ERP系统实施前期准备工作研究

来源:用户上传      作者: 吴俊生

　　摘 要：ERP系统实施准备工作是否充分是ERP项目实施成功的关键因素之一，也是上线后ERP系统顺畅运行的关键因素之一，文章从ERP系统实施准备工作的内容和次序进行论证，阐述了ERP系统实施准备工作的主要内容和工作方法。
　　关键词：ERP系统 准备工作 内容 方法
　　中图分类号:F270 文献标识码:A
　　文章编号:1004-4914（2011）06-232-02
　　
　　进入21世纪以来，各个领域的信息化趋势越来越明显，不论是国家、企业还是百姓的日常生活，都越来越明显的感觉到信息化技术和产品带来的变革。企业是信息化的最大受益者和推动者，企业管理要不要信息化的争论不多了，这使得ERP系统在我国的企业逐渐普及，企业逐步认识到实施ERP系统可实现科技与管理两条腿走路齐头并进，使企业的管理水平和经济效益得到提高。然而，目前企业在ERP应用过程中仍存在各种共性和普遍性的问题，在很大程度上与企业没有认真做好ERP项目前期准备工作有着必然的关系，特别是在明知准备不充分的情况下实施ERP系统效果更差。
　　一、统一企业高管层思想和意见，集体决策
　　企业高管层决策是否需要实施ERP系统，一般有来自外界和自身发展需要两种：
　　1.来自外界的需要，企业必须实施ERP系统。例如国家法律法规的要求或者企业是集团公司的下属单位，集团公司已经决定在集团范围内实施ERP系统，这种情况下企业管理层决策的重点是如何组织开展好ERP系统的实施。如果是国家法律法规要求企业实现生产经营管理信息化，企业高管层要决策满足国家法律法规的要求是实施ERP的唯一目标，还是在满足法律法规要求的前提下通过实施ERP系统提升企业的管理水平。如果企业是集团公司的下属单位，企业不要坐等集团公司推广到本单位才开始行动，企业要积极同集团总部联系，除了满足集团公司实施ERP系统的各种要求外，还要积极把本单位将来实施ERP系统的骨干推荐到集团公司项目组，或派到正在实施ERP系统的兄弟单位参加ERP系统的实施，更深入地理解集团公司的实施理念和要求，了解兄弟单位在实施ERP系统过程中可能遇到的问题和处理办法，为本企业实施ERP系统积累经验。
　　2.企业自身发展的需要。这种情况企业是否需要实施ERP系统要认真进行分析研究，要根据企业的实际需要出发，而且要彻底抛弃“上ERP系统是找死，不上ERP系统是等死”的观念，很多优秀的企业并没有先进的信息系统，管理水平同样很高，同样有很强的核心竞争力，能用成本最低的方式和最简洁的方式实现企业经营目标，有时候更能为企业创造效益。企业高管层要充分讨论是否需要实施ERP系统并集体决策，发出清晰一致的决策意见，一旦企业的最终决策意见发布，高管层要向全体职工表明一致的态度并且只能有一种声音，严禁私下议论、表达个人意见。企业一旦决定实施ERP系统，这是ERP系统实施成功的前提和保证。
　　二、明确ERP系统实施的目标
　　1.明确实施ERP系统的管理需求。企业一旦决定要实施ERP系统，一定要弄清楚为什么要实施ERP系统，给出具体需求，不能只给出提高企业管理水平的宏观概念，企业要深入分析本单位所处的行业、规模、管理基础等基本现状，在此基础上深入研究企业发展战略，探索企业实现战略目标的瓶颈。
　　2.ERP系统实施要以信息规划为依据，符合公司总体信息化目标。企业的信息规划是企业业务战略的支撑，信息规划是企业信息化工作的指导性文件，每年应滚动更新保持信息化规划的可操作性。信息规划为企业信息化建设工作指明了方向，或者说信息化建设的路线图，ERP系统的实施要严格按信息化规划进行，需要的信息化基础具备了再开始实施ERP系统，切不可盲目实施ERP系统。
