息资源均匀分布，减少高校档案信息资源重复征收，降低信息资源采集成本。其次，高校档案馆要加强技术性投入。例如，高校档案馆可聘请专业人员对相关档案信息进行数据化处理，将其输入至计算机终端，并对输入的档案信息进行归类、过滤处理，将其整合为数据库，进一步提升档案管理效率。当然，在这个过程中高校本身要重视档案馆建设，加大人力、财力、物力等投入，及时更新软硬件设施，为高校档案信息服务创造一个良好的基础环境。第三，高校档案馆要转变信息服务方式，满足社会群体的多元化需求。高校档案馆信息服务公共化的主要对象是社会各界人士。社会用户的层次、学识、修养以及知识需求等均存在着一定差异性，因此，高校档案馆需要对不同类型用户行为习惯进行调研、分析，根据其需求特点提供差异化的服务，尽最大努力为其提供便捷。第四，高校档案馆在实现信息服务公共化的过程中，要注重信息安全建设，要设定一系列身份验证及登记流程，并根据用户层级设置不同权限，确保档案信息的安全。 4.2 加强相关资源整合
首先，高校内部要保证各部门之间的信息渠道畅通无阻。从技术角度来看，要对各部门数据端口进行统一并更新，避免出现信息孤岛。高校档案馆要与学校各部门之间加强交流，要求其他部门落实好档案信息保留工作。档案馆则指派相关工作人员定期从各部门对档案信息进行收集、归档、整理。其次，高校档案馆还要强化外部沟通，不同高校档案馆之间应该形成合作关系，进行有效的信息交互，實现信息资源互补，逐渐构建一个具有一定规模的高校档案信息共享网络平台，进一步提升高校档案信息资源利用率，发挥其潜在价值。第三，高校档案馆还应该与区域内知名企业进行合作，企业能够为高校档案馆提供一些基本档案信息;高校档案馆则能够为企业提供毕业生相关信息以及科研技术信息，达成共赢。第四，高校档案馆要善于利用先进技术强化档案信息资源整合[5]。例如，档案馆可利用大数据技术进行信息数据挖掘，将一些具有价值信息的开发利用起来，对馆藏资源进行扩充，实现信息增值。
4.3 为用户提供定制化信息服务
为了进一步提升信息服务质量，高校档案馆可为用户提供定制化信息服务。首先，高校档案馆可建立门户网站，网站涵盖档案馆所有线上信息，满足用户信息查询、筛选、下载需求。除了本档案馆信息外，网站还可提供其他高校档案馆以及社会档案馆信息链接，进一步扩大信息服务范围。其次，高校档案馆要加强数据库建设，针对不同用户群体建立不同类型的数据库[6]。例如，面向科研人员可建立科研信息数据库;面向学生群体可建立学籍、学业档案数据库;面向毕业生可建立就业信息数据库;面向院校可建立校史数据库。通过建立不同类型的数据库，能够让档案信息服务更加细致化。第三，高校档案馆可借助大数据技术对用户潜在行为习惯进行分析，针对其实际需求主动推送信息，并提供订阅式服务，实现信息服务定制化，进一步提升信息服务质量。另外，高校档案馆要加强相关人员职业技能培养，为定制化信息服务奠定良好基础。很多高校档案馆规模较小，甚至附属于图书馆之下，相关工作人员专业技能水平较低，对用户实际需求不敏感，不能为用户主动提供服务。高校要重视档案馆人才队伍建设，加大投入，制定培训计划，不断提升相关人员工作能力、业务素养，增强其岗位胜任力。对于一些能力突出、业务素质优秀的档案馆工作人员，可为其提供深造机会，进一步提升其能力，拓展其视野，让其能够充把握高校档案管理前沿动态，创新其服务意识，为高校档案馆信息服务奠定良好基础。
5 结束语
高校档案馆信息服务是高校档案馆的重要功能之一。通过有效的档案信息服务，能够提升档案信息利用率，满足各类用户需求。在这个过程中，高校档案馆要加强资源整合，实现资源共享，针对不同用户需求提供定制化、个性化的信息服务，充分发挥相关档案信息资源的价值。
参考文献：
[1]费紫琦.大数据时代高校档案服务创新研究[J].兰台世界，2019（01）：121-123.
[2]史丹妮.浅析高校档案管理中的信息资源共享模式盯中国管理信息化，2018，21（20）：169-170.
[3]杨红.大数据时代高校档案信息服务创新研究[J].兰台内外，2018（05）：73-74.
[4]孙焱.信息化背景下高校档案馆信息服务策略研究[J].黑龙江科学，2017，8（13）：106-107.
[5]王海燕.基于信息化背景下高校档案馆信息服务策略分析[J].西部皮革，2016，38（24）：247.
[6]丁洁.面向贵阳市的高校档案馆信息服务策略探讨[J].才智，2014（12）：187.
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