执行新企业会计准则的信息系统再开发策略

来源:用户上传      作者: 薛祖云　蔡文忠

　　【摘要】新企业会计准则的实施，给企业的会计核算体系带来了大幅变革，企业原有的信息系统将面临着再开发的压力。本文从会计人员的角度来理解企业会计准则的更替对会计信息系统造成的影响，据以探讨信息系统应对新企业会计准则进行再开发策略，包括信息系统再开发原则、再开发所需流程以及适当超前再开发的拓展思路。
　　
　　2006年2月15日，财政部发布了包括1项基本会计准则和38项具体会计准则在内的新的会计准则，并规定于2007年1月1日首先在国内上市公司中执行，其他企业则鼓励执行。就其内容来看，此次新旧准则的更替范围广，与国际会计惯例在许多重大方面基本趋同。对于企业而言，新会计准则体系的发布既是一个机遇，也是一个挑战。由于会计处理不规范导致我国的市场经济地位一直无法得到承认，我国企业的反倾销案处于严重劣势地位。新会计准则体系确保企业在国际竞争中得到公平的机会，同时也给企业提出了新的要求，特别是企业的信息系统面临变革。如何使企业信息系统适应新会计准则体系的需要并最大程度地发挥其在企业经营管理中的作用，是许多企业必须解决的当务之急。
　　
　　一、会计信息系统再开发原则
　　
　　新企业会计准则与旧准则存在比较大的差异，在很多重大地方采取了不同的规定，因此，原来的财务会计信息模块必须进行适当的修改。同时由于财务会计子系统在企业整个信息系统中起着举足轻重的作用，与之有数据交换的模块也应当进行相应的调整。一般而言，应对新企业会计准则的信息系统再开发应当遵循以下几个原则：
　　（一）效益最大化原则。无论什么系统，都是为了企业经营管理服务的，也就是对企业必须具有增值的意义，否则就要被淘汰。变更后的会计信息系统也应当具有增值的功能，为企业的经营和管理提供有力的信息和决策支持。对于如何更好地实现增值功能，可以根据新准则体系的要求提出多种方案，对其进行可行性分析，并比较各个方案的优劣，最终选取一个最佳的方案来得到最大的经济效益。
　　（二）系统稳定性原则。一个理想的系统，必须具有封装性 ，即在外部环境变化时，只需在逻辑结构和编程层次上进行改动就能适应，最好能让系统使用者感觉不到其变化。虽然我国引入会计信息化的历史并不长，但是近年来，我国的会计信息化程度有了很大的提高，绝大部分企业都开始采用了通用甚至是企业自己组织开发的会计信息系统。这些系统给会计实务工作者带来了极大的方便，他们对系统的操作界面、操作方法也都比较熟悉。因此，变动后的会计信息系统必须保持适当的稳定性和延续性，防止系统更替期间出现混乱局面，导致正常的经营业务活动无法进行。
　　（三）合规性原则。在开发会计信息系统时，必须进行合规性检验。如果其无法通过合规性检验，只能将所有工作推倒重来。特别是商品化会计软件，要受到更多的约束。1994年6月30日，财政部发布了《商品化会计核算软件评审规则》，对商品化会计核算软件做了具体详细的要求。除此之外，会计信息化软件还要执行该行业标准化体系，这些标准包括信息表达形式的标准、中间过渡和终极输出标准、会计信息分类和传送的标准、会计信息数据交换的标准、会计信息系统的性能和质量控制标准、会计信息安全控制标准等几大类。新会计准则体系本身也是一种规范，因此符合新企业会计准则规定既是变更后的会计信息系统的必需，也是必然要遵循的原则。
　　（四）组织性原则。进行一场变革，没有企业高层领导者牵头是不可能实现的。会计信息系统的再开发项目一般投资金额比较大，对现有会计信息系统的任何改动都可能危及整个系统的安全可靠，因此必须得到授权和领导认可。通过领导的牵头有计划、有步骤地组织会计信息系统的再开发。
　　对于会计信息系统的再开发还需要有精密的规划，根据企业的具体情况来选择保守还是适当超前的策略。新会计准则颁布了不到一年，实际执行的时间还短，虽然在准则颁布之前和之后都分别对外发出了征求意见稿，然而勿庸置疑，新企业会计准则的实施并不可能一帆风顺。由于经济环境的变化、对会计准则的误解、会计准则体系本身的不完善都会导致新会计准则运用的不顺畅，也就必然会出台相关的实施细则和补充来“救火”。是选择暂时根据新会计准则的变动部分进行“小修小补”，待到准则完善后再“大动干戈”的保守做法，还是选择进行深入分析，引入超前的管理理念来个一步到位的做法，这些都要事先规划好。
　　
　　二、会计信息系统再开发进程
　　
