关于深化应用ERP系统提高精细管理水平的思考
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作者: 刘 燕
摘 要:ERP系统在河南油田的成功实施,为生产经营管理提供实时、准确、完整的信息,不仅全面提升了生产过程的操作和管理水平,而且达到了实现管理精细化、信息共享化、效益最大化的目标。文章结合ERP系统在河南油田第一采油厂的应用现状和运行中存在的问题进行了深入剖析,并对深化应用ERP系统、提高管理水平提出了建议。
关键词:ERP系统 精细管理 建议
中图分类号:F270文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2010)04-243-02
一、ERP系统在第一采油厂的应用现状
ERP作为融合现代企业管理思想、先进管理方法和现代信息处理技术的一体化管理系统,它可使企业资源配置更优、内部控制力更强、管理效能和整体效率更高。2005年11月,ERP系统在河南油田成功上线,实现了物流、信息流和资金流的“三流”合一,这标志着河南油田正式搭建起了提升企业综合管理水平的平台。具体表现在:油田经营管理体制有了新模式,初步建立起了以财务管理为核心、成本管理为主线、支撑油田勘探开发核心业务的管理系统;财务管理水平有了新提高,实现了实时反映、实时分析、实时监控;投资计划控制有了新手段,初步实现了财务、计划协调联动,保证了投资数据的唯一性,真实准确地反映投资完成情况;以技术手段保障了各项管理制度的贯彻落实,堵塞了管理漏洞。
在ERP系统中第一采油厂启用的模块有:财务会计FI(Financial Accounting)、管理会计CO(Controlling)、资金管理TR(Treasury)、物资管理MRO(Material/Maintenance Repair Operation)、项目管理PS(Project System)、销售分销SD(Sales and Distribution)、物料管理MM(Material Management)等7个模块,经过不断的探索与实践,ERP系统整体运行稳定,大部分业务能够按照设计的流程在系统中运行,ERP系统应用成效日益显现。可以说,ERP的在全厂的应用已经逐步实现规范化、系统化和效益化。
一是设计业务基本启用,系统保持平稳运行。从ERP系统涉足油田生产经营业务范围来看,ERP系统覆盖了油田的财务、供应、销售、投资计划等经营业务,而采油厂的财务、投资、物料、销售等业务也基于ERP系统全面展开;从系统业务处理的及时性和完整性来看,广大用户的业务操作逐步规范和完善;从对ERP系统的依赖程度来看,绝大部分的生产经营管理信息来源于SAP系统。基于上述三个方面的综合评价,ERP系统在河南油田、在第一采油厂的运行是平稳的。
二是管理水平有所提升,基本实现运行目标。ERP的运行目标就是要是将油田各方面的资源通过信息系统进行科学合理的组织、管理和控制,达到企业内部物流、资金流、信息流“三流合一”,实现资源组合最佳,投资效益最佳。通过应用ERP系统,我油田对投资计划、成本费用、资金资产等方面的管理和控制进一步得到加强,堵塞了管理漏洞,降低了经营风险,提高了整体效益。因此,目前ERP系统实施基本实现了设定目标。
二、ERP系统应用取得的成效
1.成本管理更加精细。ERP特有的成本中心(组)、功能范围可以实时掌握各部门、各生产流程中的成本变化,收集详细的成本变动数据,大到整个采油厂的成本情况,小到某个采油队的某个生产过程的某项生产费用的情况都可以一清二楚,改变了以往只有等到月末年底才能查询成本支出、而且粗而不细的状况,同时,通过与核定预算的即时对比、自动预警,可以及时发现成本费用的异常波动,有效的对每笔业务和每项作业的运行情况进行实时的分析与监控,从而提高企业成本管理的精细化程度,使得财务控制和监督更加有效。
