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大数据时代背景下档案管理模式的变革和优化

作者:未知

  摘 要:大数据就是指数据大规模、大量增加的年代,由于计算机一级互联网的迅速发展以及应用,大数据时代便应运而生,在大数据快速发展下,其作用影响了许多部门,其中就包含档案管理部门。档案管理部门不仅负责档案基本的管理工作,还要负责为社会人员就业、科研等工作提供信息服务。大数据的应用在档案管理产生了重要作用。本文立足于对大数据背景下档案管理变革的分析,提出优化档案管理的几点措施。
  关键词:大数据 档案管理 变革 优化
  中图分类号:G270.7 文献标识码:A 文章编号:1003-9082(2019)07-00-01
  网络的发展改变了人们的生活,使人们的生活充满着便捷。无论是哪个行业都会以数据的模式存在,时代在改变下迎来了大数据时代。由于目前档案管理的数据信息数量非常多,类型多样,传统的纸质化档案管理方式满足不了时代所要求的高效率。因此这对档案管理而言不但是机会也是挑战,也就意味着档案管理部门要改变传统的管理模式,机会便是完善档案管理方式,提高工作效率,为人们提供高水准的服务。本文以河南省舞阳县人社局的档案管理为研究对象。
  一、大数据时代下档案管理方式的变革
  1.转变观念
  档案管理方式的改变首先要从档案的储存模式开始改变。在计算机以及网络不发达的时代下,档案的储存一般采取纸质化的储存方式,这种储存方式耗费大量的人力物力[1]。在当今的大数据时代下,对档案的储存可通过计算机技术电子化处理档案数据,更加方便人们对档案的查阅,提高数据使用率,提升工作效率。还可以让档案管理相关的工作人员慢慢的接受并适应大数据的档案管理方式,同时制定档案数据的大型化、查阅速度华的管理制度。
  2.档案大数据的收集以及处理
  一方面可在原有的数据上重新进行资源的有效整合,可按照相关部门对数据进行互联网建档或以数据的来源为依据,进行数据的重新归类并建立对应的数据库,并将数据结果汇报至相关上级部门。另一方面对存储的档案信息进行校对删除,通过校对删除已过储存时间的档案信息,规范数据的档案管理方式,确保档案信息的可靠性、时效性以及准确性。与此同时,要充分使用安全性较高、性能较好的科研软件对档案进行管理,避免造成数据丢失等风险。
  3.制度档案大数据策略
  对各项数据进行档案管理是提升竞争力的方法之一,庞大的数据库可为决策以及发展提供数据上的支持。所以,要对档案管理进行高度重视,需要制定档案管理策略。通过我国目前的科学技术水准、大量优秀人才的培养、多种的数据信息来制定檔案管理策略性布局。以此实现数据资源庞大、查阅速度、及时交流的互动性较强的数据管理策略。
  4.数据储存注重其类别与年限
  要使用目前先进的计算机技术对档案数据进行对应的设计。对档案在进行入库储存室要进行一致的时间并标明存储的时间期限,以此来确保档案数据的时效性。要制定档案数据的分类明细,并以此为依据进行数据的分类,提高查阅数据的速度以及准确性。档案管理的科学化可优化工作效率、提供高水准的服务。
  5.统筹合作
  人社局档案数据来自人社局的各个职能类工作部门。因此,对于不同类型的工作部门要有差别的进行数据管理。在为人社局的决策提供信息时,各工作部门要进行相互协调、配合,统筹兼具。最大程度实现数据资源的有效配置、流通,各部门之间进行合作,确保数据信息及时进行共享。
  二、大数据时代优化档案管理模式的措施
  1.建立现代化的档案管理理念
  目前各行业都在使用智能设施、自动化设备等科学技术,推进自身的发展壮大,由于这种状况的大规模出现推动了现代化变革的产生。档案管理要紧跟时代的变化,努力研究全新的档案管理方式,转变管理理念。一方面档案管理人员不要抗拒新理念的产生,要适应时代的发展进步,积极接受新理念,接受网络、计算机的发展对档案管理产生的作用以及变革。另一方面要由传统的档案储存模式改变至为所处人社局的发展提供所需要的信息以及数据参考。
  2.加快档案管理信息化建设
  在当今信息化的背景下,各行业都要以信息化为目标进行改革。为提高人社局档案管理,一方面需要对基础设施进行不断的更新换代,进行完善,相关部门要加大资金资源的投入力度以此确保基础设施的更换。另一方面要加强对数据的数字化建设,加强档案管理的自动化。可通过专业人员的维护以及投入资金来提高建设的质量。还需要加大相关设施的使用率,加强舒心二次使用的精准性。
  3.加快档案管理标准化建设
  在现代化的背景下,档案管理要达到标准化以及信息化。标准化管理的意思为要有目标、针对性、有条理的进行档案管理的规范以及指导档案管理的标准。通过这种手段,可使管理工作有条不紊的开展,使数据信息能够准确的归档并有效的查阅。可通过先进的计算机技术对档案信息进行处理,使用在线阅读或扫描为电子光盘的形式制作电子化模式,做到在档案数据信息在建档使就可实现现代化、标准化的管理模式。
  4.建立完善档案管理的安全保障系统
  档案管理的重中之重的工作便是对于档案信息的保护。在传统的档案管理模式中,要定期的进行防火、防潮等保护手段。但在今天电子书信息化的时代背景下,档案全部是以电子数据的方式存放在计算机中。因此档案管理会面临着新的困难,要不断加强对电子档案数据的保护,提高网络安全意识,加强建设网络安全体系。一方面可使用专业的计算机技术方面的人才进行网络安全隐患的排查、定期维护档案管理系统,不断完善网络安全系统。另一方面要树立法律意识,购买正版的网络安全设备,严格遵守国家的法律法规。
  5.注重对档案管理人才的培养与建设
  在大数据的背景下,全新的档案管理模式依赖于计算机技术,目前面对的难题一致是没有相关工作人员能够很好的胜任现代化的档案管理模式,对工作人员的能力提出来新的要求。传统的档案管理方式不适合全新的时代背景,需要不断的学习新的知识。为使大数据时代的档案管理迷失能够顺利的开展建设,需要重新聘请部分具有信息技术以及专业性较强的工作人员。但也要对原有的工作人员以档案管理信息标准为依据进行能力培训,不断完善其信息化理论体系,增加技术实践能力。要对人员进行“一员多用”的能力培训,对工作进行细化,提高工作效率,加强人员处理突发事件的能力。要加强工作人员经验的沟通,与其他人社局进行合作交流,共同发展进步,克服大数据档案管理模式面临的困难。
  结语
  大数据的社会背景下,要求档案管理跟紧时代的进步步伐,与时俱进。以档案管理实际的工作情况为依据,制定相关措施预计策略来促进档案管理模式的改革发展,加强建设档案管理的信息化以及标准化。同时档案管理工作人员要顺应时代的要求,形成全新的档案管理理念,构建服务型的档案管理模式。
  参考文献
  [1]李小晨.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].信息化建设,2016(5):48-50.
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