ERP系统环境下的企业内部控制研究

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　　摘 要 随着信息技术的不断进步，为了适应现代市场经济的迅速发展、企业管理理念的不断创新，以ERP系统为主的信息管理系统在企业中得到了广泛应用。ERP系统的专业、高效、便捷给企业内部管理带来了巨大的改变，大大提高了企业运行效率，同时也使企业的内部会计信息系统面临新的挑战，如企业内部控制难度增加等。现代财务领域中利用信息技术进行处理势在必行，企业内部控制如何适应ERP系统环境下的信息管理要求，是迫切需要解决的重要问题。本文通过阐述ERP系统概念、内部控制概念以及比较分析ERP系统与企业内部控制的关系，讨论ERP系统环境对企业内部控制的主要影响，特别是ERP信息系统在会计信息处理方面的应用，使企业内部控制得到全面管控與优化，并针对性提出ERP系统环境下解决企业内部控制问题的建议：加强团队建设，完善岗位职责、权限设置，细化内部控制各环节;加强操作人员ERP系统培训，并与ERP系统开发商充分沟通;必须从ERP系统财务模块入手，保证初始数据的准确性;维护ERP系统软硬件安全，确保ERP系统不受攻击等，推进企业内部控制得到进一步完善，促进企业经济效益全面提升，保证企业的健康长远发展。
　　关键词 ERP系统 内部控制 风险防范
　　一、企业ERP系统与内部控制的关系
　　建立在高速发展的信息技术的基础上，集先进的管理思想与信息技术于一身，以系统化的管理理念，为企业员工及决策层提供决策手段的管理平台称为企业资源计划，简称ERP系统。其是以财务会计为核心，集成本管理、供应链管理、资产管理、客户关系管理等于一体，贯穿企业的整个计划、实施、决策相关环节的业务层面体系。内部控制是企业为了实现更合法、合规的经营，维护资产的完整，确保财务数据的准确性，保证企业经营方针顺利落实，而在企业内部采取的自我规划、评价及控制的一系列手段、方法与措施的统称，是会计领域应用最广泛的方法。ERP系统是企业内部控制的对象，通过内控使ERP系统能够高质量运行，同时在ERP环境下，内部控制也能得到提升和改进。ERP系统与企业内部控制相互促进、相互支持。ERP系统是企业经济运行管理的重要操作工具，在内部控制标准的制约下，能够更精准、高效地运行，以满足企业实际经济需要。
　　二、ERP系统下企业内部控制存在的问题
　　（一）内部控制不严谨、操作不规范会导致ERP系统的使用效果达不到预期，甚至建账失败
　　一套规范的企业制度和公司组织架构是企业发展的基本前提，对企业内部控制制度及内部的环境建设具有举足轻重的作用。ERP系统内权限设置依赖于企业组织架构。ERP系统运行以后，企业流程会发生很多变化，企业手工作业会大大减少，甚至全部被系统代替，改由ERP系统进行管控。如果没有熟练掌握系统操作流程，不能直观地反映出数据的正确性以及风险管控的有效性，并且不能及时在控制环节发现问题，进行了错误操作，可能导致连锁反应，各环节的控制失效，如果一段时间内都无法监测到错误信息，会造成严重后果，增加ERP系统建设的难度，使ERP系统的实施达不到预期效果，甚至建账失败。
　　（二）ERP系统操作不当、达不到预期将浪费财力、人力、物力，造成严重后果
　　企业建立一套完整的ERP系统通常需要耗费大量的财力、人力和物力。从准备ERP系统上线到ERP系统顺畅使用不是一朝一夕的事情，前期的准备工作尤其重要。企业需要与软件供应商逐一商讨需要实现的功能，特别是通用ERP系统无法直接实现的功能，需要与软件供应商充分沟通后来开发和实现;企业内部职责操作权限、授权审批流程等也需要在系统上线前逐一设置，指定专岗专人负责;系统上线后的维护服务工作也是需要讨论确认的事情，诸如此类如不能在ERP系统运行前充分准备好，即使系统暂时得到企业认可，开始运行使用，最终也会因为达不到预期的效果、满足不了企业的基本需要、企业得不到必要的价值回报和管理提升，最终导致企业放弃ERP系统，宣告实施失败，浪费财力、人力、物力，给企业带来不必要的浪费和经济损失。
　　（三）ERP系统业务流程不健全，内部控制环境不佳