2.预算管理更加全面。ERP系统中的预算管理功能有助于实现全面预算管理的目标。分公司与各单位经过多次对接后,财务资产部将最终审批的价值预算维护到SAP系统中,并按成本要素明细逐月分步下达,各单位必须在计划内安排生产费用,否则一旦超出预算,财务部门将无法进行账务处理,财务部门在第一时间将信息反馈到生产部门,由其进行分析,并上报厂资金预算委员会共同审议,经批准后方可向分公司申请追加预算。通过对“基金中心”的“承诺项目”维护预算控制,不仅实现了管理部门对预算执行进度及费用使用情况的实时监控,使之更贴近企业的生产实际,而且增强了预算的严肃性与执行力度,实现了真正的事前、事中与事后控制。
3.资金管理更加安全。企业财务管理的核心内容就是资金管理,ERP对资金的管理贯穿于企业业务流程的每一个环节。对于供应商,所发生的每一笔非即时付款业务,都会在ERP系统中生成一个与该供应商相应的“行项目”,达到支付条件对该供应商付款时,要求只能对当时该笔业务生成的“行项目”进行一对一的“清账”,对供应商的账目非常清晰,确保了资金支付安全。对于客户,根据其经营状况,参照往年的货款回笼情况,由厂销售、法律、财务等部门为客户建立详细的信用档案,评定客户的信用等级,确定赊销额度及信用政策,超出信用额度的系统自动提示无法发货,从而确保销售资金能及时收回,提高资金回笼率。同时,ERP上线后,要求按周申报用款计划,特别是以SAP系统为操作平台实施资金集中管理后,上报资金日计划,分公司可以随时了解和掌握所拨资金的使用情况,并统筹兼顾,合理调配分公司的资金流,有效地减少资金的沉淀,提高资金的使用效率。
4.项目管理更加高效。对于第一采油厂而言,如何在最短的时间内保质保量地完成工程或产能的投运,对确保产量顺利完成任务至关重要,同时,对项目是否在计划内实施也应重点关注。通过ERP的实施,计划、基建、财务等部门共同对一个投资项目实施线上、线下管理,实现了项目投资计划的网上下达与分解,强化投资计划控制力度,有效避免了投资项目超预算的情况。同时,利用网络结构,通过投资“预算、下达、实际成本”等项目信息的快速查询,可反映项目施工预算、工程形象进度、定额结算等信息,实现项目全过程实时监控。因此,ERP的实施,不但有效控制了投资项目在计划内运行,而且还增进了项目管理部门间的沟通,在一定程度上解决了管理脱节的问题。另外,通过订单对科研项目等进行费用归集,并运用计划与实际结果间的对比来实现对订单与项目的监控。
5.材料管理更加规范。按ERP的程序,由基层使用部门申报物料需求,物资管理部门据此在ERP系统中做预留,当使用部门从物资供销处领用材料时,发料员通过发货,材料费直接归集到采油厂对应的成本中心。ERP的运行要求每月的物料需求计划必须细化到单项材料及具体领用的成本中心,有很强的针对性。因此,生产单位在审核材料计划时要慎之又慎,要改变以往材料计划只按矿(大队)、按大类申报,领回后重新再分配的局面,进一步规范材料的计划申报。
未实施ERP前,只有在月末,各单位材料员到物资供销处的各仓库核对料单后,才能准确地掌握当月的材料领用情况。实施ERP后,ERP系统通过定义相关的会计核算科目与核算方式,在事务处理发生的同时会自动生成会计核算分录,保证了资金流与物流的同步记录和数据的一致性。管理人员只要登录系统就对领料情况一清二楚,什么时间领的什么材料、数量、规格型号等信息随时都可以了解,对材料费的控制更加便捷、更加及时。
三、ERP系统在应用过程中存在的不足
虽然ERP系统的实施为我油田的经营管理注入了新的活力,提高了工作效率和整体效益,促进了全厂精细化管理的进程,但是在实际应用过程中还存在一些不足。
