基于ERP环境的大修成本核算新模式透析

来源:用户上传      作者: 刘慧 邓祖群

　　【摘 要】 大修成本核算是供电企业财务成本管理中的重要组成部分，随着ERP系统在供电企业中的深入应用，大修成本核算完全实现了在SAP系统中集成运行。文章着眼于ERP环境，将大修成本核算与标准化管理中的PDCA循环方法结合，极大地弥补了传统核算方法的不足。
　　【关键词】 大修成本； ERP环境； PDCA循环
　　
　　一、引言
　　大修成本核算作为供电企业财务成本管理的重要部分，具有资金占用量大、项目类型多等特点。在传统的核算方式下，存在着财务信息与业务信息不对称、单据传递容易出错等问题。随着信息化水平的提高，特别是ERP管理系统在供电企业中的深入应用，大修成本核算完全实现了在SAP系统中集成运行。在ERP环境下，结合标准化管理中的PDCA循环方法，将大修成本的结算流程分解为计划、执行、检查、总结四个阶段，大修成本核算呈现出新特点，极大地提高了电力企业的核算效率和管理水平。
　　
　　二、传统方式下大修成本核算的缺陷分析
　　（一）工作量大，质量难以保证
　　传统大修成本核算方式下，项目成本要素归集主要依靠手工完成，按照项目类型、名称等记录原材料、成本类会计凭证。成本大修核算完全由手工完成，所有数据人工生成。在这一过程中，财务人员需要手工编制大量的会计凭证，手工汇总财务数据，生成成本大修报表。大量手工工作，使得质量难以保证。
　　（二）信息渠道单一，反映滞后
　　传统方式下，财务资产部只能通过相关纸质文件了解项目计划，通过查看发票、收货单、发货单等纸质单据了解项目进展。由于财务部了解信息的渠道比较单一，致使信息质量难免有所偏颇，与其他部门沟通时会出现信息不对称现象，造成财务信息反映滞后，不能及时发现问题，解决问题。
　　
　　三、强化供电企业大修成本核算的必要性分析
　　强化供电企业大修成本核算，原因主要有以下四方面：
　　（一）大修费用所占资金量大
　　根据历年数据分析，大修成本约占年度成本性资金总额的一半；供电企业是典型的资产密集型企业，设施设备等固定资产占企业总资产的70%以上，供电企业设备具有明显的行业特点，这些特点决定了供电企业设备大修是一项资金占用量非常大的项目。
　　（二）涉及项目种类多
　　供电企业的大修项目主要包括生产大修、城市配网大修、营销专项、研究开发费、信息项目、趸售县农网大修、安措费用、品牌建设、降损项目、其他大修等项目。所以说，供电企业的大修成本核算涉及面大，对于供电企业更需要全面彻底的核算，为企业提供详细、准确的财务信息。
　　（三）涉及项目管理部门多
　　供电企业的项目管理涉及生产技术部、营销部、农电部、安监部、信息中心、办公室、物资服务中心等部门，大修成本的核算需要这些部门的互相配合。
　　（四）审计关注的焦点
　　大修成本作为供电企业成本费用的重要组成部分，往往是各类审计关注的焦点，因而，供电企业需要增强大修成本费用的核算管理。
　　
　　四、ERP环境下大修成本核算新模式
　　ERP信息环境下，多部门在同一信息平台上操作，成本大修项目按设计好的流程在SAP系统中流转，财务部可以在权限范围内及时了解项目进展情况及信息动态。SAP系统根据业务流转节点自动集成会计凭证，保证了信息的一致性。通过项目定义、订单号、设备功能位置等成本对象，自动归集大修成本，保证了数据的准确性和有效性。财务资产部充分应用信息化和标准化管理方法，通过借助ERP信息环境，运用PDCA循环，将成本大修结算流程分解为计划（Plan）、执行（Do）、检查（Check）、总结（Action）四个阶段，极大地提高了核算效率和管理水平，弥补了传统核算方式的不足。
　　（一）计划阶段（P阶段）
　　传统核算方式下，财务资产部只能通过相关纸质文件了解项目计划。在ERP环境下，财务资产部不但能够通过与发展策划部、项目管理部门沟通，了解省公司综合计划的下达情况，而且能够在SAP系统检查成本项目的创建及预算下达情况。在SAP系统中，项目定义应与综合计划中项目名称一致，预算分配应与综合计划中资金计划一致。倘若存在不一致情况，财务资产部成本管理专责应分析原因，检查是人为失误还是综合计划有所调整。在计划阶段，财务资产部通过分析省公司综合预算和SAP系统内容，把握年度整体大修成本预算和项目进度安排。同时，监控项目进展和物资收发情况，及时安排资金需求，关注成本核算管理。
　　（二）执行阶段（D阶段）