　　企业运用ERP系统后，原有的许多业务流程由手工流程变为ERP系统流程，企业的管理结构呈现出扁平化、流程化的趋势，内控层次减少，操作流程、审批流程、数据管理方式都发生变化。ERP管理系统影响着企业生产经营的同时，也影响着内部控制制度的设计与执行。如果企业管理人员对内部控制理论不熟悉，并且没有一定的内部控制实践经验，就很难建立一套完整的内部控制制度。企业虽然已经构建了一套完整的内部控制制度，但管理层的能力不足，或是未与ERP系统开发商充分沟通，也无法准确灵活地运用制度，制度不能发挥其本身的效用，未及时利用ERP系统对内部控制加以改进，继续使用以前的内部控制制度，造成很多漏洞，给企业带来不可估量的损失。
　　（四）权限设置不规范、信息传递风险管理与监督制度不健全
　　1.权限设置不规范风险。很多企业为了节省人力成本，没有进行合理的岗位分工，如在会计岗位与审核岗位安排同一人工作，很容易出现错误与舞弊行为。ERP系统中权限管控不严密，不遵循职责分离原则，也会形成内部控制的漏洞。此外，员工的能力与素质也在很大程度上制约着内部控制的执行。员工主要分为企业员工和ERP系统的专职管理人员，他们都存在着能力不足的问题。一方面，信息技术发展迅速，ERP系统时常更新，许多财务人员不能跟上系统更新的步伐，无法充分利用ERP系统的强大功能;另一方面，大部分企业员工都认为ERP系统只是财务人员与管理人员的事情，与自己无关，对企业的信息化过程漠不关心，不了解ERP系统，因此内部控制制度无法得到贯彻落实并充分发挥作用。
　　2.信息传递风险。ERP系统有强大的信息传递功能，借助ERP系统，可以实现网上采购、销售、价格变更、库存调让及财务数据归纳汇总等的顺畅沟通，由相关负责人传递相关数据到ERP管理系统，通过系统将相关操作人的指令传达给下一个操作员，实现物资采购、商品销售等管理一体化发展，由ERP系统处理后将转换成所需要的文件形式。但在此过程中，可能会出现各种风险因素，例如输入数据时可能出错，导致整个系统数据都受到不同程度的影响，如果重新输入，不仅会浪费输入者的时间，还会影响下一个操作人的判断与处理决定，大幅降低整个企业的工作效率。除此以外，在各个模块的连接中，也会或多或少出现一些问题，使得ERP系统的应用效率降低。 　　3.监督制度不健全风险。在ERP系统实施的初步阶段，大多企业都还未制定完善的、系统化的监督与管理机制。对应往常的业务环节风险点，数字化系统的风险点完全不同，系统项目流转时经常会遇到信息错误、相关工作人员失误、项目流转错误或者系统故障等若干问题，这样一来就给系统管理人员和系统工作人员带来了极大的挑战。目前各企业未制定一套完整的、系统化的监督与管理机制，形成系统监督与风险管理也只是停滞于操作、业务开展等方面，并未发挥出系统的真正作用
　　（五）ERP系统存在受攻击的风险
　　ERP系统数据都是通过网络传输，实现了跨部门、跨区域、跨单位的数据传输作业，增强了业务流程对ERP系统的依赖性，带来新的业务风险，这使得网络黑客有了侵入机会，而黑客袭击一直是网络安全的头等问题，从互联网发展至今从未间断过。同时，ERP系统在转换和传递过程中可能需要不同的接口，通常由不同的公司开发、维护，并且企业新接触ERP系统，对网络数据风险不够重视，缺乏足够的风险防范意识，常常会忽略对ERP系统数据的备份与维护，导致ERP系统瘫痪，出现系统数据丢失的风险。
　　三、ERP系统环境下企业加强内部控制的建议
　　（一）加强团队建设，完善岗位职责、权限设置，细化内部控制各环节
　　合理分配岗位职责可以实现公司人力资源的科学配置，严格执行不相容岗位相分离原则，依据各员工的岗位职责，合理分配ERP系统操作权限，针对专人建立科学合理的操作制度，未经过授权不得随意接触和操作该系统，具体到每个员工的录入、查看、修改、输出、删除及特定报表的查看权限，逐一指定，敏感的数据或报表还可以增加查看或导出的审核权限，对不相容岗位和职务进行合理的分离，使其能够相互制约和监督，从而形成有效的制衡机制。有效提高内部竞争和活力，提高工作效率，加强工作环节的风险管控和内部控制。
　　（二）加强操作人员ERP系统培训，使其熟悉掌握各模块的运用
