完善内控制度加强票据管理探析

来源:用户上传      作者: 缪岚

　　摘要：文章以浙江省温州医学院附属第二医院为例，对加强票据管理，完善内控制度进行了探讨。指出必须专人管理，责任明确，严格审核程序。完善稽核制度，以旧换新，控制领用敷，才能有效防范作弊和违法行为的发生，确保医院资金安全。
　　关键词：医院财务管理　票据制度　内控手段
　　中图分类号：F233　文献标识码：A
　　文章编号：1004-4914(2010)11-149-01
　　
　　票据是医院财务收支的法定凭证，是会计核算的原始凭证，是财政、审计、税务、监察等部门进行检查监督的重要依据。医院票据包括统一收款票据和专用收款票据两种。医院票据管理具有以下特点：一是专用收款票据类型多，包括挂号凭证、门诊收费凭证、住院预收款凭证、出院费用凭证等。二是医院内部收费网点，票据使用人广泛。以笔者所在的温州医学院附属第二医院为例，收费人员共75人，就有75人在使用各种专用收款票据。三是医院收款大多使用现金结算，资金安全问题比其他行业更为突出。报道显示，一些医院少数收费人员利用管理上的漏洞，从中挪用或贪污，给医院造成重大经济损失。因此，进一步完善内控制度，加强票据管理。可以防范作弊和违法行为的发生，确保医院资金安全。
　　我们医院在加强票据的内控管理方面做了很多努力。也取得较好成效，这里将我们的做法与大家讨论，请专家和同仁指正。
　　
　　一、专人管理，责任明确
　　
　　设专职票据管理人员负责票据的申购、保管、领用、回收、核销等工作。票据保管员的主要工作职责是票据的购置、票据出库、已复核票据收回保管、票据核销等工作。具体包括：
　　1.做好票据的申购控制。根据以往年度的用量结合本年度实际情况由票据管理员提出申请经财务负责人和总会计师审批签字后予以购买。
　　2.做好票据的领用控制。由门诊收费员填写购买票据的明细表，将现金交于出纳后。凭出纳开具的收据和购买明细表到票据管理员处领取票据，管理员核对完明细表和收据后将领用情况录入票据管理软件中的票据领用表格中(详见医院票据领用表格样张)并经门诊负责人审核后收费人员才能使用。另外出于内控考虑，确保票据的安全，医院对票据的领用数量进行了没定，并将门诊收费系统与票据管理系统联网，使票据管理员能同步掌握门诊收费员的票据实际库存数，在门诊收费人员领用票据超过设定数量时，系统会自动提醒票据管理人员并限制超额部分录入，有效地控制了票据的领用量。
　　
　　二、严格审核程序。完善稽核制度
　　
　　1.加强票据审核，实施有效监督。对于收费人员所使用的收费票据，会计部门指定专人进行审核，对收费票据审核的内容应该包括：(1)每日收费人员报表份数与全院日报表中小计人数是否相符，收费人员所使用过的收费票据是否连号，收费人员报表上的收据号码与全院汇总日报表中交款收据的起始号码、终止号码是否一致。(2)是否及时交款，交款日期与收款日期是否一致，交款的金额与日报表上的金额是否一致。(3)手工开票的收费票据要素是否齐全、大小写金额是否一致，有无涂改。(4)作废票据的记帐联和收据联是否齐全，每日作废票据明细表上的汇总金额和张数是否与收费汇总日报表上的退票栏中的金额和张数一致，并逐一将作废票据的金额和票据号码与退票明细表上的金额和号码进行核对(详见医院退票明细表样表)。(5)退票手续是否齐全，收据联和记账联是否齐全，退药须附有药房证明。
　　
　　2.进行定期和不定期抽查。财务部门定期、不定期组织到各收费网点进行抽查。在收费处进行，每次抽查一个或几个收费人员在某个收费时间段内所收的门诊收费票据或住院收费票据，以及预交金收据，检查开票总金额是否与收费统计报表的收款总额一致，检查其库存现金数额是否超过规定限额未交，是否与开出收费票据一致。查看票据实际库存数是否与票据领销存报表中的本期库存数一致(详见医院票据领销存报表样)。
　　同时定期对票据管理员所保管的各类票据进行盘点核对，确保账实相符。
　　
　　三、以旧换新。控制领用数
　　
　　门诊收费票据由于使用量大，医院利用计算机系统将门诊收费人员已使用过的票据与票据管理员录入票据领用表格中票据号码自动进行勾对。而出纳人员平常使用的收据，由出纳先从票据管理员处领取，用完收据后将存根交给专门负责票据核销人员进行核销，通常情况下用完一本后马上予以核销，以确定开出去的收据钱是否全部及时入账，核销完毕后重新交还给出纳，出纳将已核销收据存根交给票据管理员换取新的收据。
　　内控制度是医院加强内部管理的重要手段，但从多年实践来看，制定一套内控制度与很好地贯彻执行有时存在较大落差。要使内控制度落实到位，以下两点很重要：(1)加强政治思想教育。收费人员普遍年纪较轻，从事工作时间不长，医院应当给予必要的法律法规教育和政治思想教育。让他们树立正确的人生观和职业道德观。遵纪守法，首先依赖于公众的自律。(2)执行制度要严格，有必要配套出台相应的奖惩制度，奖善惩恶。工作中经常出现有人做错什么却总有人出面圆场的情形，如果因此而不了了之，很容易让制度流于形式。因此，必须违法必究，执法必严。
　　总之，票据的内控制度贯穿医院票据管理的整个过程，医院应当有完善的票据内控制度，严格执行，才能防范票据管理中作弊和违法行为的发生，确保医院资金安全。

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