　　会计信息系统再开发进程可以分为计划阶段、需求分析阶段、实施阶段和维护阶段，这四个阶段的划分标准与普通的软件开发过程有所不同，其系依据会计信息系统再开发可能遇到的具体业务进行的划分。
　　
　　（一）计划阶段
　　计划阶段是信息系统再开发的第一阶段，它的主要功能是为了保证再开发在技术、经济和法律上的可行性。
　　企业信息系统是一个整体联动的过程，系统内任何项目的变动都会给其他方面带来影响。因此会计信息系统的再开发不能狭隘地认为只是财务部门的事情，而应当作为整个系统的部分，考虑变动可能带来的影响以及与其他模块的兼容，防止各模块之间发生冲突或由于数据接口的不匹配而导致无法进行数据传递。这就要求在再开发的计划阶段必须对整个系统有个完整的认识，通过结合新准则的变动部分修改之前已有的业务流程图，从数据逻辑结构层次来研究再开发在技术上的可行性。
　　选择保守做法还是适当超前的策略，经济上的可行性是一个重要的制约因素。而对于大部分经济实力不强的企业，可能就要选择购买已商品化的通用财务软件或是升级已有的商品化财务软件。通用财务软件虽然无法满足企业的所有业务需求，但是由于其价位比较低，也可以实现效益最大化。
　　不论是自行组织开发还是购买商品化财务软件，都必须遵循财政部或各省财政厅制订的标准和规范。包括符合标准和规范的开发与审批过程、合格的开发人员或软件制造商、系统的文件资料和流程图、系统各功能模块的设计等等。目前我国已经颁布的有关国家标准和规范主要有财政部1994年颁布执行的《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》、《会计电算化工作规范》、《商品化会计核算软件评审规则》等。因此要将“合规性”理念贯穿于整个再开发进程，以保证其在法规上的可行性。
　　
　　（二）需求分析阶段
　　进行会计信息系统再开发是为了应对新企业会计准则带来的影响，因此新准则的变动部分是再开发过程中要重点考虑的对象。笔者将需求分析作为一个独立的阶段进行阐述，正是基于这个考虑。新企业会计准则对比旧准则进行了较大幅度的修改，主要体现下以下方面：
　　1.会计科目编码与会计科目。虽然在《企业会计准则――基本准则》中规定新准则体系下的会计要素仍保留现行的六要素分类，但是会计科目编码和会计科目都已经发生了变化。在旧会计制度中，科目编码分为五大类：“1”开头的表示资产类，“2”开头的表示负债类，“3”开头的是所有者权益类，“4”开头的为成本类科目，“5”开头的是损益类科目，包括了收入、成本、期间费用和利润等。而在新准则体系中，会计编码分成了六大类：其中“1”、“2”开头的保持不变，增加了“共同类”科目，以“3”开头的，一共有5个，分别是3001清算资金往来、3002货币兑换、3101衍生工具、3201套期工具、3202被套期工具，所有者权益类、成本类、损益类科目依次顺延，分别用“4”、 “5”、 “6”开头。由于信息化财务软件主要是识别科目编码的，所以科目编码规则的变动必然导致数据字典以及各编码属性的改变。此外，在新准则中，会计科目体系也进一步与国际趋同，分别增加了或删除了一些会计科目，同时也修改了部分会计科目。因此再开发过程中，须根据新准则提供的会计科目模板，对旧的会计科目编码和名称进行调整，科目编码要保留空间，以满足未来新增科目的使用。

　　2.会计处理方法。较之旧准则，新会计准则在会计处理方法上也有很大不同。《企业会计准则第1号－存货》规定企业应当采用先进先出法、加权平均法（包括移动加权平均法）或者个别计价法确定发出存货的实际成本。与原会计准则相比，取消了不能真实反映存货流转的后进先出法。《企业会计准则第4号－固定资产》规定固定资产应当按月计提折旧，并根据用途计入相关资产的成本或者当期损益。与旧准则相比，不再强调开始和结束计提折旧的时点，新增加的资产可以当月提折旧，也可以下个月再开始提折旧。《企业会计准则第8号－资产减值》规定固定资产、无形资产和对子公司、联营公司和合营的长期股权投资，资产减值损失一经确认，在以后会计期间不得转回，而在原先的准则中是可以转回的。还有原来没有规定的，在新准则中明确规定了会计处理方法。所有这些，新会计信息系统都必须对其作出反应。对于涉及利用会计判断选择会计处理方法的，应在准则允许的范围内设置选项；对于减值准备的计提进行严格控制，将所有减值准备的计提明细清单作为永久性记录加以保存；对于新的会计处理，预设模板提供给操作人员进行选择，以提高工作效率等等。
