行政事业单位财务信息化管理模式初探

来源:用户上传      作者: 张拥军

　　随着信息化建设的日益发展，行政事业单位传统财务会计电算化管理模式效率和效益较低，提供的财务信息内涵有限，支撑和保障各单位中心工作的财务信息化建设显得十分必要和紧迫。加快财务管理信息化建设，加速财务由记账、算账及提供报表等会计电算化初级阶段向运用现代信息技术进行财务管理的高级阶段转变，可以达到业务处理高度智能、信息高度共享、监管预警实时主动、财务工作精细管理的目标，为各级领导的科学、高效、正确决策奠定基础。
　　
　　一、财务信息化与会计信息化管理模式对比
　　
　　(一)信息内涵不同　会计信息化处理的信息主要指会计核算资料、会计报表等；财务信息化处理的信息不仅包括会计核算资料、会计报表等，还包括运用财务管理手段生成的如财务分析指标、网上审批、预算控制、决策流程、预警反馈、图形显示等各种财务信息。
　　(二)时间跨度不同会计电算化主要是对过去的、已经发生的、客观存在的财务状况进行反映；财务信息化则是对整个财务活动的事前、事中、事后的全过程的“动态信息”进行处理。
　　(三)作用不同会计信息化反映财务活动中“量”的变化；财务信息化反映“量”的变化的同时，更多地评价财务活动的“质”，帮助决策者证实过去事项，评价和修正过去决策，为新的决策提供依据。
　　
　　二、财务信息化管理模式特征
　　
　　(一)财务信息的实时性传统的财务信息，是在业务发生后，经过会计核算、经历一个较长周期而得到，如行政事业单位下属单位上报的会计月报、年报等。而目前财务活动信息被整合于一个财务信息化管理系统，并与外部系统如国库集中支付系统、非税收入收缴管理系统、政府采购管理系统、网上银行系统等实时连接。这样，一方面可直接与行政事业单位内部业务系统、财政部门、银行等外部系统通过安全交换平台交换信息，拓展信息渠道，丰富信息内容；另一方面，行政机关事业单位活动的每一项业务都能被立刻反映出来并被加工成为最新的财务信息，各种传统的静态财务报表数据被实时的财务动态数据更新。财务信息与财务活动同步，极大提高了统计数据、预算控制、监管预警等财务管理方法的实时性。
　　(二)数据资源的共享性　数据资源共享是财务信息化管理模式的又一个重要特征。以往单机系统的独立性使它拥有的各种软件、硬件资源只能为其所用，而行政事业单位的财务信息化管理系统的核心软硬件以及数据的安全交换、保存、备份均由上级部门维护，下属单位可以跨越地域限制，只需依靠单位内网客户端即可共享各种软、硬件资源，改变以往不同的业务系统必须有互不兼容的网络、不同的专门客户端电脑进行操作的弊端，这样既提高了资源的利用率，又减少了办公成本，使财务人员可以跨平台操作，完成不同的财务工作。
　　(三)工作流程的可视性　财务信息管理平台业务高度集成、统一、规范，为不同部门之间的协同工作提供畅通的沟通机制，协调和驱动了整个行政事业单位业务的开展，满足财务管理的动态化需求。通过建造一个科学工作流引擎，来驱动跨部门的业务流程的运作，保证了业务运作的流畅。目前正通行的电子签章认证、财务审批将在网上进行，各种财务报告、财务单据将扫描进入财务信息系统，领导只需登录相应的单位内部的办公综合运用平台，便可查阅和处理财务信息化管理平台的待办事项提示信息。
　　
　　三、财务信息化管理模式创新
　　
　　(一)精细化管理贯穿财务信息化建设　一是精细化管理是一种精益求精的意识与科学的管理理念，精细化管理不是一场运动，而是永续渐进的过程，是自上而下积极引导和自下而上自觉响应的常态管理模式。二是精细化财务管理是将有限的经费资源发挥最大效能的过程，要实现精细化管理，必须建立科学量化的标准和可操作、易执行的各种业务流程、业务规范，开发利用进行数据分析、跟踪对比、监控预警的各种管理工具。三是精细化管理必须建立和完善各种内部控制制度和管理运行规则，考虑整体流程的各个衔接点、流程的配合，鼓励进行科学与技术的创新，制定精细化指标，统计、分析、评价实施效果，实现各类资源的优化配置。四是实施精细化财务管理必须实现“三个转变”，促进财务管理水平的提高，即财务工作职能从记账核算型向精细管理型转变，财务工作领域从事后的静态核算向全过程、全方位的动态管理控制转变；财务工作作风从监督、控制为主向服务、指导为主转变。
