基于信息技术的会计报表设计

来源:用户上传      作者: 宋晓华　刘　亚　

　　【摘要】面对企业管理诸多需求，会计报表作为会计信息全面展示的终点，对于满足现代企业管理是必须的。实时化和个性化是企业对基于信息技术的会计报表提出的新需求，本文围绕这一内容提出了会计报表的设计方案。
　　
　　手工编制的会计报表按照使用对象可以分为对外会计报表和对内会计报表两大类。在信息技术下会计信息系统所生成的会计报表，仍然需要这两类。但随着企业间竞争不断加剧，企业对经营管理提出了更高的要求。
　　
　　一、企业对基于信息技术会计报表的需求
　　
　　（一）实时化
　　资本市场的瞬息万变促使各方会计信息使用者早已不满足于年度、季度或月度获取会计报表的频率，他们希望能在任何需要的时候都可以及时获得相关的会计信息。这就对会计报表系统提出了实时处理信息的要求。当业务事项发生时，会计信息系统实时采集有关数据信息，实现会计和业务一体化处理,无需等到会计期末，只要点击鼠标即可实时生成所需的会计报表信息。
　　
　　（二）个性化
　　企业的报表使用者由于所处职位、学识、修养、经验、性格等各不相同，因此他们在决策时看待问题的角度就会不一样，所考虑的与决策目标相关的影响因素也必然不同，这就意味着不能定制一成不变的会计报表系统，因为它无法满足不同企业、不同时期、不同会计报表使用者多变、灵活的需求。所以基于信息技术的会计报表系统应满足企业不同管理者的多层面、多视角使用会计报表的要求，而不应局限于惯例会计报表的种类、形式和内容。
　　
　　二、满足实时化会计报表要求的设计方案
　　
　　要使会计信息系统为企业管理者提供实时化的信息，就必须要求会计信息系统在企业发生经济业务的同时立即做出反映，并随时可以生成会计报表。要达到这一目的需要解决两个问题：一是实时采集和传递会计数据；二是实时地对采集的会计数据进行处理。后一个问题在当前计算机强大的处理能力下已经不是问题，我们只需解决第一个问题。会计界面前移是解决这个问题的最好方案，即各类会计数据的录入界面可以根据其类型，前移至相应的业务部门，比如采购方面的会计数据在传统软件中是在购销存子系统中录入的，会计界面前移后，可以把该部分的数据录入界面嵌到采购部门，这样只要采购业务发生，该数据就可以实时地自动或手动被采集到会计信息系统中，被会计报表所利用。
　　具体的设计方案如下：
　　
　　（一）必须要构建能够支持会计报表实时化的网络操作平台
　　INTERNET和INTRANET技术是目前最好的选择。企业INTRANET可以很方便地将企业内部的信息集成一体，而且通过企业内部网的形式将企业内部各个业务部门连接起来以实现部门间的快速协调与联系，突破以往小型局域网的区域限制，由此实现企业内外、远近信息的实时传输、处理和检索，保证了信息传递的及时性。
　　
　　（二）将会计信息系统嵌入到企业的业务操作部门
　　一般来说，企业流程通常存在三类主要流程：业务流程、价值流程和管理流程。这三类流程并非独立存在，而是相互联系、相互依存、相互作用的。其中，价值流程是企业流程中重要的组成部分，它是连接业务流程和管理流程的桥梁，也是会计工作所描述的对象：它负责从业务流程中采集数据，经过加工后生成管理企业经营活动所需要的信息，从而支持企业的管理活动。目前，由于现有的会计工作的设计思想是建立在劳动分工的理论基础上，使得会计工作远离业务流程――信息采集是在经济活动之后才进行的，会计信息严重滞后于业务信息，导致会计信息的实时性、相关性、有用性受到影响。
　　因此，我们要充分利用信息技术将会计流程、业务流程和管理流程进行有机的融合，将会计信息的采集、存储、处理、传输嵌入在业务处理系统中，或者说会计信息系统和企业的业务处理系统融为一体，将会计信息系统嵌入业务部门，从而能够在业务发生时实时采集详细的业务、财务信息。
