大数据时代下企业费用报销管控探讨

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　　摘要：在信息化进程中，随着云计算、数据共享技术、电子扫描及影像存储技术的广泛运用，计算机与互联网技术进入大数据时代，如何利用大数据技术提升费用报销管控水平，优化报销流程，节省报销时间周期和审核工作，进而提升公司财务管理水平，合理分配企业财务资源，从而达到为企业降本增效的目的，成为广大财务工作者的一个新的课题。本文从分析传统费用管控的不足之处开始，探讨如何利用大数技术来统筹解决这些不足，提升企业财务费用管控的水平进行了研究，并提出了对策。
　　关键词：大数据时代;财务管理;费用报销管控
　　一、企业费用报销管控所涉及的主要内容
　　企业费用报销简单来看，首先按功能（即费用单据类型）进行划分，费用报销处理的功能通常包括：借款、还款、费用报销及发票冲借支。其次，对费用报销中涉及的具体费用类型进行划分。即哪些费用可报销，哪些费用不可报销，费用类型的名称是什么。确定好费用报销的费用类型后，则是费用报销审批流程的确定。公司一般会通过多个维度，如费用预算、费用类型，金额大小，业务特征等维度设置审批流程类型。最后，财务出纳审核后付款，并进入财务进行账务处理系统进行账务处理。
　　二、现有的费用管控模式的不足
　　在传统的会计核算方式下，企业费用的报销一直是一个费力、费时和低效的管理难点。结合作者的工作经验，认为传统的费用报销模式存在以下主要缺点，极需改善。
　　（一）员工报销规则繁琐，审批流程不畅，周期长
　　传统模式下，费用的支出一般是先由执行该项事务的员工先行垫付费用，并要求员工在取得相应合法合规的票据及附件后进行报销。对员工来说，报销规则较繁琐，审批流程不畅，并占用大量的有效工作时间;手工报销模式下员工为处理报销需多次找业务领导进行审批，有时可能还要察言观色，才能顺利进行。审批之后还需要到财务进行报账报销，到账时间长并占用员工自己的资金，极大影响员工的积极性。
　　（二）财务部门审核工作量大，工作效益低下
　　财务人员的对报销单据在审批时，要进行预算控制标准、报销票据及附件合法合规、验证票据真伪、报销项目内容的合规等的审核，后续还要做账、对账等基础工作消耗了较大的财务资源和精力。尤其是对业务跨区域的大中型公司来说，由于员工人数众多，业务开展区域大，业务分散但财务集中，造成业务端和财务端数据分离，报销流程更复杂，周期更长，效率更低。同时由于大部分的单据内容都是一般常用的费用支出，导致财务人员工作效益低下。
　　（三）单据审批耗费领导的精力并占用大量时间
　　传统的财务管理一般实行的是领导负责制度，各部门和各业务线的各个员工的费用审批最终都需要汇总到单位领导最终签字，期间若遇到领导外出、会议、出差等不在单位的情况，容易出现审批流程人为中断，导致费用审批时间拉长，同时在领导回来后，等待审批数量累积过多，造成领导不得不花费大量工作精力去审批这些基础业务，无法专注于提高企业经济效益的决策工作，影响企业的绩效。
　　（四）制度落实难度大，執行困难
　　由于费用类型多样，不同的费用类型有不同管理制度;同时由于各员工级别的不同，费用限额标准也不同，在审批过程中主要依赖审批人的记忆信息来主观判断，可能导致公司制度不能得到有效的贯彻执行，中间若是出现需要调整和变更事项，原有审批流程无法快速反应和调整。导致公司的财务管理制度落实难度大，执行困难。
　　（五）费用预算控制落实难，费用各项分析统计依靠人工计算，工作量大且时间耗费长
　　在传统的费用报销审批过程中，由于凭证主要依靠人工传递，费用数据没有信息化、流程化，无法形成共享信息流，各类报销费用的部门、项目、内容和金额的汇总、比对和统计分析往往需要人工计算，用时较长，无法做到在报销审批时实时的数据比对。也无法实施预算控制，造成费用支出超标准，超预算的现象严重。