　　3.财务报表。信息化环境下财务报表编制的通用方法是首先设计财务报表结构，然后根据财务报表属性确定取数来源，接着根据报表各要素的计算逻辑输入计算公式，最后根据公式得到所要的财务报表。由于会计科目编码和科目名称发生了很大的变动，因此财务报表的取数来源和计算公式也要随之改变。此外，有些财务报表本身结构发生调整，如《企业会计准则第31号－现金流量表》对投资活动的现金流量项目增加了“处置子公司及其他营业单位收到的现金净额”、“取得子公司及其他营业单位支付的现金净额”等。因此，对财务报表的格式也要作出相应调整。
　　4.公允价值。允许以公允价值作为计价基础是新准则区别于旧准则的又一标志。公允价值比起历史成本有其优越性，主要体现为与某个时点（通常是资产负债表日）的资产经济价值更加接近，能够更加真实地反映企业的资产状况。然而公允价值也有其弊端，特别是在我国，很多市场并未形成公允价值或公允价值较难获取，因此利用信息不对称，公司能够更加轻易地进行会计舞弊并避开外部监管部门的审查。再开发后的会计信息系统应当具有对以公允价值计量的项目进行控制的功能，在进行会计处理前要求其输入完整的计价信息，保留记录痕迹已备审查。
　　5.首次执行新准则。为了使企业会计业务能够从旧准则、制度“零摩擦”过渡到新企业会计准则，《企业会计准则第40号-首次执行企业会计准则》做了些具体的规定。它要求在首次执行日，企业应当对所有资产、负债和所有者权益按照企业会计准则的规定重新分类、确认和计量，并编制期初资产负债表。新会计信息系统应能根据该准则的具体要求，提供数据转换工具，避免重新开设账套，安全有效地把旧会计准则、制度下的数据，在首次执行新准则时顺利转换为符合新会计准则的数据，以降低系统用户对新旧会计准则转换的工作量，缩短其对新会计准则的适应时间。
　　
　　（三）实施阶段
　　实施阶段要做的工作主要有首次执行时点的选择、系统更替、业务人员培训、日常业务操作和控制等。
　　上市公司2007年1月1日已经开始实施新企业会计准则，而大多数企业由于没有时点的限制，可以根据本企业的实际情况来安排何时“上马”新会计信息系统，最好与日常业务的繁忙期错开。在新会计信息系统转换的零点，不仅要保证会计信息系统的正常运行，同时还要使会计信息系统与企业其他信息系统保持数据接口畅通，达到“整体联动”的效果。此外，旧的会计信息系统被新的替换，必需经过一定的转换程序。企业应在新旧系统转换之际，采取有效的控制手段，做好各项转换的准备工作，如旧系统的结账、数据库备份、新系统需要的初始数据的安全导入等。在系统转换之际，需要新旧系统并行一般不少于三个月的时间，以提高系统的稳定性。
　　会计信息系统再开发并实施前后，应对会计操作人员进行培训，提高这些人员对新系统的认识和理解，以减少新系统运行后出错的可能性。对操作人员的培训包括新系统的操作培训，系统投入运行后新的内部控制制度，新会计信息系统运行后的凭证流转程序等等。
　　由于信息化环境下原始凭证大量减少、数据之间直接对应关系模糊、业务处理和财务处理高度集成，单位发生的每一项业务在业务系统中都会根据业务人员、财务人员事先定义的转换规则自动生成记录，进入相关系统。此时业务控制的重点应是定义的信息转换规则是否正确和有效、对这些规则的管理是否有效、是否符合相关法规的要求等。
　　
　　（四）维护阶段
　　应对新企业会计准则的会计信息系统再开发不可能是一劳永逸的，随着新准则的发展完善、企业经营环境和业务性质的改变，必然还要进行新一轮的再开发。会计信息系统的修改必须经过周密计划和严格记录，每一个环节都必须设置相应的控制程序，修改的原因和性质应有书面形式的报告，会计信息系统的操作人员不能参与软件的修改，所有与软件修改有关的记录都应该打印后存档。
　　与旧系统一样，新会计信息系统可能存在的主要问题仍是数据的安全保密性差，因此对其进行安全控制不容忽视。会计信息系统的安全控制，是指采用各种方法保护数据和计算机程序，以防止数据泄密、更改或破坏，主要包括：实体安全控制、硬件安全控制、软件安全控制、网络安全控制和病毒的防范与控制等。为了保证新系统安全运行，备份是最主要也是比较有效的方法，与数据备份配合的还要有系统紧急恢复功能。
　　
　　三、信息系统再开发的拓展思路
　　
　　在实践中，一些企业将“会计信息化”的内涵简单化，认为“会计信息化”只不过是用计算机代替纸质的账簿和报表，是会计核算工具、技术和手段的变革。事实上，会计信息系统作为企业整个信息系统中整体联动的一部分，它可以在内部控制制度建设、提供重要的非财务信息等方面发挥作用。因此，借助应对新企业会计准则这个契机，在会计信息系统再开发理念中可以纳入一些拓展思路。
