供排水重大工程档案数字化管理探究
来源:用户上传
作者:
【摘要】供排水重大工程的建设过程必然会产生大量工程资料，因此，积极收集整理供排水重大工程资料，形成工程档案资源库，无疑是对供排水重大工程建设过程最有利的支撑，不仅能对档案管理產生深远影响，还能进一步提高档案管理、利用的水平及成效，继而确保工程质量。本文通过具体论述供排水重大工程档案数字化管理的意义，并根据实际情况提出供排水重大工程档案数字化管理的策略，为提升供排水重大工程档案数字化管理的实效性提供可参考的依据。
【关键词】供排水;档案管理;数字化
在供排水重大工程建设过程中，必然会产生大量的档案资料。而就传统的档案管理方式而言，因大多为纸质资料，故不仅需要较大的存储空间，且所需履行的档案管理工作量与具体事项也极为繁杂，加之纸质的档案本身对环境亦有着较高要求，一旦保管不善轻则受潮霉变，虫蛀缺损，重则可能引发火灾，继而导致供排水重大工程档案流失，从而让施工企业面临巨大的损失。不仅如此，采用最传统的档案管理方式还需投入较大的人力及物力资源，随着档案数量的不断增加，查找的难度亦会随之加大，而无法及时找出相关资料，意味着档案资料最重要的利用价值无法得到充分、有效的发挥。因此，为满足时代发展与档案管理工作需求，则必须对新技术的引进给予高度重视，积极借助信息技术的管理优势避免出现档案损毁或遗失现象。当然，积极采用信息技术来进行档案管理，其最主要的作用还是能大幅提升档案的利用效力，以此方能最大限度发挥供排水重大工程档案的参考价值，继而为工程的施工质量提供有力保障。
一、供排水重大工程档案数字化建设的重要意义
供排水重大工程的建设过程会生成大量的文件资料。而任何工程的建设过程，有关档案管理的专项建设均是极其关键的内容。但因传统工程档案管理大多数以纸质资料为主，故不仅有着极高的管理难度，且档案还随时面临着丢失与损毁的风险。对此，若能基于信息技术来管理供排水重大工程档案，则必然能对传统档案管理模式予以有效改善，处理传统纸质档案所面临的问题包括对储藏环境的要求、控价不足等。不仅如此，随着工程的不断建设，其所产生的档案将越来越多。届时，若相关档案的查找仍旧是基于人工来完成，则势必会面临极高的工作难度。对此，积极使用信息技术则具有极强的现实意义。首先，运用数字化技术意味着能为档案管理拓展无限的存储空间，即使面对海量的工程档案存储亦无需再担忧空间问题。其次，因数字技术的引进使得工程档案管理人员的大部分工作均可借由电脑来完成，这极大减轻了档案管理人员的工作量，继而可节省大量的人力、物力以及财力。不仅如此，因数字化档案管理无需过多的管理人员便可轻松完成对档案资料的分类，以此将最大限度节省档案管理成本。最后则是基于数字化档案管理可备份的功能，将不再为档案丢失而担忧。加之查找档案的方法十分简单、快捷，故能极大节省查找档案的时间，由此提高工程档案资源的利用效率并可为之后的工程建设提供重要参考。
二、供排水重大工程档案信息化管理方法
（一）转变档案管理观念。在信息技术不断发展的今天，此前所存在的诸多技术问题如今也已被攻克，对此，为切实促进档案管理工作更好发展，则必然要注重对最新技术的开发及使用，以确保档案资料价值能得以最大限度发挥。不仅如此，基于当下的社会背景，资源共享无疑是极为关键的环节，对此，为促进档案管理信息化条件下的资源共享，则除了要对数据内容予以统一整理外，尚需做到以下几点：首先是对档案资源的科学优化，以切实将科学技术应用到档案管理工作中。其次则是档案管理资料库的不断完善，以促使档案管理资料库逐步由初级向高级的方向转变，如此方有助于实现档案资源的分层次共享。最后则是对档案资源共享平台予以不断完善。唯有如此，方能降低各类因素的影响，继而为实现档案管理资源共享奠定良好基础。