　　(二)加强财务预算控制、执行、分析　一是抓住管理重点，完善预算控制加强预算管理是现代财务管理的发展方向。网上报销依赖指标，预算指标成为预算控制的重点，预算指标的分解必须科学、准确、贴近实际，预算内容必须全面、充分。二是科学划分职能，明确岗位责任。新的财务管理模式，需要在原来会计、出纳职能的基础上，新增预算员岗位，这样才能促进预算控制，强化预算监督。预算职能的增强，意味着财务管理重心的前移，财务不仅仅是财务事项的客观反映，同时涉及预算事项的审核、评判，预算事项的事中的执行监控，预算执行计划的评估、考核、反馈。新的财务管理模式可以实现预算管理流程的全程化，加强财务保障的科学性和有效性。三是规范预算编制流程，强化数据分析比较。单位预算的编制、调整、审核、审批、执行必须严格按照预算管理流程，厉行节约，科学管理，先有收入，后有支出，先有预算，后有支出，结合部门预算计划和业务实际需要，科学、规范地执行，加强相似部门、各类相同支出结构的数据分析、对比。
　　(三)规范网上报销流程　一是报销流程的执行过程由现实状态转变为虚拟方式，报销信息按照设置好的流程自动提交到相应的人员，审批不再通过面对面的询问与亲笔的签名来实现，而是通过网上核实与电子签名。二是审批的凭据由发票、收据等纸面信息按照有关规则扫描或输入财务信息系统，并对扫描图像文件进行加密，文件一经上传，可以作废，但不可以删除，财务事项网上流转过程全程自动记录，同时转变为可视的网上电子信息，供授权用户随时进行查询、监督。三是报销单与报销单据的电子信息和审核数字签名进行捆绑加密，财务审核付款由领导亲笔签名转变为网上报销系统里检索和打印已审批的电子签名信息，领导审批时可以随时查询到审批事项的所有相关信息。四是报销事项由依靠人驱动事件流转转化为网上报销工作流引擎驱动，系统会不断提醒具有审核、审批权限的工作人员及时完成自己的待办事项。网上报销系统实施后，报销流程中各环节人员的职责分工更为明确，各级领导负责报销事项的审查批准，财务人员则负责费用报销单据的审查核实。
　　(四)创建人性化的信息表达方式　在财务信息人性化表达方面应遵循三个“尽可能”原则：一是尽可能使财务信息化专为简。各种财务信息报告、数据分析要尽可能把专业术语和数字转化成通俗易懂的语言、图表，使各种财务信息能够给各级决策领导读懂、理解、接受。二是尽可能满足个性选择。不同单位之间、不同级次部门之间关心的财务信息内不一样，因此财务信息化管理平台中的各种数据查询必须尽可能满足各级决策领导、财务人员、其他工作人员的个性选择，将相关财务信息表达清楚。三是尽可能使财务信息数据智能生成自动更新，自动从不同信息用户的角度提炼要点，提供用户真正需要的内容，主动提示信息用户查阅。
　　
　　四、财务信息化管理模式运行中应注意的问题
　　
　　(一)财务信息化管理模式运行的前提是建章立制　财务信息化管理模式作为财务管理的创新和探索，是否能够顺利实施，制定和完善各种财务规章制度、岗位职责、内控机制、流程设计、操作手册等各类规范性文件十分重要。只有明晰和规范财务管理工作，使各项业务有规可循，有章可依，才能减少了工作盲目性和随意性。
　　(二)财务信息化管理模式运行的关键是常态培训　财务信息化实现跨部门的业务流程运作，更多的部门和人员进人财务信息化管理，因此，培养参与人员的理念和操作能力，对于保证业务运作的流畅非常重要。由于基层人员的财务素养参差不齐，定期进行操作经验的积累和推广，有利于顺利开展财务信息化建设。
　　(三)复合型财务信息化人才培养的力度应加大　财务部门精通会计知识的人才不少，同时又懂得网络信息技术、具备现代财务管理知识的复合型人才非常缺乏。通过引进人才、短期培训、学术交流、岗位自学等方式，加大对现有财务人才的培训力度，才能最大限度的发挥财务信息化的优势。
　　(四)财务信息化管理的投入应加大，并深层次进行开发创新财务信息化管理模式没有现成模式照搬，财务信息化建设是一个不断探索、不断创新、不断积累、不断完善的过程，这就需要加大对财务信息化软硬件的投入，与软件供应商保持持续、良好的合作关系，以便不断进行深层次的开发创新，优化信息化管理模式。

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