　　
　　（三）业务操作部门非会计人员的权限控制
　　为了保证会计信息系统的安全，我们必须对业务部门中非会计人员的操作权限进行合理的控制，采取一定的措施，比如销售部门的操作员在录入会计信息时只有权限看到与销售相关的会计信息录入和处理界面，而对会计部门其他信息就无从得知，另外还必须使业务操作部门的每个信息录入人员自动形成上机日志，作为备查。
　　
　　三、满足多层面、多视角提供个性化会计报表要求的设计方案
　　
　　要实现提供多层面、多视角个性化会计报表这一目标，需要从两个方面来着手解决：一方面是将会计信息系统吸
　　纳的信息原子化，以达到系统可以组织任意详略会计报表的目的；另一方面是选择有效的报表订制工具，以满足信息使用者个性化的信息需求。
　　
　　（一）将会计信息系统采集的信息原子化
　　现有会计信息系统是基于会计科目来组织数据的，依据会计科目来存储、汇总数据，进而编制会计报表。现有的会计科目体系已经发展到一个总账科目可以有四、五级明细科目。应该肯定的一点，就是会计信息在现有的会计科目体系下已经得到很大程度的细化，但是对于现代企业的经营管理来说，这样的细化程度还是不能满足管理的需要。举一个例子来说明，“主营业务收入”这个会计科目下的明细科目一般是按产品来划分的，那么企业管理者要想考查商品的销售方式、销售人员的销售业绩、收款方式、回款情况、销售对象、销售地区等信息，在当前的会计科目体系中就无法得到。因而要改变会计信息的最初采集对象，不再是科目，而是把会计信息进行进一步细化，尽量细化到原子程度，将企业发生的每个业务事件牵涉到的所有信息数据（例如：日期、地点、摘要、参与者、客户名称等）都录入到会计信息系统中，并存储在数据库中。只要会计信息系统的数据库支持这一要求，那么信息原子化是可以实现的，根据当前数据库技术的现状，这个要求完全可以满足。因而，在构建会计信息系统时，只要选择一个合适的数据库，信息原子化问题也就解决了。换句话说，这不是一个技术问题，而是观念问题。
　　
　　（二）会计报表订制工具的选择
　　采用什么样的工具或者计算机软件技术，才能够支持多层面、多视角的个性化会计报表这一功能的实现呢？
　　会计报表系统，其发展经历了逐渐成熟、逐渐完善的过程，目前报表系统技术仍在发展中。报表设计初期，报表编制处于固定模式，即开发商预测到用户可能的几个财务报表，比如资产负债表、损益表等，即给出固定的报表格式和报表公式，经计算后生成报表。随着经济的发展，会计报表各种使用者希望会计信息从形式到内容的灵活、多变。在这种情况下，开发商在设计会计报表时陆续引入了第三方控件――报表控件。这之前开发商已经看到了Excel电子报表的强大功能，所以报表控件的设计完全是Excel部分功能的Copy。但是即使将目前版本的Excel模仿得再好，功能也会有欠缺，报表控件的开发和升级速度也不可能和Excel的发展速度相比，要知道微软在Excel上的开发投资比国内所有财务软件的开发投资总和还多，如果选择Excel作为会计报表的订制工具，就可以随时随着Excel的升级而自动获得更强大的功能。所以，会计报表设计真正发展方向应该是：利用Excel等标准通用的电子表格软件作为报表部分的设计工具。Excel电子表格的强大格式定义功能、公式定义功能和数据分析功能可以让企业各类管理者利用已经采集到的原子化会计信息，定义生成个性化会计报表，包括不同类型、不同内容和不同格式的会计报表。
　　基于信息技术的会计报表实现实时化和个性化，将大大加强会计报表的有用性和及时性，为会计报表使用者有效地决策起到更大的作用。

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