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浅谈新形势下如何提升办公室综合服务水平

作者:未知

  摘 要 本篇通过对办公室的现状进行分析,来找到相应的措施进行改善,从而达到提高办公室综合服务水平的效果。办公室综合服务水平的提高会让整个办公室的效率能有所提升,并且提升办公室工作和管理水平,有利于整个行业的可持续发展。
  关键词 现状分析 办公室 提高水平
  一、办公室工作的现状分析
  办公室的主要职责是进行综合管理,它的地位十分重要,它的工作效率直接影响了整个工作的开展。但在现实操作过程中,服务工作还是存在一些问题,一方面,人员应付工作的多,而自主服务的比较少。另一方面,服务对象有一定的选择性,对上的服务优于对下的服务。除此以外,员工队伍的整体质量不高,虽然服务人员比较多,但是相对专业的人员比较少。与此同时,办公室还有调研情况不真实、服务类型单一等问题的出现。由于这些问题相对普遍存在,所以办公室综合服务水平相对低下,工作效率也不够高,影响整体的工作水平。
  二、提升综合服务水平
  (一)转变服务意识
  要想提升综合服务水平,首先就要提升自身的服务意识。服务意识的转变在一定程度上会使办公室整体水平有所提升。第一,办公室需要有创新意识。创新能使办公室的工作能在原有的服务基础上有所改进,这样更有利于办公室摒弃旧观念,接受新思维,有利于办公室工作的开展。第二,办公室需要提升自身工作效率的意识。如果办公室的整体工作都不能做到“今日事今日毕”,那么办公室的整体服务水平就很难有所提升。所以办公室就需要秉持“勿将今日待明日”的观念,提高工作效率。第三,办公室还要从大局出发。大局意識是办公室最重要的一点。办公室的主要工作还是服务于整体,所以不能局部化,管理的每件事都需要办公室能认真对待,服务于整体,从而使整体的服务水平有所提高,有利于整体工作的顺利进行。
  (二)改革服务机制
  要想有一个好的办公室服务水平,就需要对原有的服务机制进行改革和完善。办公室需要建立一个相对完善的服务机制,从办事效率、服务态度、严谨规范的角度来建立,确保办公室在服务工作过程中能够尽可能受到服务机制的制约,从而提升办公室整体工作效率。第一,沟通是办公室之间最重要的一点,所以要完善部门间的沟通协调机制。一方面,办公室需要协调工作之间的关系,工作有轻重之分,需要办公室能合理调整工作的轻重缓急,提高整体服务工作效率。另一方面,要处理好领导、基层服务人员、部门之间的关系。办公室就相当于三者之间的桥梁,它可以将部门、基层服务情况传达给领导,也可以让领导能下达命令、决策等等。除此之外,也可以对工作进程进行实时的监督和管理,有利于任务的顺利进行。第二,还需要制定合适的制度。让任务能够合理地分工,每个岗位的工作都能井然有序地进行。制度的存在可以让每个人员的行为更加规范,有利于整体服务工作的有效运行。
  (三)确保参谋服务到位
  首先,对工作进行分析研判。从大局的角度来看,在新形势下需要对办公室的整体工作进行合理的部署,在一定程度上将资源有效地结合起来,将信息资源充分利用到工作岗位上去。当出现问题时,就需要办公室能做好收集整合的工作,将工作人员以及群众的想法和建议都收集起来,进行分析研判从而让整体的服务水平在此依据下能有所改进和提升。除此之外,办公室主要服务于大众,所以其基本信息的提取还是应该在人群中进行,这样总结出来的结论就相对比较客观,有利于办公室工作的开展。其次,办公室的综合服务水平的提高,还需要我们能主动服务,加大宣传力度。为了使宣传工作能做到位,就需要建立一个相对健全的宣传机制。从全局的角度先发制人,主动服务,从而提高宣传工作能力,让其与社会密切关联,让人们能在良好的宣传氛围下更好的工作。宣传的方式比较多样化,我们就需要根据实际情况选择合适的方式来传递正能量,让办公室的服务水平在宣传的过程中能有所提升,综合服务水平的提升对企业来说无疑是很好地选择。
  (四)强化员工队伍管理
  由于办公室综合服务水平的提升还是取决于人员的服务水平的提升。因此,择优方面是办公室选人的重中之重,同时还要有一定的员工队伍管理。第一,选择优秀人才。先制定相关的制度,在办公室进行招聘过程中,将符合条件的人员集中起来进行二次选拔。选拔过后的人员必须有相对较强的素质和过硬的本领。第二,对选拔出来的人员进行岗位分配。针对不同岗位的需求和入选人员的性格和能力进行合理的匹配,确保人员不仅能充分发挥自己的才能,还能查漏补缺,不断完善自己。第三,制定管理制度。员工的管理工作是十分重要的,首先可以制定一系列的工作制度对员工的行为进行制约,其次,一个好的奖罚制度十分有用,能激励员工更好地投入到工作岗位上,让员工能充分展现自己的能力,提供整体服务水平。最后,进行办公室员工的培训工作。培训的方式有很多,比如:讲座、比赛等等。这样不仅让员工工作的积极性有所增加,还让办公室综合服务水平有所提升。
  三、结语
  办公室综合服务水平的提高对整体可持续发展具有重大意义。通过完善服务机制、加强人员管理、提高服务意识来让办公室的综合服务水平有所提高,与此同时,它也使办公室的管理工作更加井井有条,工作效率越来越高。
  (作者单位为国家能源集团宁夏煤业有限责任公司煤制油分公司)
  参考文献
  [1] 周芳.浅谈新形势下如何提升办公室综合服务水平[J].办公室业务,2017(3):13-14.
  [2] 于俊霞.浅谈新形势下如何提升办公室综合服务水平[J].办公室业务,2018(7):111-112.
  [3] 苏伟明.浅谈新形势下如何提升办公室工作水平[J].知识经济,2017(6):89-90.
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