企业差旅订票系统设计与应用
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[摘 要] 本文介绍了企业差旅订票信息系统的主要功能和框架，阐明了信息系统的特别部署方案和理由，描述了两个有特色的与其他信息系统对接思路和带来的好处，最后从企业综合管控、为企业创造效益两方面说明了系统的应用效果。
[关键词] 差旅;机票预订;信息系统;设计;应用
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2020. 01. 074
[中图分类号] TP315 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2020）01- 0187- 03
1 背 景
据统计，中国企业的差旅成本成为继人力资源成本之后的第二大可控成本，已经占到企业非生产经营成本的20%。若得以有效管控，将为企业节约10%～20%的支出费用。减少差旅费用已成为企业精细化管理、提升竞争力的一种重要手段[1]。自从2017年本企业参加了上级实施的机票集中采购后，为了简化员工出差前工作流程，解决员工个人出差订购机票垫资、报销手续烦琐、财务成本核算复杂等问题，进一步提升企业精细化管理水平，探索推进管理信息化更好地为企业服务途径，通过一段时间的调研、论证，最终于2018年3月成功实施了差旅订票系统的建设。
该系统通过实现与票务系统的无缝对接，在积极响应上级机票集中采购管控要求的同时，既能为员工出行提供方便快捷的自助机票预订、改签、退票服务，又能对出差审批、成本核算、财务对账等管理环节提供有效的管控，在降低差旅成本的同时，有效地提高工作效率和员工满意度，初步满足了企业在差旅管控方面的管理创新要求。
2 功能与框架
2.1 系统实现功能
该系统是企业差旅业务管理的内部工作系统，主要针对企业（含分公司和控股子公司）员工出差、订票業务的统一应用管理系统。通过与票务系统及企业门户、企业微信、短信系统、合同项目管理、人力资源、财务等信息系统的无缝集成，实现了出差审批、机票预订审批、改签、退票、自动成本归集、数据传输、数据统计汇总、数据分析等功能，规范订票业务流程，统一操作界面，方便成本核算，降低耗时耗力、烦琐重复的费用归集统计工作，使差旅业务管理系统逐渐成为企业差旅业务管控的有效手段。
系统主要功能模块有机票预订管理（含航班查询、订票、改签、退票等）、流程管理（含启动流程、待办流程、已办流程、流程知会等）、查询统计管理（订单查询、订票统计、退改统计等）和财务报表管理（报表查询、报表统计等）。
2.2 系统框架
差旅订票系统在框架设计方面，整体分为支撑层、信息资源层、应用支撑层、应用层、表现层。其中支撑层和信息资源层是系统的基础，前者包括操作系统、数据库管理系统、应用中间件以及相关的安全防护系统，后者包括基础数据库和业务数据库;应用层支撑层和应用层是系统的功能核心，前者实现系统的主要功能（详见2.1节），后者实现统一身份认证、消息队列、用户权限管理、工作流程引擎，以及与企业门户、企业微信、合同项目管理、人力资源、财务、票务等信息系统的数据交换接口;表现层是系统和用户之间交互的页面，包括电脑端的单点登录和手机端的企业微信登录等功能。
3 系统部署
3.1 部署方案
差旅订票系统是部署在腾讯云上，在部署过程中，应用了3台腾讯云服务器，分别是前置机、应用服务器、数据库服务器各1台。其中前置机具有公有IP地址和私有IP地址，配置了反向代理，公有IP地址服务于所有用户，私有IP地址连接应用服务器;应用服务器仅设私有IP地址，一端连接前置机，另一端连接数据库服务器;数据库服务器仅设私有IP地址，直接连接应用服务器。此外，数据库服务器上配置了一套特殊的“服务”，自动将数据库备份文件同步到企业局域网的服务器中，避免腾讯云失效导致数据丢失。
3.2 考虑的因素
之所以将企业级管理信息系统部署在腾讯公有云上，而非部署在企业局域网内部的私有云上，主要考虑了三方面的因素。
通过在腾讯云上部署差旅订票系统，满足较高可用性的要求。通过腾讯云（或者其他公有云）上部署方式，可在三个Any（任何人、任何时间、任何地方）的情况下，实现系统7×24小时×365天无故障访问，降低系统运维成本，消除因机房停电、企业网络线路故障等不确定因素导致系统无法正常使用的风险。
通过在腾讯云上部署差旅订票系统，系统可适应来自不同方向的请求，使得网络带宽并不会成为系统性能有瓶颈。差旅订票系统的服务请求既有源自员工家庭宽带、各出差地的互联网接入等，也有源自员工手机4G网络，非仅源自企业内部网络，因此将系统部署在腾讯云上可大大降低企业内部网络的出口带宽压力。
通过上述的服务器部署，满足较高安全性的要求。由于配置了前置机，并对其进行必要的安全加固，避免了应用服务器和数据库服务器直接面向互联网，大大提高了系统抵御攻击的能力;同时，为了保证信息在传输过程中的安全性，系统部署时启用了https（超文本传输安全协议）服务，实现了浏览器和服务器之间的通信加密。
