会计电算化下企业内部控制探析

来源:用户上传      作者: 武小红

　　【摘要】 会计电算化是会计工作现代化的必然趋势,并对企业内部控制产生新的影响。企业在电算化条件下,应不断加强内部控制制度建设,制定一套合理、严格的操作程序,从而确保会计信息的准确性和真实性。
　　【关键词】 会计电算化; 企业; 内部控制
　　
　　会计电算化,是指以电子计算机为主的当代电子和信息技术应用到会计工作中的一个简称。它主要是应用电子计算机代替人工记账、算账、报账,以及代替部分由人脑完成的对会计信息的处理、分析和判断的过程。随着电算化信息系统的不断应用,企业会计核算和会计管理的环境发生了很大的变化,在会计数据处理速度加快的同时,也为企业的内部控制带来了许多新的问题。因此,只有全面建立和完善企业内部控制制度,才可以有效地发挥电算化的准确性和高效性。
　　
　　一、新环境下会计电算化对内部控制的影响
　　
　　(一)手工会计下的内部控制措施已不适应新的环境
　　从我国目前的情况来看,虽然早在1979年就开始发展会计电算化,但是由于当时一些制度的发展还没有得到有效的完善,使得企业在实行电算化以后,其内部控制仍然是处在手工会计的制度下进行。随着我国经济和会计工作不断变深、变广,手工会计下的内部控制已无法适应新环境。在手工会计系统中,企业采取互相牵制的方法,对企业内的业务实行以对方记录和互相考核的方式进行控制。例如对明细账、日记账和总账分别进行记录,并通过相互验证的形式,来确保账务的正确性和真实性。在实行会计电算化以后,整个企业在职能上的划分发生了根本性的改变,手工录入凭证后,记账工作都是由计算机来完成,原本需要三个会计来完成的工作,现在只需要一个会计就可单独完成,节约了大量的人力和物力,整个程序都由计算机来进行统一,改变了过去繁琐的工作程序。但是在会计电算化的内部控制中,也有部分操作人员对计算机的程序和数据进行修改,造成会计信息失真,这也是会计电算化下内部控制的一个重要的方面。
　　(二)网络环境下企业信息的安全性、完整性面临考验
　　由于在网络环境中,企业的信息资源大多实行共享,这就使得企业内部信息的安全性存在一定的隐患。实行会计电算化的系统,操作人员在输入用户名和密码的口令以后进入会计软件的操作系统中,由于口令是存放在计算机系统里面的,因此,很容易被窃取,给企业带来严重的安全隐患,甚至使企业经济受到严重的损失。虽然现在许多企业的计算机系统中都有记载登陆的日志,但是如果操作人员在使用技术手段进行删除以后,就不能够清楚地知道操作人员在登陆系统以后所进行的操作。同时,企业内的人员较多,也使得企业的保密信息被泄露的可能性提高。此外,由于网络是一个开放的环境,大量的数据在网络上进行传递,这就很容易造成用户的信息被篡改和盗取,还会遭受网络黑客和病毒的侵害,一旦发生这些情况就会给企业带来严重的损失。因此,对企业实行电算化后的内控制度提出了更高的要求。
　　
　　二、会计电算化信息系统环境下内部控制存在的一些问题
　　
　　(一)内部控制的程序化,增加了差错反复发生的可能性
　　在企业手工会计系统中,如果发生差错大多是个别现象,由于企业内部的数据处理大多是分布在各个部门、各个员工身上,一旦出现问题,可以立即对这一环节进行改正。但是在会计电算化的环境下,业务事项有可能在远离会计部门的某个终端上完成数据的处理工作,原先应由会计人员处理的有关业务事项,现在可能由其他业务人员一次在终端机上完成;原先应由几个部门按预定步骤完成的业务事项,现在可能集中在一个部门甚至一个人完成。如果一个环节出现问题,就有可能造成整个系统出现大面积的问题,造成相应的账簿和文件出现会计信息失真的情况,使整个系统出现反复性的差错,后果严重。
　　(二)会计数据的安全问题突出