　　传统核算方式下，大修成本核算完全是手工完成，所有数据人工生成。而ERP环境下，大修业务按照SAP系统中固化流程进行线上集成操作，财务资产部成本管理专责通过分析项目在系统中的流转过程，完成成本核算管理，对于出现的问题，及时查找原因，做好财务管理工作。首先，项目管理部在SAP系统中创建大修项目并下达预算。然后，项目管理部在SAP系统中创建工单并挂接物资、服务，创建采购申请，采购申请经过层层审批之后，由物资部门创建物资采购订单，项目管理部门创建服务采购订单；在完成物资采购订单收发货处理和服务采购订单确认之后，自动生成相关会计凭证。最后，财务资产部成本管理专责通过完成工单月结的操作，正确归集成本对象，完成成本核算管理。
　　在这一过程中，财务资产部作为核心管理部门充分利用信息化手段，发挥协调控制作用，完成财务管理工作，具体工作有以下几部分。
　　1.分析成本发生进度。实际成本发生进度应与项目时间进度保持一致，若不一致，特别是当实际成本发生进度远远落后于项目时间进度时，财务资产部应提醒相关部门关注成本项目年度目标，预防不能按时完成的风险，并在SAP系统中查找问题，分析原因，提出调整建议。
　　2.监督预算执行情况。在SAP系统中，财务资产部可以随时监控项目资金支出情况，监督项目管理单位要严格按照省公司综合计划下达的资金计划，安排资金支出，当总成本承诺、实际成本或两者合计已经接近预算时，应提醒相关单位合理安排资金支出，保证实际成本不超过预算。
　　3.协调财务管理与业务管理。在ERP信息平台上，财务信息与业务信息应始终保持一致。例如，项目管理单位对物资需求数量与物资部门物料的出入库量应保持一致，同样还要与财务部原材料或成本账面价值对应一致。财务资产部通过分析不同业务状态与财务核算的对应关系，发现业务处理中存在的问题，沟通业务部门协调解决，推进项目进程。常见问题有：大修成本所需物资没有及时签订购货合同，导致项目进度落后；物资部门对采购订单收货后，项目管理单位没有及时提交领货申请，导致财务账面成本较低；项目管理单位没有及时做到服务确认，影响了实际成本的发生等。
　　财务资产部可以利用SAP系统分析出的成本项目当月实际发生额和项目计划进度进行对比，看是否协调一致，若不一致，则及时查找原因，协调处理，降低管理风险，提高结算效率。月末，财务资产部通过月结操作将成本正确归集到成本对象上，为进行资产全寿命管理奠定基础。在ERP环境下，财务资产部可以将大修成本核算管理横向分解到每一个具体项目，纵向分解到项目的各个业务环节；在时间维度上也更为灵活，可以以月度或旬，甚至以日为计算单元。通过借助信息化平台，财务资产部大修成本核算更为准确及时，获得信息更为立体丰富，极大地提高了结算效率。
　　（三）检查阶段（C阶段）
　　传统核算方式下，财务人员手工编制大量的会计凭证，工作量大，质量难以保证。在ERP信息环境下，会计凭证根据集成业务自动生成。财务人员在熟悉业务流程和会计核算方法的基础上，需检查集成数据的准确性，对于发现的问题，及时沟通业务部门进行协调解决。例如，2010年度由于科技项目构造模板的不完整，导致研究开发费集成的会计凭证出现错误，将原材料科目错记为工程物资科目。财务资产部成本管理专责在发现此问题后，及时沟通生产技术部和物资服务分中心，调整项目结构，冲销错误的收发货，从而保证了财务账面数据的准确性。
　　（四）总结阶段（A阶段）
　　传统核算方式下，财务人员手工汇总财务数据，生成大修成本报表。在ERP信息环境下，财务资产部成本管理专责根据项目类型在SAP系统中查询每一类项目的实际成本，并汇总大修成本总成本，以此作为出具财务报表的依据和开展财务分析的数据基础。年末，通过对比大修成本项目的实际成本和预算成本，分析预算执行情况，提出管理建议。财务资产部利用SAP系统财务信息与业务信息一致的特点协助业务部门核对物资明细账、项目成本等数据，简化工作流程，提高数据查询效率，有效履行了部门服务承诺。同时，财务资产部汇总本年度大修成本结算实际情况，总结工作经验，挖掘亮点，查找不足，为开展下一年度工作做好准备。
　　
　　五、结论
　　通过将信息化管理和标准化管理的理念、方法应用于大修成本结算中，供电企业财务部门借助ERP信息化平台，结合PDCA循环，运用SAP系统严谨的业务流程和逻辑关系，将大修成本结算流程分解为计划、执行、检查、总结四个阶段，利用财务信息与业务信息一致的特点，发挥财务部门核心管理作用，及时上线关注项目动态，准确归集项目成本，极大的提高结算效率，满足公司现代化管理的需要。
　　
　　【参考文献】
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