如何提升基层项目部综合办公室管理的工作效率

作者:未知

  【摘 要】基层项目部综合办公室面临着管理方面职能的淡化、弱化、边缘化等各种的问题,论文论述了在这种情况下提升基层项目部综合办公室管理工作效率的具体策略,提出了有效解决基层项目部综合办公室管理工作效率差问题的方法,可供读者进行参考。
  【Abstract】The integrated office of grassroots project department is faced with various problems such as the dilution, weakening and marginalization of management functions. This paper discusses the specific strategies to improve the management efficiency of the integrated office of the grassroots project department under such circumstances, and puts forward the effective methods to solve the problem of poor management efficiency of the integrated office of the grassroots project department, which can be referred to by readers.
  【关键词】企业基层项目部;综合办公室;办公室管理
  【Keywords】grassroots project department of the enterprise; integrated office; office management
  【中图分类号】C93                                                【文献标志码】A                                            【文章编号】1673-1069(2019)06-0052-02
  1 坚持运筹帷幄
  在建筑施工企业项目办公室工作管理过程中,工作涉及的范围相对较广,不仅涉及同项目物资、财务、计划等有关部门进行相关的业务,同时也要对上级领导进行忠实服务,对下要服务项目员工,相比较其他部门,项目办公室的工作任务相对较为繁重,而且工作人员数量大多处于偏少的状态,而且在部门沟通以及合同拟定等方面细节化问题把控较为严格,临时工作也较多。正所谓是上面千万条线,下面只有一根针,所以建筑施工企业项目办公室的日常工作如果只停留在收发文件的过程当中,那么将会无法适应日常科学的决策并且不能及时为上级领导提供应有的帮助,正因如此一定要坚持攻守兼備,循序渐进,才能使得整个项目运转有效,效率提高。
  第一,主要需要突出以服务中心工作为重点,选择围绕施工生产的这一中心进行的自身工作,建筑施工企业项目办公室员工首先需要把握好部门的工作有关的热点以及相关的关键工作问题,从而进行重点推测,不能杂乱无章,没有主次之分,必须要抓住重点和关键。也就是说,小事细节方面不能放弃,大事要抓住问题关键,精力主要放在施工生产这类大事情上。只有抓紧大事提前做好预防,才能及时摆脱因为困境带来的难题,以免全局被扰乱[1]。另外,要通过观察全局活动,分清轻重缓急,主要抓住文稿起草文章,进行重要的公文办理,和相关重要的活动筹办和事项的相应监督问题。尤其是在相关文件拟定方面,一定要保证建筑施工企业的利益,同时确保相关工作人员能够了解施工现场的实际需求,避免文件拟定时出现疏漏。
  第二,抓住事情发生问题的关键,及时发挥好领导身边参谋助手的作用,一方面要及时领会管理层意向,明白领导的意图从而进行正确的工作,抓住领导所想,了解领导的想法并且做出应对和判断。发挥好参谋助手作用,充分体现出自身的主动服务以及超前谋划作用,进行提醒和关键助手的作用[2]。此外,及时准确地把握当下政策,充分了解领导的关心和关注的要点,及时了解领导关注的问题的重心,吃透领导的实时想法,充分掌握第一手资料,对领导的思路做出正确决策和良好计策,同时协助其他部门做好相关的业务工作,避免在建筑施工过程中,由于综合办公室的疏忽,造成不可规避的风险,影响项目整体目标的实现。
  2 改进工作中的应对方法,提高工作的效率以及质量
  第一,建筑施工企业的综合办公室应该注重整体工作落实的环节,完善并且改进工作应对方法,更好地形成一个协调的工作情况以及工作程序,从而让办公室的员工牢记自身岗位的职责和办公室的服务工作相关流程,从而增加办公室员工的使命感和责任感,做到项目的事情人人有责,事事有责,人人都有自己的专职,提升办公室的执行力度,使得每一项工作落到实处,为办公室营造良好的工作作风[3]。
  第二,处理全面和重点之间的关系,办公室方面从不存在相对的小事,不可以出现一点纰漏或瑕疵,必须以高度负责的精神做好每一个工作任务,把工作的精力都放在工作过程上,高标准完成领导布置的任务,同时对主要矛盾和重点的工作进行分析,使得工作精力和工作力量的分配有所侧重,同时改变服务方式,从而实现服务水平的对应提高。   3 服务工作过程中服务质量的重要性
  第一,从一般性的良好服务到优秀服务的不同转变,优质的服务不仅仅体现在上级发布命令,下级严格听取的形式上,更加应该体现在相对科学的整体控制体系中。办公室相关人员的服务方式不可以一成不变,不能按部就班,在原地呆板地进行工作,应头脑反应灵敏,善于总结,善于创新,运用自己的才智,并且学会换位思考,站在领导的角度考虑问题,以集体利益为先,避免由于个人利益而出现情绪化办公。综合性看待全局,以宏观的角度看待项目部综合办公室与其他部门间的联系,并通过自己的方式向领导讲述自身的解决方法,将自身的辅助职能作用发挥得淋漓尽致,努力在办公室的各项工作中开展更加优秀的对外服务,达到更好的服务效果为项目效力,进而推动工作的稳步开展[4]。
  第二,通过处理上级服务和下级对上服务的关系,对上级服务和下级服务应该是双向一致的问题,这些都是办公室员工应该履行的职责,兩者应该相对对等,不应偏废。在为自身上级进行服务的同时,应该更加突出服务广大职工的工作职责。心中牢记着以民为本,同时以务实清正廉洁为主要内容的中心思想,克服官僚主义带来的缺点以及克服形式主义,认真办好事,办实事,使得广大的干部职务服务的思想能更加良好地体现在各项日常工作中,从而完美发挥办公室作为桥梁的枢纽作用[5]。
  第三,建筑施工企业项目办公室是整个企业的一个综合部门,不仅涉及多方沟通以及个人、建筑企业基层项目内部人员结构的调整,同时还涉及相关文件的拟定以及安全隐患和相关制度的落实等一系列工作[6]。所以在提供服务的过程中,一定要以严谨认真的态度对待,同时在服务过程中也要考虑到办公信息化,进一步提高企业综合办公室的工作效率。
  4 结论
  一般来说,基层项目部的施工生产、现场管理、文化展示等工作的根基,除了需要有效地设置项目生产职能部门,还需要兼备设置综合办公室等的职能。在基层项目工作开展的过程中,基层项目部综合办公室在这个过程中扮演着极为重要的角色。在基层项目部综合办公室面临着管理方面职能的淡化、弱化、边缘化等各种的问题,本篇论文尤其论述了在这种情况下如何提升基层项目部综合办公室管理工作效率的具体策略,提出了可供参考的有效解决基层项目部综合办公室管理工作效率差问题的方法,可供读者进行参考。
  【参考文献】
  【1】于自佳.如何提升基层项目部综合办公室管理的工作效率[J].经贸实践,2017(24):213+215.
  【2】董屹,王晨,李娜.科层制视角下公立医院办公室管理工作探析[J].中国医院,2019(03):70-72.
  【3】张晓花.加强办公室档案管理工作的措施[J].青海教育,2019(02):55.
  【4】孙百明,石星明.浅析办公室精细化行政管理的策略[J].办公室业务,2019(04):6.
  【5】李军军.浅谈做好企业办公室行政事务管理工作[J].办公室业务,2019(04):7.
  【6】田鑫.试论如何改进办公室档案管理工作[J].办公室业务,2019(04):58.
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