　　在企业会计电算化环境中,信息的载体已经从原来的纸介质逐渐转变成为电磁介质。但是电磁介质由于其自身的一些原因,很容易会造成会计数据的丢失和破坏。此外,由于网络环境使得会计信息逐渐暴露在开放的环境下,这就随时会出现假冒身份、伪造信息和会计数据被篡改等现象,这给企业带来了很大的安全隐患,使得企业的会计信息失真。企业在实行电算化以后,企业较多的依赖于电脑,使得企业内部的经营管理水平不断下降,假如没有专业计算机管理人员,并且疏于对整个信息网络的更新和维护,一旦出现系统的瘫痪必将给企业的生产经营管理工作带来严重的损失。
　　(三)会计电算化环境下岗位职责划分不清
　　许多企业实行会计电算化后,没有对原有的会计制度进行合理的调整,没有按电算化的基本要求对企业内部的一些岗位进行明确的设置。在电算化环境下,操作权限控制是一种基本的内控手段,会计业务处理大部分由计算机操作,人为控制因素减少,假使岗位设置的随意性较大,操作权限制度就不会真正落实到位,有的操作员可以以不同的身份进入系统操作,使分工控制名存实亡,从而增加了企业出现舞弊和错误状况发生的可能性。
　　
　　三、会计电算化下加强内部控制建设的措施
　　
　　(一)加强内部审计制度建设
　　内部审计既是企业内部控制系统的重要组成部分,也是强化内部会计监督的制度安排。在电算化系统运行过程中,审计人员对会计业务处理等工作的评价和检验,有利于检测财务软件的可靠性,发现各种内控制度在执行过程中存在的问题,提出解决问题的建议,并及时进行修改,有利于提高企业会计核算的质量和管理水平。同时企业也可以考虑定期聘请中介机构,对企业内部的会计制度进行专项审计,通过外部中介机构的介入来更好地对企业内部出现的差错进行及时的补救。
　　(二)加强对财务人员内控知识的培训
　　会计电算化对涉岗人员的综合素质要求比较高,它涉及到财务会计知识、计算机运用、信息系统开发技术等方面的知识。因此,要经常对财务人员开展会计电算化内部控制风险的防范教育和业务知识培训,增强风险防范意识,不断提高业务水平,有效地防范会计电算化内部质量控制风险,为企业的内部控制打下坚实的基础,提升企业经营管理水平。
　　(三)明确职责分工,加强组织控制
　　在会计电算化的条件下,企业必须制定一套合理的组织和管理控制的制度,全面明确职责的分工和组织的控制制度。所谓职责的分工就是指把用户部门和电算化部门的职责进行分离,从而尽可能保持不相容的职能分离。例如执行、记录、业务授权和执行都相互分离。此外,组织的控制是指将系统中不相容的职责进行分离,并把系统中各类人员进行有效的分工,并且对企业内部的一些管理规章和程序进行配套。设置这样的职责分离主要是为了实现企业内部有一个相互监督和制约的机制,从而有效保证会计信息的可靠性和真实性,有效地减少企业内部发生舞弊的情况。
　　(四)加强系统安全控制
　　加强系统控制是为了保证计算机系统的运行安全,避免由于外部环境因素导致系统运行错误。企业要明确规定上机操作人员对会计软件操作工作的内容和权限,杜绝未经授权人员操作会计软件,从而有效防止会计人员越权使用软件。除此之外,应加强对操作人员身份密码的控制,操作人员离开机器时,应执行相应的命令退出会计软件,设置接触与操作的日志控制。各单位应根据本单位的实际情况,设专人对上机操作记录进行日志管理,并把数据存储和处理相互隔离,严格控制系统软件的安装与修改,对系统软件进行定期的预防性检查。
　　综上所述,会计电算化虽然给企业的管理带来许多的方便,但是同时也加大了计算机舞弊这一不安全因素。因此,在面临会计电算化所带来的风险的时候,企业要不断提高内部人员的素质,完善电算化的程序和管理章程,加强系统的安全控制,高度重视内部审计,从而有效解决和控制电算化给企业带来的风险和问题,使企业更加稳定健康地发展。●
　　
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