（二）控制安全风险。在信息化时代，档案信息化成为档案管理工作发展之必然，在具体推行过程中，档案信息的安全问题也将备受考验。对此，为确保档案信息的安全可靠，要在推动档案管理信息化建设的同时，加强对档案信息的安全管理，避免档案信息遭到恶势力的攻击，而使社会乃至整个国家蒙受不必要的损失。至于保密机制的建立，须先解决档案资料的保密安全问题。对此，工程建设方需从信息安全的角度入手，以避免使用不安全的软硬件。除此之外，工程建设方还需切实建立起科学、完善的安全预警与反应机制，一旦发生病毒入侵，则应立即发出预警并同步启动反应机制，从而防止重要的资料被非法窃取。坚持做好供排水重大工程档案资料的备份工作，避免数字化档案损坏而遭受不必要的损失，切实保证供排水档案资料的安全性、完整性。
（三）建立数据库。供排水重大工程档案管理工作要想逐步往数字化的方向发展，便必然要仰赖于数字化管理平台的建立，如此方能为档案管理工作的有效开展创造更为广阔的空间，继而在实现档案管理与科学技术完美融合的同时，提升档案管理平台的服务水平以及实际价值。当然，就档案平台的建设而言，应尽量保证供排水重大工程档案资料共享，突破传统管理方式在时间和空间方面的限制，优化档案管理资源，从而确保档案信息资源的作用能够最大限度发挥出来。
（四）加强对管理人员的培训。无论是何种时期，何种工作，人才培养均是维护企业或部门发展所不容忽视的重中之重。对此，为切实培养更多的专业人才来促进供排水重大工程档案管理工作的高效开展，则相关企业亦需结合当下的时代背景来对档案管理人员展开相应的培训，以切实提升档案管理的信息水平及能力，如此方能促使工作人员更好地服务于档案管理工作，继而确保档案资源价值能得以充分、有效的发挥。与此同时，随着信息技术的不断发展，越多越多的技术被逐步运用到档案资料的管理工作中，包括扫描、3D打印、AI、云计算等。这些新技术的加入将对管理人员的信息素养提出新的要求。对此，要想切实提升档案资料管理工作效率，则必然要强化对管理人员的信息素养培养，亦促使他们熟练掌握新技术的具体操作，以此方能在提升档案资料管理工作的信息化水平的同时，切实维护供排水重大工程档案资料管理工作的持续性发展。
（五）规范档案数字化管理采集和输入。供排水重大工程档案数字化采集要坚持由简单到复杂的原则，尽量先采集和输入一般档案，然后再输入比较复杂的档案。工程档案数字化管理系统具有搜索功能，档案管理难度降低，将所有的工程档案输入系统中，通过平台对其进行有效管理。例如，针对供排水系统维护中，对交流接触器的维护保养、自动空气开关的维护保养、信号灯、指示仪表的维护保养等环节的资料，可以采取数字化管理采集和输入的形式，注重提炼关键性的信息，以便能够通过搜索关键词找到所需要的档案，切实增强档案管理的服务功能。
三、结语
总之，在供排水重大工程档案的管理过程中，通过采取数字化的形式，创新供排水重大工程档案管理理念，优化供排水重大工程档案管理策略，有利于提升供排水重大工程档案的管理水平，从而更好地服务于供排水重大工程。
【参考文献】
[1]李杜锋.重大工程项目建设档案管理的意义及对策[J].办公室业务，2018（8）：123-124.
[2]薛德军.重大建设项目档案归档管理方法探究——以大庆油田热电厂扩建工程项目为例[J].大庆社会科学，2018，211 （06）：84-85.
[3]赵新宇.重大建设项目档案管理流程及规范探讨——以昆明新机场建设项目为例[J].云南档案，2018，320（10）：58-62+64.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/3/view-15216706.htm