(一)由于受原有管理模式的约束,部分业务难以按设计流程在系统中进行处理
1.现行投资计划管理方式影响ERP系统应用,主要表现在投资计划的下达时间与项目实施时间不匹配。中石化投资计划是按批次下达的,但油田企业的勘探开发工作不可能完全等到计划下达后才实施,很多投资项目在计划没有完全下达的情况下都只有少量的启动资金,由于ERP系统内计划的不到位,无法真实、及时反映项目实施进度及结算情况,不符合项目管理精细、高效的要求。而且,由于年终计划调整,许多跨年项目必须按当年100%的形象进度进行线下账务处理,必将带来次年账务处理的后续违规操作。
2.自购材料未进行系统集成,导致系统信息不能及时真实反映实际业务。目前,从物资供销处领用的材料按设计流程操作,但是各二级单位自行购置的零星材料仍按原流程处理,首先由财务人员将材料费用归集到物资管理部门的成本中心,实际领用时,采取内部结算的方式从物资管理部门的成本中心过渡到领用消耗的成本中心。
3.材料费“以领代耗”,难以真实反映生产消耗及周转库存。ERP上线后,除物资供销处外,油田分公司所属各二级单位均不再使用“原材料”科目,生产消耗部门领用的材料均列入成本,月末不再作“假退料”处理,导致系统中的材料费无法真实反映生产消耗,同时也不能反映期末簸箩库的材料库存。
(二)ERP系统部分功能未得到充分利用,影响管理信息的有效归集
ERP系统替代了原来的财务核算平台,虽然系统的功能非常强大,但部分功能未得到充分利用,特别是财务管理模块尚未启用的功能较多,还不能完全满足企业日常业务处理及管理需要,不能为企业决策提供有效支持。
1.ERP系统没有涵盖生产计划(PP)模块,生产开发的实物工作量等重要业务信息未纳入ERP系统,系统中没有与价值量匹配的生产数据,ERP系统提供的信息不能够满足油田企业经济活动分析需要。
2.“油区维护费”功能范围未启用,而是列入“油气提升”成本中心,但是,在会计报表中“油区维护费”是一个单列的生产过程,费用需要单独列示。
3.未启用“油气辅助生产-注聚合物作业”功能范围,而是将注聚、注水作业的生产成本均列入“油气辅助生产-注水作业”,虽然通过“成本中心”字段作了备注说明,但是在查询时仍不便于区分注水和注聚合物两个生产过程的成本列支情况。
4.实施ERP后未实现井下作业费的单井核算,目前我油田SAP系统中核算井下作业费用是在小队的层面上核算的,按基层队创建“井下作业”成本中心并归集相关费用,未能核算至单井。
(三)与内控制度的结合不够,影响企业风险管理的力度
1.《全面预算管理业务流程》中规定:“分公司遇有年度生产经营计划、机构等内部预算资源和条件发生重大变动,导致该单位财务预算主要指标变动超过30%以上,需年度预算调整的由分公司财务部门提出申请,经预算管理委员会审核后报事业部。事业部审核同意预算调整的,出具体审核调整意见,会同财务部按规定权限审批后执行。”规定中“30%”的变动比例与ERP的核算要求必将有一定的冲突。因为产量发生变化,变动费用不可避免地会变动,若主要指标变动幅度未达到30%而不予追加成本,系统中的预算不足会导致结算受阻,无法严格执行预算,造成费用失控。
2.《管理费用、销售费用、营业外支出管理业务流程》中要求:“分公司所属各单位应结合本单位实际建立差旅费管理、业务招待费管理、通讯费管理、运输(车辆)费管理、销售服务费管理、办公费、驻外单位费用管理等制度,各项管理制度不得与分公司相关管理制度相抵触。”实施新会计准则以后,管理费用核算口径发生变化,分公司所属各单位ERP系统中的“管理费用”成本中心所归集的仅仅是修理费、社区服务费、离退休人员费用、业务招待费、四小税等,内控所要求的差旅费、通讯费、运输费、办公费等均列入生产成本。