　　（六）业务系统集成困难
　　由于业务信息流和财务信息流没有整合，加上对于服务方提供的营销、财务、费用相关的报务应用没有相应信息接口，无法实现统一的登录方式和界面、形成现有数据的共享应用等。造成企业财务信息、业务信息及外部配合企业的信息交流交换困难，孤岛效应显著，浪费企业的信息资源。
　　三、在大数据时代，如何利用云计算、数据共享技术、电子扫描及影像存储技术等新技术实现全新的财务费用报销管控
　　基于上述传统的费用报销管控在企业管理者、财务人员、员工三方的流程痛点，以财务共享为理念，聚合了移动互联网、云计算、数据共享技术、电子扫描及影像存储技术来解决大中型企业的费用报销及管理问题。以达到提升企业的费用报销管控水平，优化费用报销流程，节省费用报销时间周期和审核工作，进而提升公司财务管理水平，合理分配企业财务资源，从而达到为企业降本增效的目的。
　　（一）引入预算管理程序，实现预算和费用执行一体化
　　凡事预则立，不预则败。对一个企业来说，引入预算控制制度是企业管理的基础。在预算编制时，要分期间、科目、项目、业务部门等多维组合编制，根据不同的费用类型，建立对应的预算体系，将费用控体系与预算管理体系关联、融合，实现预算和费用一体化。这样在费用进行审批时，审批环节由计算程序通过后台系统自动调取该项费用报销时的预用预算执行情况，可以为审批人提供有效的参考数据。
　　（二）费用制度数据化、流程化，解决费用制度落实难和执行难问题
　　首先，进行数据整理和额度控制。数据整理的内容通常包括：员工报销银行账号的整理，审批人清单的整理，报销填报编辑界面和报销项目内容列表的整理等。额度控制的内容通常包括：借支额度控制设计，差旅额度控制设计、职级审批限额等。
　　其次，根据费用报销制度，设计各项类型的费用报销审批流程，并进行流程优化，简化不必要的审批环节。如一般的费用报销单流程设计如下： 　　A.业务项目人员：
　　（1）发起人（报销人）——部门负责人——项目总（限额内）——项目财务负责人——资金经理——出纳
　　B.职能部门人员：
　　（1）发起人——部门负责人（限额内）——费用归属项目财务负责人——资金经理——出纳
　　C.当分级审批人超限额时，可以增加“执行副总”层级
　　（三）利用公司OA办公系统，分权限审批，加快费用报销流程审批时间
　　现代企业一般都会建立OA办公系统。公司可以通过在OA审批流程中建立并加载上述费用审批流程子程序。这样只要报销人发起报销流程，OA系统会根据提前设计的分级分权审批流程，自动通知下一步流程审批人，并通过信息提醒功能，使流程上的各个审批人在手机OA系统的APP软件上及时处理，实现费用报销的快速审批，缩短报销审批周期。
　　所有审批人在审批时，流程会自动先进行制度合规审查和预算金额比对，并在审批人审批时发出提醒参考信息，以方便审批。对超过一定金额的费用报销，还可以利用电子扫描及影像存储技术上传相应的证明附件，以方便审批人审核。由于公司的OA系统都带有限时审批功能，这样一张报销单从发起到审批完毕，一般不超过2～3个工作日，大大加快了费用报销审批的时间。
　　通过分权限审批和手机界面审批，大大节省了公司主要领导的审批时间，从而使领导有更多时间投入到公司的重要事务中去，提高了公司的效益。
　　（四）通过单据提交系统，及时提交报销相应发票及附件，加快财务报账时间
　　报销人将已审批完毕的流程打印后，自行核对并粘贴与报销单上金额相应的合法合规发票及附件后，提交给部门行政人员，部门行政人员需要对该单据进行初步的审核，在通过后，利用电子扫描及影像存储系统进行扫描和数据上传。同时相应票据信息进入到公司财务报销系统中，并通过人工智能技术来实现发票的审核，并通过数据联网与税务开票系统核对发票信息。通过复核后的报销信息，自动传递到公司资金结算系统，资金经理审核后，传递给出纳，由出纳在资金结算系统中生成电子支票，按公司出款流程审核后向开户银行发出付款指令，网上银行收到付款指令后将所报销费金额转入该员工的工资卡账户，完成财务报账过程。基本上在工作日，上述财务报账过程可以在1-2日内完成。这样整个报销出款时间在5个工作日内可以完成，大大减少了报销时间，减少了员工垫支报销款的时间，极大地提高了员工的满意度。