4 系统信息集成
系统对外与票务系统无缝对接，对内与企业门户、企业微信、合同项目管理、人力资源、财务等信息系统进行对接。以下简述两个有特色对接带来的好处。
4.1 与企业门户对接 企业门户是一个连接企业内部和外部的网站，它可以为企业提供一个单一的访问企业各种信息资源的入口，企业的员工、客户、合作伙伴和供应商等都可以通过这个门户获得个性化的信息和服务[2]。
通过与企业门户的集成，统一了身份认证和登录入口，用户无须记忆差旅订票系统登录密码，兼顾了使用便捷性和信息安全性。
通过与企业门户的集成，统一了企业应用系统的风格，用户获得了更加直观、易用的操作界面，大大简化熟悉、使用、学习的时间和成本。
通过与企业门户的集成，统一运维授权，门户管理员可以根据需要对不同用户群体进行差旅订票系统可用性授权，提高了运维效率。
4.2 与企业微信对接
企业微信是腾讯公司为企业打造的专业办公管理工具，具有与微信一致的沟通体验，丰富免费的OA应用，并与微信消息、小程序、微信支付等互通，助力企业高效办公和管理[3]。
首先，通过与企业微信的集成，避免用户在手机安装一个差旅订票系统App，同时避免用户为了适应系统功能性能改进和不同种类的手机正常使用要求，被迫接受App不断升级的困扰，提升系统应用的方便性与易用性。
其次，通过企业微信作为访问入口，实现方便快捷的单一登录，同样避免记忆差旅订票系统登录密码，缩小系统被外来攻击的截面。
第三，通过与企业微信的集成，开发人员无需对不同型号手机进行兼容性测试，既节省了开发调试工作量，又大大提高了系统的兼容性。
最后，通过与企业微信的集成，系统提供以微信消息、手机短信等多种方式的流程待办提醒、机票预订状态提醒，让工作不耽搁、不遗漏，使员工在差旅订票方面更为高效便捷。
5 应用效果
企业差旅订票系统的建设并全面投入应用，不僅简化了员工订票方式，为企业在业务创新和技术创新方面带来价值，同时在企业综合管控方面、为企业创造效益方面也获得可观的成效。
5.1 综合管控
（1）用户管控：差旅订票系统通过与人力资源系统集成，形成用户信息和部门信息统一管理模式，要登录使用本系统，首先需要在企业人力资源系统中建立该人员档案信息，确保能够使用系统的用户是本企业的员工。
（2）流程管控：根据出差性质不同，需要完成的审批流程不同，系统可灵活定义和管理用户出差审批流程，对职能部门、生产经营单位、分子公司出差审批流程进行分类统一管理。
对出差任务的多样性，系统也有充分的考虑：出差任务涵盖本部门出差、跨部门出差、项目出差、领导出差四种类型。可实现员工和外部专家订票出差申请，单人出差和多人出差申请，飞机、火车、自带车、汽车、长途车多种交通工具选择出差申请，单程和往返出差申请等多种模式。
（3）费用管控：建立标准的信息交换接口实现与各个票务公司的无缝集成，在差旅订票系统中可实时查询航班信息（含票价、票量等）、实时在线机票预订、订单审批、改签、退票。方便订票人、乘机人、审批人了解每个订单费用明细情况，对机票费用组成、折扣率、舱型等信息进行明确标示预警，并保留进一步精细管控功能。
（4）财务管控：系统支持差旅费用按单位（含分公司和控股子公司）、跨单位、按项目等多维度的分类和归集，全面实现“谁审批谁承担费用”的企业财务管理规则，有效地支持管理层实施现代企业管理的理念。
（5）信息共享：系统通过用户信息、部门信息、项目信息、流程信息、机票信息自动生成个人报销行程单。为各级业务人员自动生成每月对账清单，并可对相关财务报表数据以及汇总数据进行查询统计。
5.2 产生的效益
该系统自2018年3月上线投入运行以来，陆续在本企业总部、5个独立核算的分公司、4个独立法人子公司进行推广使用，系统支持的用户超4 800人。截至2019年4月底曾使用人数达1 200余人，机票预订31 000余单。据不完全统计，每年可为企业带来经济效益超过百万元。
此外，通过差旅订票系统的应用，使企业进一步提高了流程全面优化、差旅制度管控全员覆盖、航空行程票据真实合规的水平。
6 结 语
当前的差旅订票系统仅实现了国内机票预订、改签、退票和企业管理流程固化等功能，今后在外部条件成熟时，此类信息系统建设可扩展至差旅住宿、差旅火车票预订以及其他交通工具预订等领域，进一步增强企业的综合管控能力，为企业节省差旅成本。
主要参考文献
[1]吴琼.全面拥抱“互联网+”创新差旅管理新模式[N].中国航空报，2018-05-29.
[2]搜狗百科.企业门户[EB/OL].https：//baike.sogou.com/v54220969.htm？fromTitle=企业门户.
[3]腾讯公司.企业微信[EB/OL].https：//work.weixin.qq.com/.
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