“特高校”建设背景下高职办公室文秘能力素质培养

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　　【摘要】中国高等职业教育在最近几年实现了跨越式发展和历史性变革。“职教二十条”的颁布，为高职院校的发展带来了前所未有的发展机遇。高校办公室是树立高校形象、保障教育教学工作正常运行的重要部门，办公室文秘人员必须要树立正确的角色意识，不断提高自身的能力和职业素质，保障各项工作顺利开展。本文主要探究高校办公室文秘应该具备的角色意识和能力要求，并提出有效提升自身素质的途径。
　　【关键词】文秘;办公室;高职院校;特高校
　　当前党中央、国务院提出了一系列职业教育改革发展的新要求，职业教育将面临大改革大发展的新机遇。同时，北京市特色高水平职业院校和中国特色高水平高职学校和专业建设单位的确定，使得高职院校面临着更为严峻的挑战，肩上的担子更重了。尤其是最近几年，高职院校步入了飞速发展时期，行政办公室的重要性愈发突显。在高等院校中，行政办公室占据着中枢位置，是一个综合性较强的办事机构，不仅要起到上传下达的作用，还要协调好各个部门之间的关系，从其服务水平与管理能力中可以看出一所学校处于什么样的发展态势之中，是学校展示自我形象的窗口。在行政办公室日常运营过程中，文字秘书要扮演好参谋、助手等角色，要协助领导者作出正确决策，成为真正的思想库、智囊团。所以，文秘人员要努力增强自身素质，努力促进“特高校”的建设和落成。
　　一、高职院校办公室文秘人员角色和能力分析
　　（一）服务与协调。在高职院校发展过程中，行政办公室工作千头万绪、异常繁琐，文秘人员不仅要接听电话、安排活动、筹备会务，要通过多种途径搜集信息并将其汇总给领导者，还要处理公文和机要工作。处理公文就是将接受到的来自上级部门的通知、文件等进行处理，从中提炼出重要信息将其汇报给上级领导。机要工作则是指出具介绍信、办理行政公函、开证明信等。同时还要处理其他工作，如，接收传真文件以及会务筹备和活动安排等工作。除此以外，高职院校办公室文秘还要负责协调部门事宜，要与学院其他各个职能部门保持密切联系，获得教职员工更多的理解与信任，与之建立起良好的合作关系，协调好多方之间的关系，努力将多个部门的力量凝聚到一起。
　　（二）信息处理。当今信息时代，每个人获取信息的渠道都得以拓宽，能否掌握最前沿的信息对日后的发展产生直接影响，这就向办公室文秘人员的信息运用能力提出了较高要求。文秘在日常工作过程中，不仅要结合领导的意愿撰写各种计划总结、会议材料、讲话文稿、行政报告，还要按正确流程为各个办公室派发文件、起草文件等。无论是报告、公文还是通知，都蕴含着丰富的信息，文秘既要对这些材料进行分门别类的管理，也要做出合理的筛选，向领导提供最有价值的信息。因此，要具备敏锐的洞察力、强大的识别力，对文字有较高的驾驭能力，在起草文件之前要弄清领导的意图，精心进行构思，广泛搜集资料，确保能撰写出布局合理、内容完善、与领导意思吻合的文件。
　　（三）参与决策与监督。高校办公室秘书是领导的左膀右臂，要扮演好助手这一角色，从多个侧面为领导提出合理建议、起到参谋作用。在领导作出决策之前，秘书要以多种方式搜集资料，对这些资料进行汇总与分析，争取对具体情况产生更为全面、细致的了解，把最有价值的信息提供给领导，提出最合理的建议，使领导能站在一定的高度审视问题，从而全面考虑学校各项工作。秘书人员应该参与到决策的制定、总结、贯彻等各个环节之中，关注所有细节问题，向领导提出合理建议。需要注意的是，决策的拟定固然重要，但更关键的是政策执行，这就需要明确高校中心工作，把总体任务层层细化、分解，使所有的正确决策都能得到贯彻，这是文秘工作者的重要职责。在各项决策的落实之中，行政文秘要深入基层，承担起相应的监督职责，确保各个部门工作顺利进行。
　　二、高职院校办公室文秘人员能力提升途径