　　ERP系统的运用，可以使员工更加轻松、准确、高效地开展工作，但ERP系统涉及多环节多岗位，几乎多数员工都要在岗位上运行ERP系统，这就对员工的个人综合素质尤其是对系统信息化的运用、理解能力提出了更高的要求，企业员工要具备大观念和责任心，不仅要具备计算机基础知识，还要将本专业知识和计算机知识有机结合。只有操作人员正确认识系统，熟练掌握ERP系统各个功能模块的操作技巧，熟悉了解ERP系统流程，并不断学习新知识、新技术，并能运用自如，才能保证企业工作的顺利开展和内控建设的顺利完善，以适应系统更新换代的需要，进而促进公司内部控制建设。
　　ERP系统培训应保证全员参与，并具有针对性，应该定期或不定期，分层次、分部门、分项目开展系统培训。具体来说，企业的管理者应熟悉掌握系统的操作并了解其原理和核心管理思想，而普通员工需要重点掌握基本的系统操作方法和系统运用等知识。
　　（三）与ERP系统开发商充分沟通
　　企业在ERP系统运行前，应该明确内部控制架构与内部控制制度，并向系统开发商明确地表述企业的内部控制设计方案。各个企业的理念与发展目标都是不同的，ERP系统所现出的价值与系统模式也是不同的，企业会根据自身需要，设计新增系统功能，以满足企业的发展需求。
　　因此各企业需要就自身需要，如在产品、技术、采购、销售、价格及未来发展目标等方面与开发商详细地沟通，并向开发商明确哪些流程的内控必须通过信息系统监控完成，而哪些流程不能完全依赖于信息系统，需要将传统人工监控与系统监控完美结合，以确保内部控制制度得到有效执行。只有双方不断沟通、理解和努力，才能使需要实现的功能尽可能通过ERP系统体现，逐步建立与企业整个业务流程相一致、完善高效的内部控制体系，并将企业的特殊需求完美融入ERP系统。
　　（四）从ERP系统财务模块入手，保证初始数据的准确性
　　1.从财务模块入手的重要性。ERP信息系统对财务核算与管理的影响最大，而财务模块与其他应收模块、应付模块、库存模块等业务模块有非常紧密的关系。企业日常经营活动中各项业务都会汇总到财务模块中，以财务数据的方式传递给企业，因此，从财务模块着手最有利于ERP系统环境下内部控制方案的实施。
　　2.实施最优的资源管理，减少损失。在财务模块成功建立后，通过对企业的资金、采购与付款、销售与收款、库存管控、费用预测与控制等一系列业务进行合理、必然、最优的资源管控，而这也要求系统建账初始数据录入必须准确无误，从财务的各项数据出发。计算机系统对录入的期初数据，是无法识别其真实性和准确性的，一旦初始数据错误，系统便会根据录入的各项数据进行计算、分析，得出与企业实际不符的数据。不能建立严密的资金运行系统，从而导致资金管理失控、应收账款账龄分析、逾期应还未还情况等数据不准、应收账款不能及时清账等，一系列决策信息失真，后果不可估量。
　　3.对数据进行多级核对，确保期初数据的准确。企业必须对建账期初数据的真实性和准确性进行层层核对，严格规范系统的操作流程，除基础的人工检查、传统检查、审批、校验流程外，还应特别注重利用ERP系统技术，合理地设计录入数据的类型、范围等，以便及时准确地实现信息沟通、数据共享、风险管控等。当所有控制程序、流程、各项参数、指令完全设置到ERP系统中后，企业内部控制也就完整地融入了一个成熟完善的ERP系统环境。
　　（五）维护ERP系统软硬件安全，确保ERP系统不受攻击
　　风险防范意识是企业有效规避风险和避免损失的前提。企业内部要加强管理和自我监督，内部网络系统严格划分内网、外网的不同职能，做到内外有别。企业应该设立专人负责ERP系统数据维护，定期备份系统所有数据，由系统管理员设置共享数据库的访问权限，并设置相关的密码及口令，防止ERP系统数据库被黑客攻击、非法访问、病毒侵害等，给企业经济和管理带来不必要的损失。
　　四、结语
　　ERP系统是一种新兴管理系统，能使企业内部控制得到进一步完善，但在实际工作中仍有一些局限和风险。各企业应有效预防风险，全面提高管理水平和经济效益。
　　（作者单位为北京意同创科技有限公司）
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