档案工作“百分制”量化管理方法

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　　1995年以来，河南省濮阳县创新档案工作管理机制，对全县116个机关、企事业单位实行全年档案工作百分制量化管理，年终档案检查评比与档案执法检查同步进行，收到了良好效果。到目前为止，全县已有102个单位通过档案工作目标考评，占总数的88％。实践证明，“档案工作百分制量化管理方法”是一种值得推广的新型管理方法。
　　濮阳县档案局于1995年成立了课题公关小组，研究制定出既适用于各类单位，激励基层做好档案工作，又便于实际操作的新型档案工作管理方法，命名为“档案工作百分制量化管理方法”。
　　
　　1　“档案工作百分制量化管理方法”的科学技术内容与实施程序
　　
　　“档案工作百分制量化管理方法”，是运用量化分解法将全年的档案工作细分、量化，限定档案工作量和规定考核标准，用分数激励机制调整档案工作重点，引导、指导工作，激发基层档案工作的主动性，档案工作考核和执法检查同步进行，是变“印象型”管理为“考评计算型”管理的新型档案工作管理方法。
　　“档案工作百分制量化管理方法”是由上级档案行政管理部门，于每年年初，将全年档案工作任务细分为“法制建设”、“管理体制”、“机构人员”、“制度建设”、“安全保管条件”等12个(或若干个)方面、51项(或若干项)标准。对每个项目根据当年的工作量与工作重点程度，配以不同的分数，用《档案工作量化管理考评打分表》的形式，以百分制固定下来，作为年度工作标准下达给各单位。每年的工作量可以用增减项目的方法进行调整，而工作重点可通过调整量化指标的分数值，用分数激励机制达到调整的目的，使基层单位有目标、有计划地开展工作。如1995年的工作重点是基层档案综合化管理、制度建设、通用性编研成果编写等项工作，故分为8类28个项目，并将相关项目分数调高，激励了基层工作的积极性；1996年，档案工作的重点转移到提高案卷质量、促进收集工作，加大档案工作宣传力度上，于是，调高了“文件收集齐全完整”与“案卷质量”项的分数，增加了“档案宣传与业务报刊征订”项目，达到了9类3l项；1998年，全县基层单位全部实现了档案工作综合化管理，减去了“管理形式”项。为使基层档案工作尽快纳入机关单位发展规划、年度工作计划和目标管理体系，做好档案统计、村级和乡镇企业建档等工作，分解项目提高到11类40项，并调整了相关项目分数；2002年增加了档案“鉴定”类，细分了“档案法制建设”等项目，达到了12类48项，并调整了相关项目分数；2007年，为加强民生档案信息资源整合，重新分解了“专业档案工作”项目，达到了12类51项，并调整了相关项目分数。激励基层单位关注重点工作，达到了调整的目的。
　　每年，各基层单位接到工作标准后，能根据各自情况制定计划和措施，有的放矢地开展档案工作。
　　每年年终，濮阳县都由县委办公室、县政府办公室或县人大法工委、县政府法制办公室和县档案局联合发文开展档案工作考评和执法监督检查，将档案工作年度考核与档案执法监督检查同步进行，检查评比时按量化百分制标准逐项评议打分。
　　
　　2　“档案工作百分制量化管理方法”的创新点和推广实施情况
　　
　　“档案工作百分制量化管理方法”的创新点有四：一是吸收了机关、企业等档案工作目标管理考评办法的研究成果，将不同性质单位的档案工作综合为一体，进行全方位管理。二是运用量化分解法将全年档案工作细分、量化，量化指标年初是工作目标任务，执行时是工作标准，年终考核时是考评依据。还运用增减量化项目和调整项目分数值的方法，达到调整各年度工作量和重点工作的目的。三是规定的百分数值不单单是考核工作的尺度，而且是用来激励、调整工作重点的手段。四是将年终档案管理工作考核与档案执法检查同步进行，对基层档案工作进行综合评估，强化了档案工作管理的可操作性。
　　这种方法历时多年，已于1997年被濮阳市档案系统采用，同年6月以《档案工作信息》第6期的形式在河南省推广，10月《中国档案》第10期“信息与动态”栏目报道推广。又经10年的再研究与完善，于2007年正式成型，成为一种行之有效的新型档案工作管理方法。
　　(作者单位：濮阳县档案局来稿日期：2010-04-15)
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