　　（一）强化服务意识，提高自身的组织协调能力。实际上，行政办公室所有工作的开展都是为广大师生提供高品质的服务，办公室只是一个普通的服务部门，文秘工作也具有较强的服务性质，对其工作评价时关键要看能否让服务对象满意。为此，文秘工作人员要强化服务意识，摆正心态，为领导排解烦恼，使师生享受到高品质的服务。在具体工作开展过程中，要本着对上级领导负责、赢得师生信赖的原则，耐心、认真地对待每一件工作。另外，办公室文秘的工作内容和人际关系是十分复杂的，能将有限的资源合理分配到各部门中，从全局考虑问题，增进各个部门之间的联系，从容不迫地面对各项工作，使工作过程中出现的种种问题得到妥善解决，形成强大的凝聚力，使整个学校成为一个高效的集体。为了达到这一目的，秘书人员要不断增强组织能力、协调能力，将更多精力用于工作之中。
　　（二）增强学习能力。上任初期，文秘人员的工作基本上都是送转与批办文件，伴随着对各个部门工作开展情况的熟悉，任务会越来越重，工作面也会得到有效拓宽，如会议记录、拟定计划、撰写总结等，这是对秘书写作水平、表达能力的考验。要想顺利完成这些任务，秘书人员要把学习当成一件永远没有终点的事情，使学习成为自己生命中最重要的组成部分，不断学习并提高自身工作能力和效率。要做好办公室的文秘工作，拥有较高的政策理论水平是基础。同时，要学习党中央制定的教育方针与政策，在实践中摸索教育发展规律，了解最前沿的行业发展信息，把握学校当前与下一阶段的发展情况。最近几年间，高职教育的发展已经引起了各级政府的高度重视，高职院校迎来了前所未有的发展机遇，院校之间的竞争也愈发激烈。在深化改革、长足发展的过程中，办公室一定要为学校提供优质服务。在这样的情况下，文字秘书一定要深入分析当前高职院校的宏观发展环境，细致了解党的教育方针，明确国内外高职院校的发展趋势。当然，绝不能只是从理论层面上研读文件，而应该立足于学校的发展情况，以理论知识来指导具体工作。
　　（三）提升写作实践水平。对于文字秘书而言，要想顺利完成各项工作，同时赢得领导与师生的认同，必须具备扎实的文字功底。要想保证这一点，没有任何捷径可以走，除了掌握系统的方法之外，需要勤学、苦练，要在长期实践中增强自己的语言文字驾驭能力。因此，秘书人员需要在工作之余广泛进行阅读，多看、多写、多想，创造条件加强写作练习。日常生活之中，除了完成分内工作之外，还要为自己布置作业，以多种方式搜集写作材料，在拟定计划、起草文件时，既要把握住规律，也要理清思路，将自己写好的文件与其他同事的文件进行对比，找出差距、發现问题，以他人的优势填补自己的短板。教育部、市交通委以及市教委等上级部门下发的各种文件都是学习的对象，要在认真研读的过程中把握住语言文字背后所蕴含的精神，争取在最短时间内领悟和消化文件精神，为自己起草文件提供政策指导。与此同时，还要揣摩领导的办事风格，了解学校优势，争取把领导的思想、见解、理念等更好地传递给各个部门。面对工作过程中遇到的各种问题，要从学校发展的全局进行思考、分析，力求把握住问题的本质，实现“要求可行化、问题细致化、精神实际化”的目标，写出高水平的材料。
　　（四）发扬务实创新精神。当前，党和国家站在新的历史高度对职业教育进行了新的定位，将职业教育结构调整、构建完善职教体系、产教研合作等各种事项摆放在突出位置，力求在扩张职教规模的同时提升发展质量，真正实现内涵式发展。高职院校的发展取决于多个因素，难免会遇到各种新问题，极有可能形成尖锐的矛盾，文秘人员不仅要脚踏实地、勤勤恳恳地工作，还要大胆进行尝试，以创新思想面对各种问题，积极进行调查分析，从多个角度出发制定出合理的解决措施，为领导出谋划策。在各项工作开展过程中，一定要摒弃“等、靠、拖”等思想，要处于主动地位，既要提升效率，又不能贪图名利、搞花架子。总之，要始终以严格要求约束自己的工作行为，将差错率控制到最低限度之内。
　　三、结语
　　总之，“特高校”建设作为一项任重而道远的重大任务，引起了各级政府、学校领导的足够重视。在宏观发展环境中，高效办公室一定要牢牢把握住每一次发展机遇，以积极的姿态面对挑战，以增强服务、提升水平、拓展职能等为重点抓手，在长期实践中改进工作方法，实现服务效率与质量的双升。“特高校”这一建设目标的提出和实现，向文秘人员提出了较高要求，要扮演好参谋、助手等多种角色，争取占领主动权。在日常工作过程中，要以“职教二十条”来指导自己的行为，利用工作之余进行学习，使自身能力与素养得到提高，创新工作方法，为师生提供高品质服务，以自己的努力促进学校内涵式发展，早日完成“特高校”建设目标。
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