四、对完善ERP系统、提高精细管理水平的几点建议
1.完善和改进现有管理模式,规范操作,提高工作效率。针对现行投资计划分批次下达与实际工作进度不一致的问题,建议分公司应与总部协商,制订出合理的、操作性强的投资计划下达方案,避免计划下达滞后造成管理滞后。根据上年的产量及产能目标,年初一次下达计划,年中根据实际运行情况作调整,而不是等年终才进行调整,造成项目管理工作的被动。虽然这样对计划下达的准确性要求很高,但却会避免很多线下操作,提高ERP管理信息的准确性,从而提高项目管理的时效性。
建议对各单位的自购材料,按照ERP物资管理流程操作,给二级单位物资管理部门赋予适当的权限,发货业务也采取集成的形式线上操作,避免线下操作,提高工作效率。同时,建议恢复各二级单位使用“原材料”科目的权限,以便从财务账面能反映材料库存,体现真实的生产消耗。
2.逐步探索和开发系统功能,提高核算信息的精细程度。建议组织关键用户或顾问对未启用功能或未开发模块进行研究,对未启用的功能进行分析,从加强精细管理的角度,考虑系统数据库的装截能力,根据实际管理的需要开启相关功能,以满足生产管理的需要。建议:
一是启用油区维护费。因为可单独核算、统计油区维护费用,并且与会计报表逻辑保持一致,油气提升过程不再包含油区维护费用,可满足目前正在实施应用的出具BW&BCS会计报表的要求。
二是启用“油气辅助生产-注聚合物作业”功能范围,注水和注聚合物的成本中心将分别归属不同的功能范围,便于区分查询、会计核算和出具报表。
三是采用实际订单核算单井作业成本,按油水井号和作业项目分别创建实际订单,核算、归集单井相关井下作业费用,从而实现单井井下作业费用核算和成本控制,便于查询单井作业费用,满足精细化管理需求。
3.推进系统与内控制度的融合,建立二者间的良性互动。
一是为促进ERP应用与管理相结合,使其真正成为企业生产经营管理离不开的核心信息系统,应该深入研究ERP系统如何全面支撑内控制度和体系问题。从加强内控管理的角度看,一旦内控制度嵌入了ERP系统,流程、控制点、权限就可由其控制,将大幅减少人为因素干扰内控执行情况的发生。建议在资金集中管理信息系统实施后,能由ERP系统控制的则采用系统控制的办法,系统中的支付审批应按权限增加级次,只有有批准权限的用户才能将凭证提交结算资金审批付款。
二是针对目前内控制度要求少数控制点与实际业务操作不相符的问题,建议积极与内控部门沟通,研究如何将需要控制的权限合理授予到适用的操作层面,达到既实现有效控制,又方便实际业务在ERP系统中的操作的目的,使ERP系统成为内控制度的重要支撑。
三是作为企业管理核心的财务管理,必须根据企业的实际情况不断对自身进行调整,以满足ERP系统提出的要求,同时,ERP系统又必须优化企业资源配置,以其特有优势、以其先进的管理理念、管理模式指导生产经营管理,服务于生产经营,提高油田的精细化管理水平。
五、结束语
总之,ERP实施成功的标志是系统运行集成化、业务流程合理化、绩效监控动态化、精细管理持续化。实施ERP能够提高企业管理水平和经济效益,最终增强企业的核心竞争力。但是从应用和实践来看,为了更好地掌握和使用ERP这一管理工具,我们只有不断地总结完善,耐心地开拓发展,通过“变革理念、业务梳理、流程优化和信息固化”的良性循环,适时调整完善ERP系统,以适应油田的管理现状和管理需求,才能为油田生产发展、高效运行提供技术保障,才能促进油田精细管理水平的持续提升。
(作者简介:中国地质大学(武汉)在读硕士研究生,研究方向为石油工程经济;现工作单位为中国石化集团股份有限公司河南油田分公司第一采油厂)(责编:贾伟)
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