　　如果企业没有信息化规划，要先制定信息化规划再实施ERP系统；或者要认真分析企业的信息化基础条件，主要从信息系统应用情况和各部门业务管理的计算机化水平分析。分析企业的信息应用已经覆盖的业务范围和应用情况，能否方便的同其他系统接口和数据导入导出，信息系统的开发商是否继续同企业保持密切合作并提供支持；分析企业核心业务如财务、采购、销售、生产、物料与仓储管理等是否有良好计算机应用基础，基础数据管理是否实现了计算机化，能否快速得到准确真实的数据，业务流程是否规范等。进行全面评估后向企业管理层提出是否实施ERP系统的建议。
　　3.有明确的项目范围和项目目标。ERP系统实施的功能范围和项目组织范围一定要明确，企业要思考好自己实施ERP系统的哪些模块，解决什么问题，并不是越多越好；实施的组织范围也要确定，保证实施计划的严肃性和可执行性。项目实施要有策略和方法论，可以从理论上指导ERP系统的实施，特别是对集团企业的ERP系统实施更有意义，可保证集团的下属单位实施思想和集团总部保持一致，特别是在制定具体的ERP项目目标时，能保证对ERP系统有一个合理的期望值和具体明确目标，企业就会对ERP系统有一个正确的认识，既不依赖ERP解决所有的管理问题，也不会认为ERP系统只是数据统计工作或是存储器，广大基层员工更容易接受具体的目标从而有的放矢，知道如何配合ERP系统项目的实施工作，对ERP的了解也就没有了恐惧心理，配合公司的宣传与培训，企业实现全员参与ERP系统的实施，就能为成功实施ERP系统打下良好的基础。
　　三、成立ERP系统实施组织机构，全面管理ERP系统实施工作
　　1.成立ERP系统实施项目组织机构。ERP系统是一项技术性和综合性比较强的工作，一般实施ERP系统应成立决策机构、管理机构和执行机构三个层次的组织机构。项目组团队成员的组建一定要与ERP系统的运行维护结合起来考虑，ERP系统上线运行后具体操作在各业务部门，所以业务部门最好有人员参加项目组，将来推动ERP系统在本业务部门的应用，如企业计划将来成立专门的信息化机构来支持维护ERP系统，那就提前考虑人员参加项目组，并在项目组承担主要工作，项目结束后，该团队马上就能投入到支持维护工作中。
　　2.制定ERP实施项目考核标准。项目组要根据ERP系统实施的目标制定项目的考核标准，主要包括项目实施过程的考核与管理及项目上线后效果的考核。项目实施过程的考核与管理主要包括项目的管理策略和阶段质量验收标准、项目结束的标准和验收方案，以及项目要求的交付品，项目的过程考核要重视阶段验收、严格把关，协调好与项目进度之间的关系。项目上线后效果的考核要结合实际和项目的主要目标，不必过于繁琐和细致，因为管理上的提升是需要时间检验，而企业只有加大利用ERP系统和开发ERP系统的功能，才能逐渐体会到ERP系统带来的提升。
　　3.提前考虑ERP实施项目的后勤保障。项目的后勤保障也是不容忽视的环节，后勤保障做的好可以大大提高工作效率，避免不必要的麻烦，提高工作人员的士气。后勤保障主要包括办公环境、办公设备、办公用品、网络等基础条件的准备，同时还要考虑交通、团队建设和预算的来源等问题。
　　四、提前预测ERP系统实施的重点和难点
　　企业要结合自身实际和购买ERP系统的特点预测系统实施的重点和难点工作，提前做好准备，给予人力、物力、财力和领导决策的支持。
　　1.数据工作。数据是信息系统的血液，强大的统计、分析、计算功能是信息系统的主要特点之一，通过加工数据满足客户的各种需求也是信息系统的主要应用之一，ERP系统也不例外。在系统开始实施前就要仔细研究并制定数据管理策略，ERP系统的每个模块的数据都有其特点，有其业务特性，静态数据和动态数据的工作量和难度也不一样。由于数据质量非常重要，要针对企业所处的行业、选购的ERP系统的特点统一考虑数据工作，而且针对数据工作量制定上线步骤，不一定非要在ERP系统实施期间把所有数据都导入系统，但要有一个整体策略，最好在项目实施期间有一个专门的数据小组，统一管理数据工作，确保数据工作的质量和进度，能按要求及时导入系统。