　　（一）嵌入内部控制制度。内部控制是现代企业管理的重要组成部分，它是企业管理者对企业相关业务进行组织、制约、考核和调节的主要手段。会计信息化对企业内部控制制度的建设会产生很大的影响：包括内部控制的观念、内部控制的设计、内部控制的关键点和内部控制的实现手段等。在会计信息系统再开发时，最好能将业务控制嵌入其中。特别是建立在事件驱动模式基础上的会计信息系统，随着企业业务流程自动化程度的提高，传统的控制活动不再由人工完成，而逐渐被嵌入到计算机程序中。也就是说，传统的业务控制已经转变为信息系统中的一种自动控制。业务控制的有效性也更多地依赖于信息系统的安全性、可靠性和有效性。因此，在企业实施信息化过程时，如何将各种控制过程嵌入到业务流和信息流中是十分重要的。企业实施会计信息系统再开发时，必须考虑和设计内控过程的嵌入，以实现企业业务流程、会计工作流程、会计凭证传递流程、信息流程和内控程序的集成，自觉将内部控制机制的研发作为再开发会计信息系统的一个重要组成部分。
　　（二）引进事项会计思想。在现行企业信息系统中，为了便于收集、处理和分析各种经济数据，通常按功能分为多个子系统或模块，如会计信息系统、销售业务系统、采购业务系统和投资融资管理系统等。这些系统往往按不同的方法、标准和倾向收集及处理经济数据，每个系统也都有自己的业务数据库。由于系统之间接口不兼容和设计缺陷，各个系统之间难以进行信息的交换和共享，因而在企业管理信息系统内形成许多个“信息孤岛”。这会带来两个问题：一是业务数据在不同的系统中重复收集、存储，造成了数据冗余，增加了企业的信息获取成本；二是业务数据分散存储，影响了企业对管理信息的使用，不利于各系统间的共享。现行会计信息系统收集和处理的数据以货币性的财务信息为主，与其它业务系统收集的信息有较大的差异，这就造成了业务活动的资金信息与业务信息相脱离，出现了“会计信息孤岛”现象。而事项会计正是建立在财务会计流程与经济业务流程有机结合的基础上的，因此会计信息系统再开发时要消除“会计信息孤岛”现象，可以事项会计思想作为指导。具体做法可以区分经济事项类型，按照事项会计规则，结合企业的业务处理流程，设计各类型事项凭证的格式，在事项凭证里设置相应部门应收集的原始事项信息的项目，不同的经济事项对应不同的事项凭证。当一项经济业务发生时，由业务相关部门的一位员工负责录入业务信息，以该经济事件驱动管理软件中的业务处理模块对经济业务进行实时处理，当信息进入系统后，立即存储在指定的数据库；同时，该事件通过动态会计平台，生成实时凭证。自动或经财务人员确认后显示在所有相关的账簿和报表上，不需要第二个部门或任何其他员工再录入一遍。
　　（三）向XBRL靠拢。XBRL的全称为eXtensible Business Reporting Language，即“可扩展的商业报告语言”。目前，财务数据主要是通过非交互式形式来传递，如Html文件、Pdf文件、Excel文件以及文本文件，但对于不同计算机平台的使用者来说，共享数据却很不方便。XBRL是 XML（可扩展的标记语言，eXtensible Markup Language）于财务报告信息交换的一种应用，它是目前应用于非结构化信息处理尤其是财务信息处理的最新标准和技术。XBRL最大的优势在于能够解决不同形式的文件给会计和财务信息使用者带来的不便，促进同一信息的财务数据在不同的计算机平台共享。此外，通过XBRL获取到的信息，无需打印或再次输入，就可以方便快捷地运用于各种财务分析领域。 目前，在美国、欧洲、日本、韩国以及台湾等许多国家和地区，XBRL的使用已经非常流行。在我国，XBRL还处于引入阶段，但是引入的速度和幅度都很惊人。2002年5月，中国证监会开始牵头研究XBRL标准，并着手制定《上市公司信息披露电子化规范》；到了2003年11月，上证所开始实施基于XBRL的上市公司信息披露标准化报送系统；2003年12月，年度报告摘要标准化报送系统开发完毕；2004年3月，上证所就利用XBRL标准化报送系统披露了第一批使用XBRL的上市公司财务报表。笔者相信以财政部关于会计准则等向国际趋同的决心，相信在不远的将来，国内要兴起一轮学习XBRL的新浪潮。鉴于此，会计信息系统再开发可以适当超前，借鉴或采纳现有的分类标准，逐渐向XBRL靠拢，使企业的财务信息能够更加及时、便捷、全面地提供给报表使用者。

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