　　对于相应发票没有通过系统核对的报销单，由系统将该笔报销单转给财务费用审核岗会计进行人工复核，并找出原因，与报销人直接沟通处理，比如：要求重新取得合规的发票或按公司规定对无票的报销项目提供证明文件及打折报销等。同时通知出纳进入OA系统将该报销单退回给报销人重新处理。
　　（五）报销的会计账务处理和档案管理
　　完成报销手续的电子数据，通过公司资金结算系统生成支付信息后，系统自动传递到公司账务核算系统，及时进行会计账务处理，可以节省大量的财务工作量。
　　每月末，各业务部门行政人员将本部门的报销单据分笔汇整后，邮寄给公司财务中心费用审核岗的财务人员。财务人员收到单据后，需要将实物资料与系统数据及影像资料进行稽查核对，核对通过后，与财务凭证一同整理归档，并形成电子档案数据，以备内审部门调用。
　　（六）利用大数据技术实行多费控方案的融合，实现预算制度的真正落实，提高企业的财务统计分析管理能力
　　利用大数据共享技术和云计算技术，企业可以依据自己的业务特色、业务考核方式、不同的费用类型以及组织结构，建立不同的费用管控方案，包括出差津贴、生活津贴、高温补助的管控方案，从成本费用预算总额控制，到调整预算，按收入金额的比例计算的滚动预算，按员工级别的限额预算或报销预算等多层多级费用管控方案在费用报销流程审批过程中进行实现。而且杜绝了以前因人性弱点，审批讲人情、不严谨，使预算控制流于形式的管理局限。
　　同时企业可以通过流程设计并建立所有费用类型的审批原则，实现自动化的规则流转，真正落实费用报销制度。通过OA报销流程程序贯彻从预算、费用事前控制，费用事后审批的全流程驱动。
　　另外，由于基础的财务处理都由系统直接处理，大大减轻了财务部门的基础工作量，提高了有效的工作时间，同时由于系统可以多口径地生成费用报销情况分析表，使财务人员可以更有效地利用报表数据进行综合分析，促进公司降本增效。
　　（七）利用大数据，多软件运行平台的技术，全面集成企业原有的各个软件系统的能力，提高了企业的数据综合利用水平
　　通过云服务器技术，多软件运行平台的技术，实现了预算系统与财务核算系统、票据影像档案系统、资金结算系统、内部审计系统的对接集成，实现数据一点输入，多方利用，打破企业各部门信息孤岛，极大地提升了企业的信息化水平和利用数据的能力。
　　（八）建立信用评价机制，提高审批质量
　　在上述系统流转过程中，由公司内审系统对费用报销管控流程中的所有相关人员进行信用评价，此评价过程中，报销人员的费用报销与自己的公司信用等级相挂钩。内审系统结合报销人的报销限额，发票内容与报销事由，单据填报质量、票据取得及时性等信息来实现等级评价分类，并附于或扣罚不同的信用分数。
　　对于流程中的各审批人也按审批的及时性、审核的严谨度、预算执行的情况、付款的及时性等项目来进行等级评价，并附于或扣罚不同的信用分数。所有的信用分数，在年终人事考核时，进入综合评分系统。这样可以有效地避免乱报销、票据取得不规范、报销理由不充分、乱审批、或不及时审批、不及时付款等现象。
　　四、总结
　　基于解决企业费用报销难点，以提升财务管理水平为理念，利用云计算、云服务器存储技术，预算系统、OA办公系统、电子影像档案系统、资金結算系统、账务核算系统和内审系统的大数据集成和使用，可以完全实现多软件运行的无缝对接和数据共享使用，为解决了大中型企业的费用报销及管理问题奠定了基础，同时为降低费用报销成本，提高企业费用报销管控水平，提高财务管理工作效率与质量提供了重要的保障。
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