　　2.报表。报表是ERP系统上线后带来的直接效益和应用，报表开发要制定长期策略，报表不是ERP系统的强项，因此有必要购买或开发专门的报表软件或平台，分析利用ERP系统中数据宝藏为企业服务。
　　3.ERP系统的知识转移。ERP系统实施阶段的知识转移非常重要，关系到ERP系统上线后能否持续顺畅运行和对管理的支持力度。ERP系统实施咨询服务公司是知识的拥有者、是企业的老师，比用户更懂ERP产品，更懂得企业所处行业对ERP应用的需求和一般规律，企业要尊重咨询服务公司不能以甲方自居，但企业又更加了解自己，知道需要优化的问题和企业发展的瓶颈之所在，只有双方互相进行知识转移，用户掌握了ERP系统的知识、咨询服务商掌握了企业的知识，才能在双方的交流中形成有效的知识诱发和协同知识共创。要达到这样的效果就需要双方以平等、互信、合作的要求形成一个团队和一个共同的目标。
　　4.变革管理。ERP系统既是一套软件，又是一套管理思想和管理理论，它的实施必然带来企业的变革，在实施前做好变革计划和管理策略尤为必要，甚至有时是项目成败的关键因素。ERP系统实施一定是一把手工程，变革团队更应是强势团队或与项目实施团队合二为一。一定要在公司内广泛宣传、培训ERP知识，使大家认识ERP、了解ERP，尽量把对ERP的恐惧感转化为危机感，在公司内形成实施ERP系统是公司发展的必经之路，在公司高层和全体员工中形成实施ERP系统的共识。
　　变革管理要与考核与激励结合起来，针对ERP系统实施带来的工作和行为转变提前制定预案，实施ERP系统肯定有人反对或不支持、肯定发生内部冲突或摩擦、肯定要放弃一些短期利益，要针对这些困难制定应对措施。在ERP实施过程中，初始阶段工作量加大是必然的，有的单位ERP系统和旧系统要并行以相互教研，工作量就更成倍数增加了。ERP系统上线后对人员素质提出了更高的要求，引起部分人的岗位危机；ERP系统上线还会扫除一些灰色地带，会触犯一部分人的既得利益。在这种情况下，只有持续变革、坚持长期变革管理才能巩固成果，否则很快就恢复原状。
　　五、评估ERP系统实施风险，做好应对措施
　　ERP系统实施后既改变企业的管理方式也改变企业员工的工作方式，变革几乎涉及企业的方方面面，实施前要充分评估ERP系统实施的风险，重点应考虑几方面：ERP系统的软件与企业特点的适应程度；ERP实施的深度与企业信息化发展水平的适应程度；ERP系统实施范围目标与企业资源投入的适应程度；ERP实施团队人员素质的要求与实际人员素质适应程度；ERP系统实施与业务部门的结合程度等等。可以利用多种风险识别和评估方法，去发现评估风险，提前做好应对措施。
　　六、结论
　　ERP系统实施前期准备要细致，要从多角度考虑实施需具备的条件，要考虑ERP系统实施前期准备、ERP系统实施期、上线支持期和正常运行期各阶段的需求和需要；把这些需求和需要进行整理分析，在准备期间就提出应对方案，尽可能把工作考虑周详。
　　
　　参考文献：
　　1.张同健.我国企业ERP实施成功因素经验性解析[J].中国管理信息化，2009（10）
　　2.卢智斌.企业ERP实施成败关键[J].电脑知识与技术，2009（12）
　　3.黄梯云.管理信息系统[M].北京：高等教育出版社，2006
　　（作者单位：中海石油炼化与销售事业部 北京 100029）（责编：贾伟）

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